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在宅勤務ユーザー会レポート第二回〜プリンタはどうする?リフレッシュはどうする?環境編〜

2017年5月26日に、「サイボウズ Office」をご利用中で、在宅勤務を実施されている6社7名の方に集まっていただき、ユーザー会を実施しました。
在宅勤務者にはどのようはツールを提供しているのか、リフレッシュ手段はどうしているのかなどなど、在宅勤務ならではのノウハウを教えていただきましたので、レポートいたします。

在宅勤務ユーザー会レポート第一回〜場所が離れることによる課題を解決 編〜 はこちら

[当日の様子]

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1. 事務職の在宅勤務ノウハウ

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「任意売却エージェント.com」を運営する不動産業のRER Agencyでは、事務職の社員が週に2回数時間だけ出社し、その他は在宅勤務をしています。
そのため、自宅でも会社の電話とFAXを受けることができ、また、書面の作成ができるようにITツールを整えました。

■在宅勤務でも会社の代表電話で発信する

在宅勤務でも電話の応対が可能なように、IP電話を導入し支給しています。IP電話を利用すると、自宅のインターネット環境にLANケーブルをさすことで、会社の代表電話番号を使った受発信が可能になります
また、e-FAXを採用し、メールを介してFAXを送受信できる仕組みを整えました。 さらに、プリンターを1台支給し、自宅でも会社同様の業務ができるようにしています。ちなみに、プリンターの消耗品は都度申請をあげて購入するようなフローになっているそうです。

2. 在宅勤務は「自宅」にこだわりすぎないのも大切

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NPO認定法人フローレンスは、病児保育・待機児童・障害児保育などが抱える様々な社会問題を解決するためのNPOです。
本部スタッフのメンバー約100名に対し、週に1回の在宅勤務を推奨しています。事情によっては臨機応変に週に複数回の在宅勤務が可能なルールになっています。

■働きすぎる、閉じこもる、煮詰まる、を回避

オフピーク通勤を実践している二河様は、「在宅勤務=自宅、にこだわりすぎないことが大切」だと言います。
自宅にこだわりすぎると、閉じこもりがちになり、時間に際限なく仕事してしまったり、煮詰まったりしがちです。 そこで、シェアオフィスや、コワーキングスペースを利用し、公私を意図的に分けたり、同じ場所で業務をしている他社の人とランチを一緒にし、意見交換やリフレッシュをするようにしています。
シェアオフィスは東急電鉄が運営するNewworkを会社で契約をし、コワーキングスペースは個人で契約しているそうです。

3. 仕事以外の情報共有も意識的に行う

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アライツ社労士事務所の三輪様は、名古屋にある会社から350キロ以上離れた埼玉県の自宅で在宅勤務を実施しています。
完全在宅のため、モチベーションの維持や、メンバーとのコミュニケーションに課題があるそうです。

■運動会のお弁当は何にしようかな?

アライツ社労士事務所では、月に1回オンラインミーティングを実施し、顔を合わせる様にしています。
オンラインミーティングは、完全在宅勤務の三輪様のためだけではなく、出社していても、業務に集中して1日を終える事が多い同社には大切なものになっています。
また、業務以外の話題を書く掲示板があり、「運動会のお弁当は何がいいかな?」など、ちょっとした近況で雑談をし、コミュニケーションを図っています。 その他にも、年に1回社員旅行があり、会社が子供の旅費を負担するという素敵な制度があります。毎年家族で社員旅行を楽しみしており、家族のモチベーションにもなっています。
普段の業務では、家の中で部屋を移動したり、スタンディングデスクで仕事をしたり、お昼に運動をしたりと、意図的に環境を変えながらモチベーションを保っているそうです。

4. まとめ

ITツールを整える「環境」と、在宅勤務をどこでするかという「環境」、そしてチームメートとの関係を円滑にする「環境」という3つの角度からレポートさせていただきました。
戦略的な在宅勤務を勧めていくヒントになれば幸いです。

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