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サイボウズ Office 活用研究会@松山 開催レポート

2018年11月29日にサイボウズ松山オフィスで「サイボウズ Office」活用研究会を開催しました。
その様子をレポートします。

1.参加企業一覧
2.発表内容
3.参加者の感想
4.サイボウズから一言

1.参加企業一覧

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2.発表内容

テーマは 「サイボウズ Officeで最も業務効率化できたこと」 。
「サイボウズ Office」を導入して間もない方から、カスタムアプリを使いこなすユーザー様まで、幅広くご参加いただきました。参加者の皆様から発表いただいた活用方法や、リアルなお悩みなどをご紹介させていただきます。

■店舗間の情報共有を「カスタムアプリ」で効率化

株式会社セブンスター
システム開発室 副室長 中村 志郎 様

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株式会社セブンスターは、松山市内を中心に10店舗のスーパーマーケットを展開しています。「サイボウズ Office」導入前、基本的な業務はPCやFAXで行っており、作業できる場所や端末が限定されていました。そこで「カスタムアプリ」を利用することで、場所や端末に縛られず業務効率化をすることができるようになりました。中村氏からは、2つの活用例が紹介されました。

【 1 】 カスタムアプリで「接客向上評価コンテスト」を電子化

同社は、お客様満足度向上のため、年に1回接客向上評価コンテストを実施しています。審査員となるスタッフにはExcelで作成した評価シートを紙で配布し、紙に点数を書き込んで採点していました。評価後、審査員は自分のデスクに戻って点数をExcelに入力し、社内メールで集計係に送付します。集計係は審査員から提出されたExcelファイルを手作業で集計してコンテスト結果を算出する、という非効率な作業を行っていました。
そこで、紙で配布していた評価シートを「カスタムアプリ」でアプリ化しました。「カスタムアプリ」を利用することで複数のExcelファイルを取り扱うという煩雑さがなくなりました。時間がかかっていた評価の集計作業も不要になり、現場でリアルタイムにコンテスト結果を確認することが可能となりました。紙の評価シートが入ったバインダーを持ち歩くのではなく、普段業務で使っているタブレット端末から入力するため、「評価されている」という不自然さがなくなりました。普段通りの姿を評価できるようになったことも、カスタムアプリを活用するメリットの1つです。

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【 2 】 落し物管理の二度手間を削減

店舗で拾得物があった場合、店舗で一定期間保管後、本部にFAXで連絡をする必要がありました。本部の担当者はFAX用紙を持って店舗に行き、拾得物を預かります。その後持ち主が現れなければ近隣の所轄署へ届を出すのですが、届の内容や対応状況の確認などは全てExcelで行っており、二度手間が発生することがありました。

そこで、「カスタムアプリ」で「拾得物届出依頼」というアプリを作成しました。やりとりが「サイボウズ Office」上で完結するので、FAXを作成・送信・確認するという作業を省くことができました。その結果、届出までの時間が短縮でき、連絡の行き違いを削減できました。

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■情報の一元管理を実現。お客様にも迅速な対応ができるように

社会保険労務士法人アライズ
筑後 春香 様

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社会保険労務士法人アライズは松山市を拠点として企業の人事・労務課題を解決する社労士業を行っています。社会保険などの申請手続きの進捗管理に「サイボウズ Office」の「カスタムアプリ」を利用しています。

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従来は社会保険手続きに関するデータをExcelで管理し、必要に応じて他にもシステムを利用していました。しかし、情報がバラバラになり、過去の対応履歴を検索したり、進捗状況を確認したりするのに時間がかかっていました。
「カスタムアプリ」で「社会保険手続きアプリ」を作成したことで、情報を一元管理できるようになりました。進捗具合や対応内容を一目で確認でき、お客様にも迅速な対応ができるようになっています。お客様先で「カスタムアプリ」を開いて、進捗具合を確認しながら商談できるのも大きなメリットです。
全社員に「カスタムアプリ」を活用してもらうために、アプリのメモ欄には利用方法を記載しています。アプリを作る、となると少しハードルがありますが、利用するだけなら簡単な操作なのでパソコンが苦手な社員も活用できています。


■フランチャイズ経営におけるタスク漏れを防ぐ情報共有

株式会社ジラフホールディングス
代表取締役
近藤 将登 様
店舗管理部
高知 典慶 様、松山 栄志 様

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株式会社ジラフホールディングスは、現在全国に16店舗を展開しているクレープ店のフランチャイズの運営を行っています。
同社では、フランチャイズの店舗管理をExcelで行っていました。フランチャイズの運営業務は多岐に渡り、その結果タスク漏れが発生することがありました。
そこでサイボウズ Officeの「スケジュール」や「掲示板」を使って情報共有するようになり、タスク漏れの削減を実現しました。さらなる活用のため、サイボウズ Officeを活用する社内プロジェクトを立ち上げ、「カスタムアプリ」をテーマに勉強を進めています。社内に活用を浸透させるために、プロジェクトメンバーが勉強したことは動画マニュアルを製作し、共有しています。


■グループウェアの活用で事務作業の時間を確保

株式会社ビルド商会
総務部 池田 弘美 様

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株式会社ビルド商会は、建材メーカーの商品を施工販売する総合建築業の会社です。今年の秋に「サイボウズ Office」を導入したばかりですが、「スケジュール」「「メッセージ」を主に利用しています。
同社の主な業務は建設現場の施工管理で、現場は四国内全域に及びます。広島県にも営業所がありますが、いずれも移動距離が長く、車で何時間もかかります。そのため、事務作業のためにオフィスに帰社すると移動時間に割く時間が多くなり、作業時間が十分に確保できませんでした。
「サイボウズ Office」導入後は出先でも日報作成や見積処理などの事務作業を行うことができるようになり、移動時間の有効活用や、仕事の効率化につながっています。「特にメッセージ機能を使って、一対一だけでなく、複数人でもチャットのようにやりとりできることが便利です。」とお話しいただきました。
今回のユーザー会に参加するに際し、実際に社員アンケートを実施してみました。

◆どの機能が便利ですか?

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今後は、全社員で活用できる利用環境づくりに取り組んでいきたいと考えています。


■ツールをまとめることで、情報共有がスムーズに

株式会社ヒロケンテクノス
水質管理部
井上 貴博 様

株式会社ヒロケンテクノスは浄化槽の保守管理、工事施工や土木工事など、幅広い分野で事業を展開しています。
同社では、工程管理にはExcel、勤怠管理や業務報告はそれぞれ別のツールを使っており、情報の管理ツールがバラバラになっていることが課題でした。「サイボウズ Office」を導入したことで工数管理、勤怠管理、業務報告をまとめて一元管理できるようになり、情報の共有がスムーズになりました。
主に活用している機能は「プロジェクト」です。「プロジェクト」を活用することで、浄化槽の設置申請から引き渡しまでの一連の流れを全て見える化しました。


■情報共有で人員変化に対応する

株式会社エヒメスポーツエンターテイメント
曽根田 賀津子 様

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株式会社エヒメスポーツエンターテイメントは男子プロバスケットボールリーグのB.LEAGUEに所属するチーム「愛媛オレンジバイキングス」を運営しています。
同社では、情報共有の場やツールがなかったため業務が属人化していました。担当者が変更になると前任者の残した情報が全く分からず困ったこともあります。そのため、まずは「社内の情報を共有する」ことを徹底したいと考えていました。
現在、主に使っている機能は「ワークフロー」「ファイル管理」「スケジュール」の3つです。今は特に「ファイル管理」を使って資料を共有する、というところを徹底しています。特に運用ルールを設けてはいませんが、「サイボウズ Office」にデータを保存していないと欲しい情報が見つからず、自分自身が後々困ることになるので、自然と資料は「ファイル管理」に登録するようになりました。


■全社的な情報集約に向けて

やまと印刷株式会社
業務部 尾木 千秋 様

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やまと印刷株式会社では紙製品、オフセット印刷全般、化成品、ノベルティなどの製造販売を手掛けています。
「サイボウズ Office」導入前は、主に営業・役員が「サイボウズLive」を使っていました。私はスケジュール確認が主な用途でしたが、「サイボウズLive」の提供終了にあわせて「サイボウズ Office」に移行することになりました。「サイボウズLive」は限られた一部の社員が利用していましたが、「サイボウズ Office」導入後は社内の情報を一箇所に集約するため、全サイボウズユーザーで活用していこうと考えています。社長の発案で、従来利用していたOutlookをやめ、「サイボウズ Office」の「メール」に変更することで半ば強制的に「サイボウズ Office」を利用するようになっているため、徐々に「サイボウズ Office」に情報が集まってくるようになりました。まだまだ活用が進んでおらず、今後は社内浸透を進めていきたいと考えています。

3.参加者の感想

・他社の生の話が聴けて良かったです。具体的な活用方法が勉強になり、モチベーションがUPしました。
・「カスタムアプリ」の作り方などを知ることができたので、今後試してみたいと思います。
・社内コミュニケーションについて知りたかったので、「掲示板」が使えるということを聞いて、利用してみようと思いました。スケジュールも今まで基本的なことでしか利用していなかったので、応用してみんなと共有しようと思います。
・ITの初心者でも参加しやすい内容だったと思います。

4.サイボウズから一言

「活用」「業務効率化」という言葉をみると、一見難しそうな印象を持つかもしれません。
実際には「あ、これ便利!」と利用者に実感してもらえたり、ちょっとした工夫をしたりするだけで、活用促進や業務効率化につながります。今回の活用研究会では同じような課題、悩みを持った管理者同士で情報交換ができ、「もっとサイボウズ Office を活用しよう!」と思っていただけたようです。

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