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「グループウェアなんてスケジュール共有のために使うものだから、うちでは必要ない」と思っていました。−株式会社三浦ゴム製作所 様

今回の取材にご協力いただいたのは三浦ゴム製作所様(以下、三浦ゴム様)です。

三浦ゴム様は以前にグループウェアを検討されたものの「20名程度の企業でスケジュールの共有もあまり必要としていないのだからグループウェアはいらない」と判断され、導入検討を一度断念されていました。 ですが、「サイボウズ Office」のデータベース機能カスタムアプリのことを知り、今回改めて導入を検討され、今では「なくては困るもの」と重宝されています。

一度はグループウェアの導入を断念された三浦ゴム様が、なぜ「サイボウズ Office」を導入し、現在どのように利用されているのか、代表取締役社長の三浦広之様と業務グループ主任の金田一徹様にインタビューさせていただきました。

三浦社長.png
代表取締役社長
三浦 広之 様
金田一様.png
業務グループ 主任
金田一 徹 様

 

グループウェアによって変化したコミュニケーション

「サイボウズ Office」をご利用いただいてから約半年が経ちますが、何かこれまでとの違いを感じていらっしゃいますか?

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まず、コミュニケーションの取り方が全く変わりました!
弊社では東京と茨城に工場があり、社長の私が東京に、工場長が茨城におります。茨城の工場で在庫管理を行っているため、在庫の確認は電話やFAXでやりとりしていました。営業がお客様から急な注文を受けても在庫の確認がすぐにできずに困ったこともあったのですが、電話やFAXでのやりとりが当たり前になっていました。
「サイボウズ Office」を導入したことで営業も含め、在庫の状況も常にリアルタイムで共有できるようになり、東京・茨城間の距離をあまり気にすることがなくなりました。いわば、グループウェアを中心に社員が距離関係なくそれを囲んでいるような感じですかね。

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また、電話はどうしても相手の仕事を中断させてしまいますが、グループウェアであれば相手の自由を奪うことがありません。
弊社ではトピックごとにメッセージを立てて、宛先に関係者を入れるようにしています。そうすることで、何についてのやりとりかを明確にし、後から「あの件はどうなったのだろう」と確認する際にも役立っています。
以前も同じようなやりとりをE-mailで行っていましたが、「サイボウズ Office」内のメッセージであれば誤って社外に送ってしまう心配もないので、安心してやりとりができます。

◇メッセージ

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もちろん、全てのやりとりを「サイボウズ Office」に移した訳ではありません。時間的な余裕があればグループウェアで、すぐに何かを決める必要があれば電話で、というように使い分けています。
多くの中小企業はあまりルールを作らず、過去に弊社がそうしていたように、その場その場で電話で知りたいことを確認して済ませているのではないかと思います。グループウェアを使うと「何をどこまでグループウェアで行うか」の一定のルール付けが必要になるため、自然とそのルールに沿って社員が変わっていき、会社を作りたい形に整えてくれます。
グループウェアはもはや会社の形を整えてくれる矯正道具のようなものだと私は思っています。

知らなかった・・・グループウェアで在庫管理ができる!?

そもそも、グループウェアを一度は検討したものの導入しなかった理由はなんですか?

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グループウェアの存在はもちろん知っていましたが、「グループウェアなんてスケジュール共有のために使うものだから、うちでは必要ない」と思っていました。
東京にいる社員には一言「今日はどこに出かけてくる」と言えばそれで済みますし、営業も毎週の動きがそんなに大きく変わらないので、「今日は何曜日だからどこにいるのだろう」と察しがつきます。そのため、グループウェアは弊社のような20名くらいの企業では必要ないと思い込んでいました。
ですが、「サイボウズ Office」のカスタムアプリを見て驚きました!グループウェアで在庫管理ができるなんて思ってもいませんでした。

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弊社ではこのカスタムアプリで『在庫管理アプリ』と『クレーム管理アプリ』を作成し、利用しています。
『在庫管理アプリ』では商品の入出荷や在庫の確認、生産の段取りなどを管理し、『クレーム管理アプリ』では情報の蓄積や集約を行っています。
それぞれのアプリは製品内のサンプルをダウンロードし、そこから項目を変更したり、付け足すなどして、弊社にとって使いやすいように手を加えました。

◇カスタムアプリとは

Web上でつくれるかんたんなデータベース機能です。業務に合わせたアプリを作ることができます。 アプリを作ると言っても、プログラミングなど難しい知識は必要なく、管理したい情報の項目や種類を選択し、共有するユーザーを指定するだけで簡単に作成できます。カスタムアプリを使うことで、Excelファイルで管理していた売上や在庫などの情報を「サイボウズ Office」に集約することができます。

カスタムアプリ.pngのサムネイル画像

「サイボウズ Office」の配布アプリには 50 種類以上のサンプルがあり、
お客様の業務課題に近いものを選んでお試しいただけます。


○三浦ゴム様の在庫管理アプリ

在庫管理のアプリでは、サンプルから必要のない項目を削除して使用されています。

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集計機能を使って、在庫状況をひと目で確認できます。また、クラウドなのでどこにいても携帯
電話やスマートフォンから在庫の状況を知ることができます。

在庫管理(集計)_-_サイボウズ_Office.png


○三浦ゴム様のクレーム管理アプリ

クレーム管理アプリでは必要な項目を追加して利用されています。

クレーム管理.png

ステータス管理機能で、クレームのそれぞれの状況や、誰がどれだけ担当しているかがひと目で
わかります。

クレーム管理_-_サイボウズ_Office.png

各アプリの運用管理画面で項目の追加や削除、編集がかんたんにできます。

skitch.png

カスタムアプリを利用することでどのような変化がありましたか?

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まず、『在庫管理アプリ』では前でも述べたように、在庫がリアルタイムで共有されるようになったため、お客様から急な注文が入ってもいちいち茨城の工場に電話で確認し、お客様を待たせてしまうことがなくなりました。
また、『クレーム管理アプリ』を利用することでクレーム報告のフォーマットが統一され、報告書のクオリティが統一されました。もともと、クレームなどの報告書のフォーマットを統一しておらず、特に茨城の工場の職員と認識に差がありました。また、2つの拠点が離れていることで社員は自分が働いている職場の状況しか把握できていない、つまり茨城で働く者は茨城工場で起きたことしか把握しておらず、東京の状況をあまり知らなかったのです。『クレーム管理アプリ』を利用したことで報告のフォーマットが統一されただけでなく、東京と茨城のお互いの状況が把握できるようになりました。
おそらく、どの中小企業も抱えている問題の一つが"属人化"だと思います。属人化が進んでしまえば、担当がいなくなってしまうだけでその企業にとって大きな打撃となり、会社の存続にも影響し兼ねません。そうならないためには、ノウハウの蓄積や伝承は中小企業にとって大きな課題と言えるでしょう。 カスタムアプリは弊社が抱えていた課題に沿ったアプリを提供してくれただけでなく、ノウハウの蓄積や伝承を行うための大きなヒントを与えてくれました。もちろん、まだこれから共有していかなければならない情報やノウハウはたくさんあるので、それぞれにあったやり方で情報を整理し、共有していきたいと思っています。
弊社にとって「サイボウズ Office」はグループウェアというよりも『業務改善ツール』ですね。一つのソフトの中で必要なアプリケーションがつくれて、しかもこんなにかんたんにカスタマイズができることに驚きました。カスタマイズだけでなく、操作そのものがかんたんなため、特に社員に操作方法などを教える教育コストも必要ありませんでした。まだ「サイボウズ Office」を利用してから半年ほどしか経っていませんが、すでになくては困るものになっています。これだけの機能が揃っていて、使い方もかんたんであれば、十分に中小企業の基幹システムとして利用できる製品だと思います。基幹システムを1ユーザー月額800円から利用できるのはかなりお得だと思いますよ。クラウド版であればバージョンアップの手間暇も必要ないので、今後「サイボウズ Office」に新しくどのような機能がつくのか、その進化に期待しています。

※カスタムアプリは月額800円のプレミアムコースでご利用いただけます。


三浦ゴム様、取材にご協力いただきありがとうございました!

最新の「サイボウズ Office」ではスケージュールや掲示板などの14個の標準機能に加え、上記でもご紹介したデータベース機能のカスタムアプリも合わせてご利用いただけます。
カスタムアプリを使えば、業務に必要なアプリケーションをお客様が必要とする形でかんたんに作成することが可能です。今や『グループウェア=スケジュール・掲示板』ではなく『グループウェア=在庫管理・クレーム管理』というように、お客様が抱えている課題をサポートする業務改善ツールとなっているのです。

どの企業にも存在する業務課題、カスタムアプリがそれを解決するヒントになればサイボウズとしても幸いです。

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