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Cybozu Days 2018「危機を乗り越えた中小企業が語るサイボウズ Office活用事例」開催レポート(3)

■ 「危機を乗り越えた中小企業が語るサイボウズ Office活用事例」登壇企業

Case 3:業務拡大により管理業務が肥大化

株式会社 un.
代表取締役 湯浅 一也 様

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株式会社 un. は、訪問美容サービスを提供する企業として2012年に設立された企業です。

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un.では下記のような課題を抱えていました。

  1. スタッフは、介護施設やお客様のご自宅へ直行直帰するという働き方
    • 訪問業務の後、報告などの事務仕事で残業が多い
    • 他のスタッフやチーム全体がどう動いているのか見えにくい
  2. 訪問美容の事業が拡大し、スタッフの数や案件数が増加
    • 勤怠管理・予約調整など管理業務が煩雑に
    • 経営理念や組織の一体感がスタッフに伝わりづらい

以前から、LINEやサイボウズLiveなどのツールを使ってコミュニケーションをとっていましたが、上記のような課題が抱えきれなくなり、サイボウズ Officeの導入に踏み切りました。

具体的なサイボウズ Officeの活用法とその効果

まずは、スタッフが施術内容や売上を報告するための売上管理アプリ(カスタムアプリ)です。

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以前は、一日の施術業務が終わった後、残業して入力していましたが、それをカスタムアプリにしました。報告すべき項目を設定しているので、スタッフは項目にそって選択するだけで報告ができます。残業しなくとも、訪問先でアプリに直接入力して報告できるようになりました。

訪問先を開拓するための営業活動も、営業情報管理アプリ(カスタムアプリ)で共有しています。

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これまではスタッフがバラバラに活動していたため、それぞれの活動の状況がどうなっているのかわかりませんでした。アプリで共有するようになって、「いつ、誰が、どこに行ったか」の活動状況がひと目でわかるようになりました。また他のメンバーが頑張っている様子が見えるのでスタッフが自分の空き時間に活動するなど、自ら考えて動けるようになりました。

この他にも施術中に起こりそうになったミスなどを共有するヒヤリハットアプリもあり、そこでの気づきを共有することで、事故の軽減や新規スタッフの教育の充実化につながっています。

また肥大化する管理業務については、タイムカード管理(カスタムアプリ)を活用することで、勤怠・時間を簡単に把握・集計できるようになり、効率化できています。

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訪問美容事業で最も大切な予約スケジュールの管理もスケジュール機能で調整ができるのでスタッフ間の調整が楽になり、一覧表示で全体の状況が見やすくなりました。

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さらにトップページで企業理念や組織の目標を共有したり、掲示板で報告・連絡・相談を徹底するといった取り組みによって、一体感を醸成することができています。

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株式会社un.がサイボウズ Officeを活用して実現したことをまとめるとこのようになります。

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こういった取り組みによって、un.では、下記のような成果が生まれています。

     
  • スタッフ1人あたりの残業時間-20時間/月
  • 訪問美容サービス利用者数1.7倍
なにより、業務効率化によって、スタッフにも笑顔が増えました。また訪問美容の施術のことにかけられる時間が増えたことで、よりよいサービスが提供できるようになり、お客様の笑顔にもつながっています。

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以上、セッションの様子をお伝えしました。「サイボウズ Office」活用のご参考になれば幸いです。

他の登壇企業の内容を下記よりご覧いただけます。

なお、セッションで使用したスライドを併せて公開しております。どうぞこちらもご覧ください。

  • サイボウズ Office 9
  • サイボウズ Officeを今すぐ使ってみる
  • サイボウズ Office 価格シミュレーション