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トップクラスの『日本のものづくり』を支える 「サイボウズ Office」による情報管理 -東海バネ工業株式会社様

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今回取材にご協力いただいたのは東海バネ工業株式会社様です。

オーダーメイドによる特殊なバネなど、どんなバネでも対応できる高い技術を誇り、ベストセラー『日本でいちばん大切にしたい会社』にも掲載されている東海バネ工業株式会社(以下、東海バネ工業)。複数拠点間での情報共有のために『サイボウズ Office』を導入してから既に10年を経た東海バネ工業の渡辺 秀治氏と真鍋 正次氏に、『サイボウズ Office』活用の変遷を聞いた。

 

導入のきっかけはスケジュール共有

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営業部門営業Gr. 取締役マネージャー 渡辺 秀治氏

「企業としてのPRやプロモーションのためにインターネットをどのように活用するかを検討するために、東海バネ工業では外部のベンダも交えたIT委員会を設置しました。あわせて情報共有のためのIT導入についても検討しましたが、この一環で"スケジュール共有"を目的に選択したのが『サイボウズ Office』だったのです。

こう語るのは、東海バネ工業 営業Gr. 取締役マネージャーの渡辺 秀治氏だ。『サイボウズ Office』を導入した2002年の段階では、大阪の本社に加え兵庫県伊丹市の工場、東京と広島の営業所と複数の拠点が存在。同じ拠点内でもスケジュール管理は個人まかせで、他の社員のスケジュールは誰もわからない状態であったという。

スケジュールを共有することで、離れた拠点も含めて会社としての一体感を得られるのでは...という思いから、まずは3~4名で試用版を試してみました。設定やちょっとしたカスタマイズなどが簡単だったので『これはいける』と導入に踏み切りました。

ただ、当時はまだ1人1台PCという環境ではありませんでしたので、役職者十数名からのスタートでした。」と渡辺氏は振り返る。

実際に導入した『サイボウズ Office』であったが、スケジュールを入れるようにアナウンスしても、当初はなかなか活用されていなかったという。

スケジュール共有が浸透し始めたのは、社長が率先して自分の予定を『サイボウズ Office』に入力するようになったことがきっかけでした。当初から『スケジュールが空いているところには、他の予定を入れてよい』というルールを決めていたので、徐々に『スケジュールを入力しなければ』という意識に変わっていきました。今となっては、スケジュールが決まったらすぐに『サイボウズ Office』へ反映するというのが、当然の状態になっています。」(渡辺氏)

今や「クリーン、フェア、オープン」という社風の下、従業員に社長の予定から経営情報にいたるまで「サイボウズ Office」を通じてすべて開示されている。 東海バネ工業のこういったオープンな社風が、従業員の満足度につながっており、「サイボウズ Office」が一役買っているようだ。

品質管理に関する情報も『サイボウズ Office』上で共有

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営業部門営業Gr. 真鍋 正次氏

当初はスケジュール共有に注目して導入した『サイボウズ Office』であったが、あわせてファイル共有」も導入目的の1つであったという。営業部門営業Gr. 真鍋 正次氏はこう語る。

「データをファイルサーバで共有するという方法もありますが、ISOに関するファイルや図面、規定、申請書に関しては、『サイボウズ Office』で共有するという運用にしました。東海バネ工業はISO 9001とISO 14001、航空宇宙産業品質マネジメントシステムのAS/EN/JISQ9100の認証を受けていますが、品質に直結する検査要領などを一元的に管理することで、監査にも対応できる体制としています。」(真鍋氏)

特殊なバネの生産依頼も多数寄せられる東海バネ工業だけに、図面や仕様など製品に関する情報の管理も、本社と離れた工場と共有することで、製品生産着手までの時間を大幅に短縮する効果をもたらした。

運用ルールが明確でないと、ファイル共有を行っているうちに「どこに何があるのかが他人にはわからない」「同じようなファイルが多発し、容量を無駄に消費してしまう」というケースに陥ってしまうケースも多く聞く。東海バネ工業では、品質管理のためのファイルや、各種申請フォームなど、全社員が業務で活用するファイルは「サイボウズ Office」上で管理している。品質管理に関するファイル名の付け方や保管場所をルール化することで、監査にも対応できるようになっているという。

それ以外の、部署や個人で作成するファイルについては、ファイルサーバで保管するというように、ファイルの性質によって運用を使い分けているのだ。 この単純なようで、難しい運用フローを徹底して行っていることが、長年従業員に利用されつづける一つのポイントかもしれない。

紙ベースで3日かかっていた決裁作業が10分程度に!

各種申請や出張報告書など、社員が活用することが多い書類データを一元的に共有できることも、評価のポイントという。

「申請が必要になったら、とりあえず『サイボウズ Office』を見ればよいと社員は思っています。どこに何があるかが明確になっていることは、業務効率のアップという意味でも重要だと思います。」 (真鍋氏)

「もともと試用期間に、稟議書をワークフローで回すことも効果的だと考えました。ただ実際に社員が使ってくれるかには不安がありました。そこで、50万円以下の稟議決裁はワークフローのみで行なうという"簡単かつ明確な"ルールを設けたのです。これにより社員にワークフローの活用が浸透し、その後は"新規取引依頼書"をワークフローで決裁することになりました。Web上で新規開拓を始めたことで、新規顧客の件数が増えてきた時期だったことで決裁が溜まってしまい、紙ベースでは3日かかっていた状況でした。ワークフローの活用により決裁スピードが飛躍的にアップし、10分程度に短縮されたのです。」(渡辺氏)

最後に渡辺氏は、こう結んだ。

「既に『サイボウズ Office』を導入してから10年以上経ちますが、この間にITは非常に身近なものになりました。もはや『サイボウズ Office』は業務を進めるためにも、データを適切に管理するためにも、なくてはならないものになっています。新入社員がいても、特に使い方を詳しく説明しなくても、「申請があればここを見て」というレベルで使いこなせていますので、今後も『サイボウズ Office』を使い続けていきたいと思います。」(渡辺氏)

近年から、海外からの発注も受けるようになったとのこと。 「売上をさらに拡大したいというわけではない。ただ、バネが必要な人がいるなら」と語る姿が印象的だった。

日本のものづくりを支えるトップクラスの製造業である東海バネ工業。 そのものづくりを支えるために「サイボウズ Office」がより貢献できるよう進化し続けていきたい。

 

東海バネ工業株式会社 様
bane1.png 所在地: 〒553-0002 大阪市福島区鷺洲3丁目7-27

主な製品:金属ばね製造 (熱間コイルばね、冷間コイルばね、皿ばね、板ばね)

企業サイト:
http://www.tokaibane.com/index.html

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