あなたの活用度、鑑定します！「サイボウズ Office 活用鑑定団」 〜井阪産業株式会社さま〜

こんにちは、「サイボウズ Office」プロモーションチームです。このたび、新企画 「サイボウズ Office 活用鑑定団」をスタートします！

• サイボウズ Office、なんとなく使っているけれど、ウチってちゃんと使えているのかな？
• もしかして、もっと活用できる方法ってあるのかな？

そんな「サイボウズ Office」管理者さまのお悩みを、私たちサイボウズ社員がお聞きします！ 現在の利用状況の鑑定と、さらなる活用方法のご提案をさせていただきます。

今日はその記念すべき第1回にお申込いただいた、井阪産業株式会社さまの鑑定のご様子をお伝えします！ 当日は管理者をご担当されている、総務部の方にお越しいただきました。

井阪産業株式会社さま

井阪産業株式会社さまは、化学工業薬品、産業機械･機器等の販売や、半導体向製品･装置の販売及び工事などを行う企業です。

広島県福山市の本社の他、東京営業所、呉営業所、神辺工場、笠岡倉庫をもつ、いわゆる多拠点での体制になっています。

「トップページでの連絡」「メッセージ」「ファイル管理」を活用して、「スケジュール」の入力を徹底！

井阪産業株式会社さま（以下：井）：利用状況を鑑定いただいた上で、アドバイスをいただけると聞いて、申し込んでみました。使いこなせている自信はないのですが......。

サイボウズ（以下：サ）：ありがとうございます！ まずは画面を拝見させてください。......おお、この「トップページでの連絡」は！

井：ご覧の通り、「スケジュール」の入力を呼びかけています。弊社はいわゆる「商社」ですから、営業で外出する社員が多いんです。そんな社員の動きを社内で共有する方法として「スケジュール」が重宝しています。

しかし、パッと見て分かりやすいように入力してもらえないと、見る側は困ってしまいます。ですから、「トップページでの連絡」で、入力時の注意事項を呼びかけています。

サ：素敵な活用方法だと思います。色づけもされていて、目に入りやすいように工夫されていますね。

井：より詳細な入力ルールはマニュアルにまとめ、「ファイル管理」や「メッセージ」で共有して、いつでも確認できるようにしています。

例えば、来客される方の企業名やお名前を予定タイトルに入れるようにお願いしています。そうすることで、スケジュールをざっと見るだけで、「あ、今日はこのお客様がいらっしゃるんだ。ご挨拶しなければ」など、計画を立てやすくなります。

サ：すごい......！ 「サイボウズ Office」の利用と運用ルールの浸透を、「サイボウズ Office」を使って進めている――素晴らしい工夫ですね。予定を1つ1つ開かなくても、予定の概要が分かるのは、一緒に働くメンバーが助かりそうです。

「アドレス帳」を使った商談管理が使えるかも

井：入力を徹底しているおかげで、「スケジュール」をさかのぼれば、各取引先といつどんなやり取りをしたかは分かるようになりました。ただ......。

サ：ただ......？

井：欲を言うと「〇〇株式会社」との打ち合わせの履歴をざっと一覧で見たいんですよね。

サ：それでしたら、「アドレス帳」をご利用いただくと良さそうです！

「アドレス帳」で登録した取引先のデータは、「スケジュール」や「報告書」の登録画面で、紐づけられるんです。結びつけたデータは、「アドレス帳」から一覧でざっと見られますよ。

井：これはいいですね！ 会社名の入力も楽になりそうです。ぜひ検討してみます！

気になる鑑定結果は......？

はじめての鑑定にご参加いただいた、井阪産業株式会社さま。さて、気になる鑑定結果は......？

活用推進度 90点！

「スケジュール」の入力ルールの徹底ぶりが輝いていた井阪産業株式会社さま。この勢いで、「アドレス帳」の利用も社内で推進いただけることを期待して、活用推進度 90点をお送りさせていただきます！

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「サイボウズ Office 活用鑑定団」では、鑑定を引き続き行なってまいります。

「ウチってちゃんと使えているのかな？」「もしかして、もっと活用できる方法ってあるのかな？」と気になった「サイボウズ Office」管理者の皆さま！ ぜひ下記ページからのお申込みをお待ちしております。

▼「サイボウズ Office」活用鑑定団（現在、一時的に受付を停止しております） https://topics.cybozu.co.jp/seminar/2019/03/-office-248.html