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直感的に使える「サイボウズ Office」+iPadで 市議会議員の情報共有とペーパレス化を実現

茨城県南部に位置し、風光明媚な霞ヶ浦や利根川に臨む稲敷市。自然をいかした公園や釣り場、

ゴルフ場などのレジャー施設にも恵まれている同市は、4町村の合併により2005年に発足した。

市議会は現在20名の議員で構成されているが、情報伝達とペーパレス化を目的に2014年にiPadを
議員に配付し、情報共有基盤として「サイボウズ Office」を導入した

今回は、稲敷市議会事務局の糸賀隆司氏と中村秀一氏に「サイボウズ Office」選定の理由と、具体的な活用方法を聞いた。

稲敷市議会事務局_糸賀様
稲敷市議会事務局
局長補佐
糸賀 隆司 様
稲敷市議会事務局_中村様
主査
中村 秀一 様

 

文書のFAXや手配りにかかる負荷を大幅低減

「文書をFAXで送信すると不達が発生したり、不鮮明で再送したり、さらには電話で到達を確認したり...というように、事務局だけでなく議員側にも負荷がかかります。緊急災害時もFAXを送信する運用だと時間もかかってしまっていました。

糸賀様1のサムネイル画像こう語るのは、稲敷市議会事務局の糸賀氏だ。

糸賀氏はiPad上で「サイボウズ Office」のファイル管理機能で文書をやり取りする運用のメリットを、こう説明する。

「印鑑が必要な正式文書については郵送か手渡しが基本になりますが、議会や委員会で 審議するための資料など、先行して内容を把握してもらうことができるようになりました。 FAXや手渡しにかかっていた時間も労力も大幅に削減されました。」(糸賀氏)

 

パソコンに不慣れな議員でも簡単に扱える

同市議会では、文書共有以外にも「サイボウズ Office」を活用しているという。


中村様2事務局の中村氏はこう語る。

議員全員がITに強いというわけではありません。そのため、使う機能は『ファイル管理』『スケジュール』『メッセージ』『掲示板』に絞っています。また導入段階と2014年12月の議員改選にあわせて、iPadと『サイボウズ Office』についての講習会を実施しました。一部の改選だったため、2回講習会に参加した議員もいますが、やはりしばらく使ってみてからの2回目の方が、理解が進んでいたことで反応がよかったです。

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iPadも「サイボウズ Office」も直感的に活用できるのが特長であるため、パソコンに慣れていない議員でも簡単に扱えるのは重要なポイントだ。運用自体も、基本的には事務局がスケジュールや各種通知を書き込み、議員側は通知されているものをすべてクリックして確認するというシンプルなスタイルとすることで、誰もが使いやすいシステムとなっている。読んだ通知には「いいね!」ボタンを押すことで、事務局側で各議員が情報を把握しているのかの確認できることもメリットの1つだ。

クラウドサービスのセキュリティを評価

今回、「サイボウズ」を選択した最大のポイントは、市議会が求めるクラウドサービスのセキュリティ要件を満たしていた点にあったという。

庁内にサーバを立てて運用した場合、メンテナンス負荷もかかる上、災害時などのデータ保全に不安を残すこととなる。しかし、サイボウズのデータセンターで運用しているクラウドサービスならば、冗長化などセキュリティ対応がとられている点が評価につながったとのことだ。

また、持ち運びやすいiPadにクラウドサービスの情報共有基盤を組み合わせることで、どこにいても瞬時に情報を受け取れる体制づくりという面も、「サイボウズ Office」の選定理由の1つになっている。

会議資料のペーパレス化への展開

稲敷市議会FAXから「サイボウズ Office」のファイル管理機能を活用した文書伝達へと変えたことで、既にペーパレス化は始まっているが、今後は、iPadに会議システムを組み合わせることで、本格的なペーパレス化を行う予定だ。

「例えば予算や決算関係の資料などは数百ページにわたりますが、間際にミスが見つかったりすると、印刷しなおさなければなりません。こうしたときも、資料を電子ファイルで配付すれば、コストも抑えることができます。」(中村氏)

最後に糸賀氏は、こう締めくくった。

始めないと変わらないというのが、今回の実感です。ITに慣れていない議員も多い中、本当に効果が出せるのかという不安もまったくなかった訳ではありませんが、運用ルールなどを決めていくことで情報共有が改善されました。今後も議員とも相談して、より使いやすくすることで、さらなる活用の幅を広げていきたいと思っています。」



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