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  2. ワークフローの電子化により、作業工数の削減を実現。部門を横断した商品開発の情報共有も視野に。_レイコップ・ジャパン株式会社様

ワークフローの電子化により、作業工数の削減を実現。部門を横断した商品開発の情報共有も視野に。_レイコップ・ジャパン株式会社様

DSC05116_1.jpg 世界24ヶ国で販売実績。国内の販売台数、累計 300万台(2015年5月時点)の実績を持つレイコップ・ジャパン株式会社は、シェア No.1を誇るふとんクリーナーのメーカーである。
医師として患者を診察していたリ・ソンジン氏は、アトピー、鼻炎、喘息などのアレルギー疾患が急増していることに問題を感じた。その原因として、布団から発生しや すいハウスダストに着目。ハウスダストの効果的な除去の研究から、ふとんクリー ナー「レイコップ」を開発して起業する。
近未来的なデザインと高性能のレイコップ はまたたく間にヒット。お客様から高く評価されている。

企業情報:レイコップ・ジャパン株式会社
http://www.raycop.jp/

     
  1. 導入背景:ふとんクリーナーでトップシェアを誇るレイコップ
  2. 導入メリット:業務フロー自体に変革をもたらした「サイボウズ Office」
  3. 機能活用:ワークフロー
  4. 機能活用:スケジュール/施設予約
  5. 今後の展望:製品開発に必要な情報をサイボウズで共有



導入背景

 ふとんクリーナーでトップシェアを誇るレイコップ

DSC05111.JPG 日本法人の設立は 2012 年。わずかな期間に急成長を遂げた。社員数の増加にした がって、会議室などの施設管理をはじめ、稟議書の電子化や一元管理が課題として浮上した。
そこで、2015 年 1 月にクラウド版「サイボウズ Office on cybozu.com」を導入。カスタムアプリの機能を備えたプレミアムコースを選択した。導入してわずか半年だが、独自の運用ルールや活用方法を見出し、全社員で利用している。
今回は管理部人事総務課の武田慶一氏、 マーケティング部広報課の齋藤淳氏のお二人から「サイボウズ Office」の導入背景や活用方法に関してお話をお伺いいたしました。


導入メリット

 業務フロー自体に変革をもたらした「サイボウズ Office」

レイコップの販売台数が増加するにしたがって、社員の人員も多くなってきた。人員増加により問題になったのは、社員の仕事のやり方が個々で異なることだった。 そこで役に立ったのが「サイボウズ Office」の導入だった。齋藤氏は次のように語る。

「みんなが「サイボウズ Office」を使うことで、システムに合わせて仕事をしようというルールができました。一番導入効果がわかりやすかった事は、承認申請を「サイボウズ Office」で行った事です。申請フローは複雑でしたが、「サイボウズ Office」の機能に合わせて申請のやり方を統一しました。結果、申請方法を統一化する事が出来、申請フローをスムーズに進める事が出来るようになりました。」

業務改革に抵抗はなかったのだろうか。武田氏は次のように述べる。

「グループウェアの導入と運用は、IT に詳しい外部のアドバイザーと相談して決めました。導入時の研修会もアドバイザーの方にサポートいただきました。研修会は 1~2 時間程度。社員が混乱することはありませんでした。社員のみなさんには自由に使ってもらっています」

「サイボウズ Office」は、スムーズに日常業務で使われるようになったようだ。


機能活用:ワークフロー

 スピーディーな意志決定を実現するワークフロー

決裁権のある上司は会議や打ち合わせで忙しく、出張に出掛けることも多い。上司が 出張から戻る日を待っていると、仕事が止まってしまう。しかし、「サイボウズ Office」なら、外出先からでも稟議の承認ができる。

「一部の社員には、会社からスマートフォンを支給しています。社外からアクセスして、稟議に目を通したり承認したりすることが可能です」(武田氏)

紙の申請では、承認印を押して複数部署に書類を回すなど作業が繁雑だ。決裁者が不在の場合はフローがストップする。ところが電子化されていれば、場所を問わずに稟議の承認ができる。承認印を押す必要もない。大幅に作業時間を短縮できる。

「紙で稟議を通していた頃には、決裁が降りるまで 1 週間ぐらいかかっていましたが、現在は最長 3 日程度で済んでいますね」(武田氏)

スピードアップに加えて「ペーパーレス化」を実現し、コスト削減の効果もあった。


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機能活用:スケジュール/施設予約

 チームワークを最大限に引き出す情報共有

「サイボウズ Office」導入前は、スケジュール管理専用のアプリケーションソフトウェア をオンプレミス(社内サーバー)で利用していた。しかし、施設予約の機能はなかった。また、ユーザーが増加した時の設定に手間がかかるネックもあった。
こうした問題は、「サイボウズ Office」によって解決した。スケジュール管理と施設予約 の連動が可能になった事により、いつ誰が会議室や共有パソコンの予約を入れているか一目瞭然で使いやすいという。もちろん、予約がバッティングするときもあるが、話し合いで解決している。

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「基本的に早い者勝ちで予約を入れてもらっています。ただ、緊急性がなさそうな場合には、当事者どうしが話をして譲り合っていますね」(武田氏)

社員のフェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションも欠かさない。
一方で、商品開発部門は、マーケティング、ダイレクトセールス、カスタマーサービスなどの他の部門と情報をやりとりしている。他部門との打ち合わせ予定を「サイボウズ Office」上で管理し、事前に資料の共有や打ち合わせ後には議事録の共有も行っている。過去の予定検索も可能なので、以前の打ち合わせ内容を見返したりすることもできる。


今後の展望

 製品開発に必要な情報をサイボウズで共有

業務効率化、コスト削減、ビジネスのスピードアップ。社内のさまざまな課題を発見し、「サイボウズ Office」で解決することで得られる恩恵は大きい。ただ、そのためには機能を熟知する必要がある。

「まだ充分に使ったことがないのですが、カスタムアプリに夢をふくらませています」と武田氏は意欲的だ。

ふとんクリーナーという独自市場で「レイコップ」はお客様の口コミでユーザーを拡大してきた。日々サポートセンターに寄せられるお客様の声を大切に扱い、各部署で共有し、商品の研究開発などに反映している。しかし、これまで情報の共有には時間がかかっていた。
カスタムアプリを使って、各部署を横断してリアルタイムでお客様の声を一元管理し、共有できる仕組みを構築できれば、営業や現場と商品開発の部署で強力なチームワークを発揮することが可能になる。全社的な情報共有に向けて、各部署の要望などを確認しているという。
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プロジェクトや予定管理などの基本機能を使いこなしつつ、カスタムアプリを積極的に活用して商品開発に役立てることができれば、同社はますます成長発展していくことだろう。



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