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業界最先端のIT化に対する取り組み。情報共有から経営の「見える化」へ。〜イーグルバス株式会社

埼玉県川越市に本社を置くイーグルバス株式会社。同社は、路線バス、高速バス、観光バス、送迎バスの運送事業を展開する。グループ企業には、旅行業のイーグルトラベル株式会社、人材派遣業と介護事業のイメディカ株式会社がある。運送業を中心として、グループ全体でサービス業にも幅広く事業を拡大している。

「グループの5つの理念」のひとつには「革新」を掲げる。社会の変化に適応し、さらなる成長をめざして、情報化に対する取り組みも積極的だ。低迷するバス業界の中で先陣を切ってIT化に着手し、赤字からの回復を実現させた。経営革新の実態は、テレビで取り上げられたこともあった。

2012年からクラウド版「サイボウズ Office on cybozu.com」を導入。事業所の所長を中心に21人が利用し、ユーザーは機能の7割を使いこなせる。1日で利用する時間は全体の10%程度。業務を圧迫することはなく、効率化が図られている。

導入のきっかけから現状、今後の活用について、社長室マネージャー橋本浩秋氏、顧問を務める坂本邦宏氏に話を聞いた。

導入の決め手はデザイン

「社長が大好きなんですよ、最先端の技術が」と坂本氏は語る。経営者の情報化に対する理解が、業界でもトップクラスのIT活用を促進しているようだ。社長のめざす革新的な企業を実現するために、さまざまな試行錯誤や挑戦を繰り返している。 グループウェアを導入して10年あまり。以前は社内サーバーで別のアプリケーションソフトウェアを使っていた。しかし、サーバーによる運用はコストも手間もかかる。ハードウェアの管理をなくして、スマートな情報化を行いたい。そこでクラウド版サイボウズOfficeに切り替えた。

DSC04977.JPGのサムネイル画像のサムネイル画像のサムネイル画像のサムネイル画像「導入の決め手となったのはデザイン。ホームページのデザインも重視していますが、サイボウズOfficeはアイコンが豊富に使われていて視覚的にわかりやすかった。デザイン性に優れていたことが、導入の決め手になりました」

う語るのは社長室の橋本氏。

グループウェア導入の目的は、それぞれの事業所長のスケジュール管理が主な用途だった。もちろん管理機能が充実していることは導入の条件だったが、直感的に操作できるデザインが導入の大きな決め手となった。

エクセルで管理していた議事録をサイボウズへ

DSC04979.JPG情報の共有化では、各事業所の所長のスケジュール管理のほか、ホームページに掲載するトピックスを事前に社内で閲覧するために掲示板を使っている。施設や社用車の予約、備品管理にも利用する。最も注力したのはカスタムアプリによる定例会議の議事録共有だ。 いままでエクセルで管理していた議事録を、「カスタムアプリ」の機能を使って「サイボウズOffice」で閲覧できるようにした。「データの移行はそれほど難しくありませんでした。別製品の試用版などを利用して機能を検討しながら、わからない部分はサポートに質問して、スムーズにできました」と坂本氏は語る。

蓄積した情報資産を継続して使えることは、業務効率化としての大きな意義がある。使い慣れた議事録のフォーマットを利用できるので、違和感なく移行できた。以前はエクセルのファイルをメールに添付して確認してもらっていたが、情報を集約して一元管理できるようになった。 議事録は、月曜日の定例会議が終わるとプロジェクトごとに作成する。表形式で表示されるシートの「結果・進捗(どうなった、どうなっている、どうする)」の項目に、書記が会議で話し合った内容や決定事項を追加する。プロジェクトのPDCAサイクルを回転させるにあたって、この項目に追加された履歴は重要な情報だ。

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【図1:議事録共有画面】

ただ、PDCAサイクルは「どこでプロジェクトを終了させるか」という判断が難しい。あるプロジェクトを次の新しいプロジェクトとしてサイクルを回していくのか、一区切りして終了させるのかという判断は、経営者や事業所長、リーダーに委ねられる。 バスのダイヤ改訂の検討期間など、大半のプロジェクトは3ヶ月単位で終わる。しかし、3ヶ月では終了できない長期プロジェクトも存在する。進捗のステータスはプルダウンメニューで選択可能だが、単純にステータスを終了に変えるだけでは完了しないプロジェクトがある。そのことが悩ましいと坂本氏は言う。 現在の議事録共有が完成形だとは考えていない。坂本氏が議事録共有でカイゼンしたいことは多い。もともとエクセルにあった項目とカスタムアプリで追加した項目を統合整理するほか、年月日の記載を統一する必要性も感じている。データの入力方法も課題のひとつだ。 「カード形式で入力できるといいという要望も出てきていて、インターフェース自体はまだカイゼンの余地があります。幹部会議の議事録は幹部だけがアクセスできるようにするなど、閲覧制限も考えていきたい。といっても、サイボウズOfficeが優れているのは、運用中に改良できるところ項目を簡単に増やせることがいい。他のグループウェアより柔軟性が高いのでは(坂本氏)

クラウド版のグループウェアは「どこからでも情報を共有できる」メリットもある。個人が利用しているスケジュール管理アプリケーションと連携させたり、社外から議事録の確認やスケジュールの更新ができたりすることに利便性を感じるという。

使い方の可能性を追求、カスタムアプリに注目

現地調査の写真や、さまざまな社内文書の共有にも「サイボウズOffice」を活用している。社内にはファイルサーバーもあるが、全社的に使うファイルはサイボウズOffice、社内の狭い範囲で共有するファイルはファイルサーバーというように、用途に合わせて使い分ける。 アップロードした写真は、フェイスブック用に加工して使うこともあった。

このとき、写真のサムネイル表示や複数ファイルの同時ダウンロードができればいいと考えていた。ファイルはフォルダ間の移動に必要性を感じていた。最新版のサイボウズOfficeでは、そんな「あったらいいな」と望んでいた機能が追加された。 きめ細かなバージョンアップによって、実務で必要な機能が追加されることはユーザーとしてうれしい。現在はアップロードするファイルのタイトルを工夫して検索しやすくしているが、タグを付けて検索できるような機能追加にも期待している。

DSC04967.JPGのサムネイル画像坂本氏が目をみはるのは、カスタムアプリのテンプレートの充実だ。現在、テンプレートは60種類ほどあり、続々と追加されている。 「導入当初と比べて、カスタムアプリのテンプレートが驚くほど増えましたね。テンプレートを使って日報を提出するなど、いろいろな使い方ができそう。なかなかアプリを作り込む時間がありませんが、テンプレートが用意されているのはありがたい」(坂本氏)

カスタムアプリの活用は、今後の大きなテーマになりそうだ。

経営の「見える化」をめざす

「プロジェクトの進捗全体を、ひとめでわかるように見渡したい」 社長の谷島賢氏がグループウェアに求めているのは、業務の「見える化」

オーバーフローのチェックや、それぞれのプロジェクトの進捗状況をガントチャートのような形で視覚的に把握したいと考えている。 「現在、カスタムアプリによる議事録の共有はテキストで行っています。しかし、それでは進捗がひとめでわかる状態とはいえません。ひとつひとつの進捗・結果の履歴を読まないと状況が把握できない。それをテキストではなく、ビジュアルで見たいというのがトップの意向なんです」(坂本氏)

プロジェクトの進捗率を視覚的に確認できれば、経営の意志決定をスピードアップすることが可能になるだろう。進捗の遅れているプロジェクトに対してテコ入れしたり、廃止や撤退などが対策できるようになる。かつてBI(ビジネスインテリジェンス)というソリューションが注目されたことがあったが、全社的なパフォーマンスの把握をトップは求めている。 締め切り日を100%として、現在どれだけの状況まで達成しているのか進捗を把握できるようにすること。それぞれの事業所やプロジェクトの情報をばらばらに確認するのではなく、全体を俯瞰(ふかん)できるようにすること。

谷島社長はサイボウズOfficeに、そんなビジネスツールとしての進化を期待しているようだ。経営改革に注力するトップにとっては、それがグループウェアの理想像かもしれない。 サイボウズOfficeの優れたデザインが導入の決め手であったように、視覚的なインターフェースに対するこだわりは強い。だからこそ情報共有の次の段階として、業務の視覚的な把握を求めるのは必然的な流れといえるだろう。 谷島社長は手帳を愛用されているそうだが、手帳のよいところは「一覧性」にある。サイボウズOfficeの導入から2年。情報の共有については効果が見えはじめた。これから課題となるのは、経営の「見える化」である。イーグルバス株式会社の革新は続く。

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