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すべての社内決裁をIT化 ~ららぽーとエージェンシー株式会社様~

2014年8月の本社移転をきっかけに、10年以上自社運用されていた「サイボウズ Office」をクラウド版に移行。社内決裁に「サイボウズ Office」の「ワークフロー」を採用している、ららぽーとエージェンシー株式会社様を、今回はご紹介いたします。

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ららぽーとエージェンシー株式会社
管理部長 大島 英明


ららぽーとエージェンシー様は、大型商業施設「ららぽーと」を運営する三井不動産グループ
のひとつで、商業施設運営に必要なセールスプロモーションをはじめ、旅行事業や保険事業まで総合的なエージェント 業務を行っています。

今回、同社で総務・経理の仕事をされながら「サイボウズ Office」の運用を含めたシステム周りを担当していらっしゃる、管理部長の大島英明様にお話を伺いました。

 

〈 目次 〉

 

すべての社内決裁をサイボウズ Office の「ワークフロー」を用いてIT化

「サイボウズ Office」を導入後少ししてから、「ワークフロー」機能を使い始め、今ではほぼすべての社内決裁を「サイボウズ Office」の「ワークフロー」を用いてWeb上で行っています。管理部としてすべての社内決裁書に目を通す必要のある大島様にとっては、業務になくてはならない存在になっています。

◆ ワークフローとは

「ワークフロー」は、経費の処理や稟議書などの申請業務を電子化し、業務の効率化を実現できるアプリケーションです。
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交通費精算、備品購入届、有給休暇届、住所変更届、押印申請 などあらゆる申請に利用可能。

-「ワークフロー」機能を使用する以前のお話を教えてください。

社内決裁裁書はすべて紙ベースで行っていました。決裁番号を探して1枚1枚にはんこを押すのがとても大変でした。

-「ワークフロー」機能はすぐに使えるようになりましたか?

紙ベースで行っていた承認フローをそのまま置き換えることができたので、簡単にIT化することができました。

-どのような申請を「ワークフロー」を用いて行っているのですか?

ほとんどの社内決裁をサイボウズの「ワークフロー」を用いて行っています。普段はららぽーとなどの商業施設の販売促進を目的としたイベント実施やポップづくりなどをしています。申請業務はその際発生する備品や、営業部の交通費など、様々です。一つ一つの用途に合わせて申請書の雛形を作成して使っています。

-実際使用してみてどうでしたか?

申請書の履歴が残り、さらに、決裁番号を検索して、ボタンひとつでかんたんに承認作業ができるのでとても便利です。
◆ワークフローの検索・履歴

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-「Office 9」のときに「差し戻し」ボタンがついたのですが、いかがでしたか?

「差し戻し」ボタンは大変便利ですね! 以前は申請者のもとへ直接行って内容の修正をしてもらっていたのですが、「差し戻し」ボタンのおかげで、同じ決裁番号のまま再び処理できるようになったので、凄く便利になりました。

◆差し戻しボタン

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クラウド移行で検索スピードがあがった

2014年8月の本社移転をきっかけに、10年以上自社運用されていた「サイボウズ Office」をクラウド版の「Office on cybozu.com」へ移行しご利用いただいています。

-クラウドに移行して、何か変化はありましたか?

自社運用していたときは、サーバーの不具合により検索に時間がかかったり、「サイボウズ Office」が使えない日もありましたが、クラウド版に移行したことでそういったことはなくなりました。レスポンスが向上し、以前より「ワークフロー」の検索スピードが上がり業務効率がよくなりました。なによりも、サーバーの管理をする必要がないので、本来の業務に集中できるようになり大変満足しております。

 

最後に

ららぽーとエージェンシー様には、「ワークフロー」以外にも多くの機能をご利用いただいております。 「社内メッセージ」では必ず「閲覧機能」を利用し、誰が閲覧し、誰が閲覧していないかをチェック、閲覧していない方に関しては個人的にメッセージを送ることで閲覧を促すようにしているということでした。「サイボウズ Office」を長くご愛用いただき、また細かい機能をも工夫して運用していただけていることを大変嬉しく思いました。

ららぽーとエージェンシー株式会社 様
212.JPG 所在地: 〒103-0007 東京都中央区日本橋浜町2-31-1 浜町センタービル13階

事業内容:損害保険代理業/旅行業法に基づく旅行業/アミューズメント事業/広告代理業 /小売業/商業施設内での食品物販催事の運営管理

企業サイト:
http://www.lalaport-agency.co.jp/index.html

 

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