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メール運用からの移行で管理工数・時間が半分以下に~株式会社スクリプト~

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script8.png 企業の「人事」を支えるシステム導入・開発を中心に行う、人事コンサルティング会社の株式会社スクリプト。

複数人でプロジェクトを担当し、担当企業に常駐するため、月1回の「帰社日」はあるものの、社員同士顔を合わせる機会は少ないといいます。そんな同社の情報共有を支えているのが、Webデータベース「カスタムアプリ」です。「カスタムアプリ」は、「サイボウズ Office」の「プレミアムコース」でご利用いただけます。

同社で「サイボウズ Office」の管理・運用を担当されている岡本 英樹様と永作 康高様にお話を伺いました。両氏はSAP認定コンサルタントでもあります。

業種:人事コンサルティング
企業HP:http://www.script.co.jp/
利用製品:クラウド版 サイボウズ Office
利用人数:52 u
利用範囲:全社

     
  1. メール運用からの移行で管理工数・時間が半分以下に
  2. カスタムアプリによって活発になったコミュニケーション
  3. カスタムアプリの良さは、誰でも簡単にアプリが作成できること
  4. 最後に

メール運用からの移行で管理工数・時間が半分以下に

取引先の企業が「サイボウズ ガルーン」を利用していたところからサイボウズの存在を知り、2012 年「サイボウズ Office」を導入。導入当初はカスタムアプリ機能のない「スタンダードコース」で、スケジュールの共有や掲示板機能などを利用していた。

「プレミアムコース」にアップグレードしたきっかけは、メールで行っていた週報や諸届けの管理・運用を「カスタムアプリ」に移行できると思ったからです。 社員同士顔を合わせる機会が少ないため、全社員へ週報による業務の報告を義務付けています。上長やチームメンバー、OJT担当に提出するのですが、当時行っていたメールでの運用に限界を感じ始めていました。もともとホームページでカスタムアプリのことは知っていたので、30 日間の無料お試しで検証後、「これならいける!」と思い 2015 年 4 月導入に踏み切りました。』(永作氏)

『各プロジェクトのリーダーは、複数プロジェクトを兼任することもある中、流動的に変わるチームメンバーからの報告を管理しています。報告の際、各メンバーからそれぞれ2通ずつ、報告ファイルとファイルのパスワードが送られてくるため受信メールが多く、最新のファイルの在り処が分からなくなることや、いつもメールの誤送信のリスクがいつも付きまとうことが、メールでの運用に限界を感じ始めた理由です。』(永作氏)

メール運用の課題を解決すべく「カスタムアプリ」を導入。報告の提出をメールから移行したことで、報告者・確認者ともに管理工数・時間を半分以下に削減することができたとカスタムアプリで「週報・諸届けアプリ」を作成した永作氏は語る。

 

■導入前:メールでの運用
① メール誤送信のリスクがある。
② 別々のメールで届くファイルとパスワードの管理が大変。
③ ファイルの一括管理ができないため、最新ファイルの在り処が不明になる。

■導入後:カスタムアプリでの運用
① サイボウズ Office内ユーザーしか選択できないので、社外への誤送信のリスクがなくなった。
② アクセス権設定で閲覧者を制限することで、ファイルにパスワードを設定する必要がなくなった。
③ ファイルをアプリで一括管理し、見たいファイルを整理しながら確認できるようになった。

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『「週報・諸届けアプリ」によってようやくデータを一箇所に溜めることが可能になりました。また、ファイルにパスワードを設定する必要がなくなったため、移動中にモバイルからでも各ファイルを開いて確認できるようになったのは、大変便利です。』(岡本氏)

---アプリの運用で工夫した点はなんでしょうか。

『各ファイルの閲覧者は、メールの宛先を選択するように、各社員がその時に共有したい人を自在に選択できるように設定しています。プロジェクトのメンバーが変わっても、「絞り込み」と「アクセス権」の設定を工夫するだけで、都度設定を変更する必要がなくなりました。メンテナンスフリーで閲覧範囲を絞った運用を回すことができています。』(岡本氏)



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カスタムアプリによって活発になったコミュニケーション

『導入後最初に作成したアプリは「目安箱アプリ」です。製品内のテンプレートから選んで作成しました。現在はおよそ10個のアプリを運用しています。』(永作氏)

『各社員の稼働状況を把握するための「稼動状況アプリ」では、今の仕事の状況(時間・場所・気分・忙しさなど)を共有しています。顔を合わせる機会が少なくバラバラになりがちでしたが、このアプリによって各社員の状況が把握できるようになったので、社員同士コミュニケーションの機会が増えました。私はトップページのパーツとして表示させることで、サイボウズ Officeにログイン後すぐに確認できるようにしています。
稼動状況をアイコンで表現し「"晴れ"なら飲みに誘おう」「"雷雨"なら元気か連絡してみよう」と社員同士、お互いの状況に興味を持ってもらう施策にもなっています。』(岡本氏)



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カスタムアプリの良さは、誰でも簡単にアプリが作成できること

---カスタムアプリの良さはなんでしょうか。

  『いちばんは、誰でも簡単にアプリが作成できるところです。たとえ不完全な形であっても実際に運用しながら項目の追加・編集や、アクセス権の設定など業務にあわせてアプリをブラッシュアップさせていける柔軟さはありがたいです。絞り込みやビューの設定など、組み合わせ次第でますます便利に使うことができます。』(永作氏)

  また、「サイボウズ Office」のログインIDとパスワードだけで、スケジュール共有や掲示板などのグループウェア機能と、データベース機能が一括管理できることが、管理者にとっても社員にとってもメリットであると岡本氏は語る。

  『客先常駐というスタイルで仕事をしているため、1つのクラウドサービスで業務が回るということは非常にありがたいことです。』(岡本氏)

  同社は今後、アプリの通知設定によってよりリアルタイムな情報把握を実現していく予定だ。よりよい運用を目指す取り組みは今後も続いていく。


最後に

今回スクリプト様を訪問することになったのも、私が密かに募集している「カスタムアプリ自慢」で岡本様にご応募いただいたことがきっかけでした。企業にあったアプリを運用しながら作ることができるのがカスタムアプリの特徴です。

みなさまの自慢の声、お待ちしています!

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カスタムアプリの活用アイディアを募集しています。
貴社のアイディアがたくさん詰まったオリジナルアプリを、自慢していただけませんか?

ぜひ貴社の自慢の声をお寄せください!待ってます!

件名を「カスタムアプリ案」として下記プロモーション担当までお願いします。

ofplan@cybozu.co.jp 担当:山田
(文責:山田 幸)
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