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サイボウズ社内活用事例 ~社内にいないPM編~

久しぶりの投稿になります。「サイボウズ Office」プロダクトマネージャーの和田でございます。

現在サイボウズ Officeチームでは「失敗しないグループウェアの選択・導入方法」について、直接セミナーにてご紹介しております。こちらのセミナーでしか聞けない成功事例のご紹介や、グループウェアの基本的な機能にとどまらない使い方など3つの視点でノウハウをご紹介いたします。
今年は特に全国のお客様に直接伝えたいという想いから、全国各地で弊社のオフィシャルパートナー様と共催でセミナーを行っています。

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セミナーについて詳しくはこちらをご覧ください

そしてそのほとんどの回で講演を行うご使命を受けたため、全国行脚に出ておりほとんど社内にいません。。。

実はこの原稿も札幌から書いています。既に寂しい気持ちも出てきている一方、プロダクトマネージャーということで普段と変わらず、チームのメンバーから相談や確認が多いのも事実です。
ではこのような事態にサイボウズではどのように対処しているのか。今回はそんなサイボウズでのグループウェアについてご紹介したいと思います。

社員同士ではEメールではなくメッセージ

社員同士でEメールは一切使いません。

その代わりに「メッセージ」機能をよく利用します。
Eメールで業務を行っていると、どうしても個人に業務が依存しがちになりますので、
後から入ったメンバーから経緯が分かりにくくなります。
「メッセージ」機能はスレッド形式になっており、過去の経緯もきちんと残せます。

私が日常的によく利用しているメッセージのタイトルは「Officeプロモチーム」です。
「サイボウズ Office」のプロモーション担当のメンバーがコメント欄に相談/確認内容を記載し、そこに私が返答していきます。

timeline1.png「サイボウズ Office」プロモーションチームのメッセージ

人事異動などで、メンバーの変更があった際には宛先を編集するだけで済みますし、仮に誰かが休んだとしても他のメンバーがこれまでのやり取りを確認しているので、すぐに代わりに対応できます。

管理業務はカスタムアプリ

メッセージでやり取りすることは過去の経緯から他のメンバーにも見えるので、業務が個人に依存することなく組織としての対応ができるようになります。
しかし、ッセージ機能は日々情報が流れていく業務には合っていますがタスク管理やセミナーの参加者リストなどの情報を溜めるということには適していません。

そこで、情報を溜める部分の業務については、スタムアプリ」を利用しています。
私が普段利用しているアプリは、「セミナー管理」「Officeプロモ議事録」「リリースタスク管理」です。

セミナー管理

「セミナー管理」アプリは、プロモーション担当のメンバーに加え営業メンバーも利用しています。

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ここでは、セミナーへお申し込みいただいたお客様の情報はもちろんのこと、各会場ごとのセミナーの開催時間や講演タイトルをまとめたり、現在の申し込み状況などを管理しています。

Office プロモ議事録

「Officeプロモ議事録」アプリは、その名の通りプロモーション担当メンバーの社内や社外のいろいろな打ち合わせの議事録を管理しています。

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メッセージ機能にインライン表示もできますので、本文に議事録を貼りながら普段のやり取りをすると効果大です。

リリースタスク管理

そして、最後が「リリースタスク管理」アプリです。
「サイボウズ Office」は、4月と10月に新機能を伴うバージョンアップを行っています。
※クラウド版は、今後は3ヶ月に一度のバージョンアップになります。

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バージョンアップの際にHPやカタログの変更や、お客様やパートナー様へのお知らせなどリリースに関する作業があります。この作業に漏れをなくすようカスタムアプリでチェックリストを作っています。

過去の分も確認できますので、前回のリリース作業で良かったところと悪かったところを振り返りながら毎回のリリース作業の改善も行っています。



timeline6.png今回は、メッセージとカスタムアプリについての活用事例のご紹介をさせていただきましたが、
まだまだ他にも使っている機能や違った使い方がありますので、全国を駆け巡りながら、定期的にご紹介していきたいと思います。

昨今、在宅勤務やノマドワークなど、場所と時間を選ばない働き方が増えてきているので、グループウェアの使い方も多様化する一方です。
そんな働き方をされている、あるいは検討されている方へのご参考になれば幸いです。



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