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サイボウズ Office 活用研究会@大阪 開催レポート

2019年1月18日にサイボウズ大阪オフィスで「サイボウズ Office」活用研究会を開催しました。その様子をレポートします。

1. 参加企業一覧
2. 発表内容
3. 座談会
4. 参加者の感想

1.参加企業一覧

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2.発表内容

参加者の方々に発表いただいたサイボウズ Officeの活用法とその効果を紹介させていただきます。

「保育に力を注ぐため」に事務仕事を徹底的に効率化

社会福祉法人みやび 理事長 中畑剛史 様 miyabi.JPG 社会福祉法人みやびは、保育園事業を大阪市と生駒市で10年営んでいます。サイボウズ Officeの利用歴は約5年で、主任クラスや事務スタッフなど約20人が利用しています。中畑氏からは3つの活用例が紹介されました。

1)プロジェクト資料や会話を集約できる「メッセージ」のチャット的活用法
同社は、「採用関係」「給食会議」など、同じトピックの情報があちこちに散らばらないように「メッセージ」をグループチャット的に利用しています。テーマAのやり取りを「テーマA専用のメッセージ」内で行い、関連資料もここに添付しておくのです。これにより、あるテーマについて振り返りたい時に「メッセージ」を見るだけで、全ての履歴を時系列で振り返ることができます。「メッセージ」は「固定リンク」を生成できます。同社では「給食会議についてのやりとり」など、重要なメッセージのURLをサイボウズ Officeのトップ画面に貼り付けており、給食会議について見たい時に瞬時にアクセスできるようにしています。このやり方を始めて6ヶ月程度ですが、過去のやりとりや関連資料を時系列で確認できるようになりとても便利になりました。 msg1.png

2)複雑な業務が明瞭に。「プロジェクト」機能の美しい活用法
同社は1年に1〜2箇所保育園を新設します。これにあたり手配事が大量に発生します。これをうまく進めるために開園業務を一連のプロジェクトとしてとらえサイボウズ Officeの「プロジェクト」機能で管理しています。「プロジェクト」の中では手配ごとの詳細・担当者・進捗が一覧で確認できます。「誰がどの書類を用意する」などの詳細が一覧表になっており、ヌケモレのない美しいプロジェクト進行ができるようになりました。

3)ワークフローを活用し、わずか1日で全ての申請を決裁
同社は物品購入・職員採用・押印申請などでワークフロー機能を活用しています。例えば行政に提出する資料に押印が必要な場合、職員は作成した書類をPDFでワークフローに添付し押印申請を上げます。理事長である中畑氏は外出先でもiPadで申請を処理します。同業他社の多くは押印申請から決裁まで1週間かかることも多いといいますが、同社では1日もあれば決裁が下ります。ワークフローをうまく機能させるコツは「ワークフローの申請フォーム」作りにあると中畑氏は教えてくれました。必要な情報を把握してから決裁できるように、同社のワークフローは申請ごとに専用フォームが作成されており、その一つ一つに申告すべきことが細かく決められています。行政の監査が入った場合もサイボウズ Office内から該当資料を取り出して見せるだけでほぼ監査は終わります。何事もスピードが命。そんな中畑氏の考えが反映されているワークフローでした。 wf1.png

サイボウズ Office活用で実現した5つの効率化

株式会社トキワ 製造部 生産課 課長 沼田貴光様 tokiwa.JPG

株式会社トキワは家庭用調味料の製造を手がける会社です。兵庫県北部の香美町にあり、100年以上の歴史があります。サイボウズ Officeの利用歴は2年弱で、利用者は約50名です。導入前の悩みはExcelによる情報共有の不便さでした。沼田氏は導入効果を5つ語ってくれました。

1)書類を大幅に削減
同社ではサイボウズ Officeで紙の書類を大幅に削減しました。例えば、以前は1出張に対し3枚の書類(出張申請・出張報告書・経費精算書)が必要でしたが、サイボウズ Office導入後はいずれの仕事でも紙は不要になりました。

2)「聞いてないよ問題」が激減
同社では、朝8時の朝礼で色々な情報共有が行われます。しかし勤務日でない人もおり、いつも全員が揃うわけではありません。そこでサイボウズ Officeの「スケジュール機能」に朝礼で発表された資料を添付するようにしました。これで重要情報を朝礼に出られない場合でも確認できるようになりました。報告書も同様です。今では「それは聞いていません」といった問題が激減しています。

3)報告書が活かされるようになった
以前は「紙の報告書がスタンプラリーのように回っていた」という同社。判子がいくつも押されながら何日もかけて社長まで届いていました。本当に情報が必要な人に届いていないと感じることもありました。一転サイボウズ Officeで報告書を書くようになってからは、必要な情報が載っている報告書を誰でも閲覧できるようになりました。さらに、報告書に対し「コメント機能」を通じて閲覧者から具体的なアドバイスをもらえるようにもなりました。

4)顧客対応履歴を時系列で管理できるようになった
同社では「アドレス帳」にお客様を登録し、そこに全ての交渉履歴を残しています。これにより、お客様ごとに提案や交渉の内容を時系列で把握できるようになりました。提出した企画書やファイルも全て添付しているので、いつでも過去をふまえた動きができます。

5)スケジュール登録項目から「ある仕事に使ったトータル時間」を計算
沼田氏はある日、社長から「幹部社員が会議に使った時間」を報告するよう指示されました。サイボウズ Officeでは「スケジュールに登録された項目ごと」に入力されたデータをCSVでダウンロードできます。この機能を使い、会議のトータル時間を社長に報告できました。会議は必要ですが、「本当にその時間が有効に使われたのか」振り返ることができるため、何にどれぐらい時間がかかっているのかを知る際にとても便利です。

3年でペーパーレス化が実現

株式会社不二家商事 取締役営業部長 服部好彦 様 fuji.JPG 株式会社不二家商事は、昭和20年代に創業し、昭和41年に法人化した歴史のある学生食堂の運営会社です。営業所は150箇所あります。正社員は約30名です。同社がサイボウズ Officeを導入した3年前までは、机の上には書類、情報共有はホワイトボードでといった昔ながらの形式で仕事を進めていました。そこからペーパーレス化が進み、今では卓上にはラップトップのみが置かれている状態と言います。

服部氏は、同社が実施している活用法を3つ紹介してくれました。
その1つ目は、最優先のプロジェクトの意識強化です。ある学生食堂の新規開設事業に意識を集中させるため、トップページには「◯◯大学学食オープンまで◯日!」と赤字で表示させています。
2つ目は重要情報にトップページからすばやくアクセスできる工夫です。同社の閑散期は大学の長期休暇期間です。そこで、大学の長期休暇を一覧表でまとめ、トップページからクリック一つで一覧表に飛べるようにしました。
3つ目はワークフロー機能の活用です。出金伝票・押印申請などに利用しています。これらの活用を通じて卓上から書類がなくなっていきました。

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昔ながらの仕事の進め方を効率化

株式会社城戸産業 分譲事業部 広報・販促課 主任 藤田尊士様 kido.JPG

株式会社城戸産業は新築一戸建ての分譲を東大阪で営んでいます。社員は13名です。 サイボウズ Officeの導入は2018年1月でした。同社では2つの大きな課題が改善できました。

1)広告からの反響データをサイボウズ Officeで管理
同社の大きな課題に「顧客データがあちこちに散らばっていること」がありました。広告からの反響は紙のファイル・契約者リストはExcel・取引業者は筆まめといった具合です。この課題を解決するために藤田氏はまず「広告からの反響データ」の共有をサイボウズ Officeで行いました。カスタムアプリの顧客管理をカスタマイズして不動産業に必要な顧客情報を登録し、顧客との業務進行も記入できるようにしました。これを見れば、どの広告からの問い合わせか、ほしい物件の種類は何か?などが一覧で見える優れものです。 kido1.png

2)日報が不要になり、朝礼が毎日10分短縮されたスケジュール活用術
同社ではこれまで行動管理をGoogle Calendarで行っていましたが使い勝手が悪いと感じていました。例えば、Google Calendarでは一見何の予定なのか同僚に分かりにくかったのです。一方サイボウズ Officeでは予定を自社仕様にカスタマイズできます。同社では、「現場来客」「会議 / ミーティング」「住設打合せ」「金消(金銭消費賃借契約)」などを設定したことで、予定の中身が誰にも分かりやすくなりました。また、予定には打合せで得た情報や実績を書き込めます。同社ではこれを日報とみなすことに決めました。これにより、日報を書く手間はなくなり、翌日の朝礼で行われていた10分の実績報告も不要となりました。おまけと言っては何ですが、社長に「今月の取引(物件引渡し)は何件ありますか?」と質問されるケースなどで正確な数字を即答できるようにもなって一石二鳥です。 kido2.png

基本機能だけで情報共有が劇的に改善

東海バネ工業株式会社 営業Gr 鈴木歩維 様 tokai.JPG

東海バネ工業株式会社は、バネをオーダーメイドで1個から設計・製造する会社です。本社は大阪、工場は兵庫県豊岡市にあります。サイボウズ Officeの利用歴は15年以上。スケジュール管理やワークフローなど基本的な機能だけで情報共有の問題を大幅に改善した実績があります。

1)拠点間の情報共有の課題を解決
同社の本社は大阪に、工場は兵庫県豊岡市にあります。そのため2拠点間の情報共有が困難という悩みがありました。この解決に向けてまず行ったのは大小様々なトピックスを「掲示板」で共有する取り組みでした。例えば、地元の高校生が豊岡工場に見学に来た際「手書きのレポート」を送ってくれました。このレポートは写真付きで掲示板で共有され、大阪本社にも高校生の感想が伝わりました。また、他拠点に必要な資料があるという問題もありましたが「ファイル管理機能」で解決しました。現在は部署・委員会・プロジェクトごとにフォルダを設けて運用しており、どの拠点からも必要な情報にアクセスできます。

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2)顧客情報が営業部のものから会社のものへ
以前は「顧客情報」は営業グループのみで管理されていましたが、サイボウズ Office導入により全社で活用できるようになりました。今では工場からも必要な顧客情報にアクセスできます。

3)豊岡工場の見学受け入れ準備が効率化
同社では豊岡工場の見学を年間500名以上受け入れています。以前はこの対応が大変でした。見学の段取りが営業部から工場にうまく伝わらず、当日に必要な準備ができていないなどの問題が起こっていたのです。この問題は準備事項が正確に伝わる「豊岡来客対応依頼表」を「ワークフロー」で作成し解決しました。これさえあれば工場側は決められたとおりに準備をすればよく、工場見学がスムーズに進むようになりました。

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3.座談会

ご参加いただいたみなさまの発表終了後、座談会を行いました。座談会では「トップページをカスタマイズすると便利」「六曜をスケジュールに表示できる」という話題で盛り上がりました。

「トップページのカスタマイズ」で重要なページに即アクセス
サイボウズ Officeのトップページはカスタマイズできます。例えば直属の上司の予定や全社行事など、「自分が気にかけている情報」を表示させるように設定すれば、ページ遷移なしで必要な情報を確認できるようになります。設定方法は、トップページのカスタマイズ機能をオンにして、表示させたい情報をセットしていきます。 (トップページカスタマイズの詳しい設定方法はこちら→https://jp.cybozu.help/ja/o/user/per/p06/customize )

六曜をスケジュールに表示できる
六曜は業界によっては非常に重要ですがGoogle Calendarでは設定できません。そのためサイボウズ Officeの六曜表示機能は冠婚葬祭系の会社にとても喜ばれています。この活用法について不動産業を営む藤田氏は「六曜は不動産業だから必須!Google Calendarではできなかった。国産ツールならではの機能でとても便利に使っている」と発言し、福祉法人の方など多くの参加者が共感されました。 (六曜の詳しい設定方法はこちら→https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/sh/color/weather )

4.参加者の感想

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長年サイボウズ Officeを使っているものの、活用範囲は基本的な機能のみです。みなさまの活用事例がとても参考になりました。もっと活用できるように今日の情報を活かします。
(東海バネ工業株式会社様)

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うちは社会福祉法人としては珍しく創業時からサイボウズOfficeを入れています。理事長である私がトップダウンでどんどん活用を進めるので導入は簡単でしたが、その反面スタッフはやりにくさを感じているのではと思いました。今後はいくつかの権限をスタッフに渡して積極的に活用してもらえるようにしようと思います。
(社会福祉法人みやび様)

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「自分があったら便利だ」という機能をサイボウズ Officeで作ると社内で理解されやすいと感じています。今日の事例にあった押印申請はとても便利に思ったので早速導入しようと思います。
(株式会社城戸産業様)

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まだサイボウズ Officeを使いこなせていないと感じているので今日の事例を持ち帰り、実務に活かしていきます。
(株式会社不二家商事様)

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メッセージを使ってチャット形式で業務を進めている事例に感動しました。メールでBCCなどをつけていますが見ない人も多いです。この方法なら時系列で履歴を確認できるし議事録としても有効です。持ち帰って活用します。
(株式会社トキワ様)

昔ながらの仕事の進め方を変革したい方や、1人でサイボウズ Officeを社内に浸透させようと奮闘されている方、トップの立場からグイグイ導入を進めておられる方などが集まった今回の活用研究会。
サイボウズ Officeの活用についてお互いの悩みに深く共感しあい、その解決策について積極的に情報交換をされていました。発表だけでなく座談会やイベント終了後も参加者様同士の情報共有を楽しんでいただけたようです。

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