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担当者の退職を機に、重要業務の管理をAccessからカスタムアプリへ移管~株式会社 メカ~

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株式会社 メカ


千葉県白井市(本社は柏市)で外食産業を中心とした、油のろ過機や自動フライヤーの設計開発、製造、販売、メンテナンスを行っています。他にはないオリジナルの商品を手掛けるのが得意な会社です。中でも油のろ過機は【廃油ナイスくん】という名称で親しまれ、一日使った食用油を毎日ろ過し「色」「におい」「酸価値」を改善します。毎日綺麗な油で揚げられ、油代のコスト削減にもなるので好評です。食に関連する自動化、省エネルギー、廃棄物削減の技術をコンセプトとし、厨房にアイディアとエコを提供しています。

業種:製造業
団体HP:http://www.j-mecha.jp/

利用製品:クラウド版 サイボウズ Office
利用人数:16 u
利用範囲:全社 


     
  1. ■導入背景:「サイボウズ Office」導入のきっかけは Access 担当者の退職
  2. ■利用方法:業務全体の核となっている「カスタムアプリ」
  3. ■導入効果:「サイボウズ Office」導入による変化
  4. ■今後の展開:アナログ管理を全て「カスタムアプリ」に

導入背景:「サイボウズ Office」導入のきっかけは Access 担当者の退職

「サイボウズ Office」導入前、同社では Access で業務に必要なデータベースを管理していました。しかし2005年頃、 IT 全般の運用を担当していた社員が退職し、Access のデータベースをメンテナンスできる人員が不在となりました。結果、データを入力する程度の利用しかできないという状況に陥ってしまいました。

その間も顧客数は年々増加し、2012年頃にはデータベースの再構築が急務となってきました。そこでAccessに代わるツールの必要性が高まり、以下の要件で検討が始まりました。

○要件
・Accessからデータ移行ができる。
・Accessのような専門知識がなくても運用ができる。
・社外からもアクセスができる。
 ※社外アクセスは、クラウドサービスを優先的に選定したい。

ちょうどその頃、社内サーバーなど、システム周りの管理を委託していたITアシスタントから「サイボウズ Office」の存在を聞き、無料の試用期間を利用してテスト運用を開始しました。まずは、業務の核となっていた「メンテナンス管理DB(データベース)」の運用から検討が始まりました。

始めに「サイボウズ Office」のWebデータベース機能である「カスタムアプリ」を利用し、Access から出力したデータの移行や、実際の業務に沿ったデータの入力、入力項目のカスタマイズなどを検証しました。結果、試用期間中に大きな問題もなく社内から反発の声も出なかったので、試用期間から本契約に切り替えて運用することになりました。

利用方法:業務全体の核となっている「カスタムアプリ」

同社の中で一番活用頻度が高いのは「メンテナンス管理アプリ」です。このアプリでは依頼があった顧客の症状やメンテナンス内容が登録されており、問い合わせから対応までの履歴を一貫して管理しています。

まず、お客様からメンテンナンス依頼があった際、問い合わせ担当者(業務部門)が顧客マスタから顧客情報を検索し、メンテナンス管理アプリへ問い合わせ内容(症状)を入力します。次に、入力された内容を元に、メンテナンス作業を行う製造部門がお客様の対応を行います。最後に、処置内容や利用した部品情報を登録し、一連のフローが終わります。

図解1 図解2

業務部門と製造部門それぞれが同じアプリでデータを管理することにより、伝達ミスや作業漏れを防ぐ事ができています。また、「メンテナンス管理アプリ」と「顧客マスタ」「部品マスタ」など複数のアプリ同士が連携することで、定型的なデータをマスタアプリから引っ張ってこられるようになりました。結果、入力するデータの書式(例えば部品型番など)に統一性を持たせることができています。

図解3

「メンテナンス管理アプリ」以外にも以下のような様々なアプリを作成し、「カスタムアプリ」は業務の核となるツールとして同社を支えています。

○製造進捗管理アプリ
  ▼用途
  部署ごとに毎日進捗状況を登録する
  ▼イメージ図

キャプチャ1のサムネイル画像 

○改善予防処置報告書アプリ
  ▼用途
  個々に気になった改善の内容を登録する ポイント制になっており半期に一度まとめて支払われる
  ▼イメージ図

キャプチャ2のサムネイル画像

○特許管理アプリ
  ▼用途
  過去に取得した特許を管理する
  ▼イメージ図

キャプチャ3のサムネイル画像

導入効果:「サイボウズ Office」導入による変化

同社では元々グループウェアは他社製品を利用していましたが、社外からアクセスができなかったり、また、「カスタムアプリ」の利用頻度が高くなってきたという事もあり、グループウェアも「サイボウズ Office」へ切り替えました。

クラウドサービスになった事で、業務部門や社外での業務が多い社員はメリットをとても感じているようです。スマートフォンやタブレットから利用できるだけでなく、今まで社内に電話で確認していたスケジュールや業務の進捗状況、顧客情報の詳細なども、外出先から把握できるようになり、作業時間の大幅な削減につながっています。

また、今まで各部署間の情報共有をホワイトボードで行なっていましたが、対応漏れや「言った言わない」のやり取りが多くあったそうです。しかし、「サイボウズ Office」に情報が集約される事でそれらが殆どなくなり、社内のコミュニケーションがスムーズになったとの事です。

今後の展開:アナログ管理を全て「カスタムアプリ」に

「サイボウズ Office」のカスタムアプリは、業務における大部分のシステム化を同社にもたらしました。しかし、まだまだ紙ベースでアナログな管理をしているところも多くあるそうです。少しずつではありますが、現在は紙で管理している部分を「カスタムアプリ」へ移行していきたい、と今後についても利用度を高めていくとのご意向を伺いました。

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