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Cybozu Days 2018「危機を乗り越えた中小企業が語るサイボウズ Office活用事例」開催レポート(2)

■ 「危機を乗り越えた中小企業が語るサイボウズ Office活用事例」登壇企業

Case 2:日本一賃貸経営が難しいと言われる市場環境

株式会社日本エイジェント
システム開発課 戸田 昭仁 様

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日本エイジェントは、愛媛県松山市に拠点をおき、不動産賃貸・管理を中心とした不動産会社です。

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実は松山市は、日本で最も家賃相場が低く、賃貸経営が難しいと言われています。

厳しい市場環境の中で、日本エイジェントでは、カスタムアプリを使って生産性を向上させるための取り組みと、社員のモチベーションを高める取り組みを進めました。

契約業務の見直しによる生産性向上

日本エイジェントの店舗で賃貸仲介を行う際、物件登録から契約まで様々な業務が発生し、それぞれに工数がかかっています。この中で契約業務には、25%の工数がかかっていました。

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賃貸仲介は1月〜4月に案件が集中します。店舗では営業活動に注力してほしい、との考えから、契約業務を店舗から契約センターへ移管する体制を作りました。

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しかしながら、当初、店舗と契約センターとの連絡は、書類をFAXまたは郵送で送っていたため、依頼内容がスムーズに伝わらないなどの課題がありました。そこで作成したのが、契約書業務を依頼するカスタムアプリです。

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店舗の担当者がカスタムアプリに依頼登録・申込書登録をすると、契約センターにメールが届きます。契約センターで作成担当者を登録すると、スケジュールに登録され、作成完了すると、依頼者にメールが届く、という仕組みです。アプリに契約書を添付できるので、ペーパーレス化も実現しました。このカスタムアプリのおかげで、依頼した内容がどういう状況かひと目でわかるようになりました。また契約書センターでの業務の分担や優先順位づけもできるようになりました。

店舗では契約業務にかかっていた時間を年間901人日分削減でき、営業に集中できるようになりました。これによってモデル店舗の花みずき南店では、売上が昨年より150%以上伸長するといった成果も出ています。

業務報告書の見直しによるモチベーションアップ

日本エイジェントのもう一つの取り組みとして、業務報告書があります。全社員が毎日記載するものです。日本エイジェントでは、店舗が複数あり、シフト勤務制で社員同士が顔を合わせる機会が少ないため、業務の状況をこの報告書で共有していました。しかし、当初は紙に手書きだったため、詳細まで書くには負担が多く、共有する範囲も限られていました。

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まずは書く手間を排除しようということで、Wordが導入されました。しかし、だれがいつ更新したか、どのバージョンが最新なのかなど、行き違いが多く、不便でした。そこで業務報告書をカスタムアプリで運用することになりました。

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業務報告書がカスタムアプリになって、いつでもだれでも登録できるようになり、画像を添付するなど、報告内容も充実してきました。さらに全社に共有ができるようになり、部署を越えて悩みを共有したり、解決にむけてアドバイスしあったりすることができるようになりました。

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さらに業務報告書の内容を元に毎月社内で表彰する制度も生まれました。受賞者を決める投票もカスタムアプリで行っており、社員のモチベーションアップにつながっています。

日本エイジェントでは、契約書業務の見直しや、業務報告書など、小さな改善を繰り返すことで、厳しい市場環境の中でも同業他社との差別化ができ、生き残ることができています。

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以上、セッションの様子をお伝えしました。「サイボウズ Office」活用のご参考になれば幸いです。

他の登壇企業の内容を下記よりご覧いただけます。

なお、セッションで使用したスライドを併せて公開しております。どうぞこちらもご覧ください。

  • サイボウズ Office 9
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  • サイボウズ Office 価格シミュレーション