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創業から35年分の顧客データを紙からクラウドへ 2代目社長の案件管理術 - なまあず本舗様

耐震設計でまちを守る。創業35年、地域密着の建築設計事務所

東京都府中市にある建築設計事務所、「なまあず本舗」。"なまず"をもじった社名から連想されるように、耐震建築に強みがあり、遠くは東北や九州からも耐震設計の構造計算依頼がくるほど高い専門性をもつ建設設計事務所です。
創業から35年。古くからの付き合いのあるお客さまもたくさんおり、雑貨ショップも併設する事務所には近所の小学生も遊びにきます。地域密着で信頼されている企業様です。先代から事業を受け継ぎ、現在「なまあず本舗」の代表をつとめる2代目社長の石塚武志さんに、サイボウズのクラウドサービスで実践している案件管理についてお話を伺いました。

「なまあず本舗」代表の石塚武志さんにお話を伺いました。

 

35年分の顧客データを、セキュアに管理

――「サイボウズ Office」を導入されたきっかけは何だったのでしょうか?

顧客情報の管理で悩んでいたのがきっかけです。先代から後を継いだ後、30年以上前に家を建てたお客様のリフォーム依頼が増えてきて、顧客情報を紙や人の記憶に頼るのには限界がでてきました。必要な情報がすぐにみつからなかったり、誰が誰だか、全く分からないこともありました。

――そこで、30年分の顧客データを紙から「サイボウズ Office」へ移行することになったのですね。

「そうなんです。30年前の情報をデータベース化することを考えると、先代の父親をはじめ、年長者が入力や閲覧しやすいものが欲しかった。グループウェアは、かなり試用しましたが、一番秀逸だと思ったのが『サイボウズ Office』の『アドレス帳』でした。逆にアドレス帳の完成度が低かったら他のサービスを使っていたかな?と思うくらい。社内でも評価されています。」

――お褒めいただきありがとうございます。どんな点が良かったのでしょうか?

「探したい情報が簡単に出てくるのがいいですね。項目も簡単に拡張できますし、スケジュールや報告書の機能と連携するのも重宝しています。また、セキュリティ面でも満足しています。住所録・業務記録台帳などはこれまでExcelでの管理を考えたこともあったのですが、外部にデータを持ち出せると情報流出の危険性があるので、躊躇していました。『サイボウズ Office』に蓄積した顧客データはCSV形式で書き出すことができますが、普段はアクセス権をかけて閲覧のみ可能とし、データとして保存できないようにしているので安心です。

 

アイディア次第で自由自在。カスタマイズ可能な業務アプリ

――アドレス帳の他に、顧客案件管理に活用いただいている機能はありますか?

「『サイボウズ Office』のカスタムアプリ(簡単に業務データベースアプリがつくれる機能)を使っています。

例えば、建築設計事務所の案件管理は、過去にどの施工業者にお願いしたかというのが大事な情報になります。ただ、施工業者を経由しないで直接、事務所に連絡がくる場合もあるので、施工業者の情報と顧客の情報を両方管理するのが大変でした。カスタムアプリにはリレーション機能があって、複数のデータベースをひもづけて管理できるので、案件管理に重宝しています。

 

石塚様がカスタムアプリで作製した「業務案件」データベース

(画像をクリックすると拡大します)


――具体的には、どのような運用をしているのでしょうか?

システムの中心となる業務案件データベースを作製し、これに他のデータベースの情報をひもづけて運用しています。例えば、顧客情報や施工業者の情報は、『サイボウズ Office』のアドレス帳データを参照できるようにしています。アドレス帳に記録した、住所や電話番号、施工業者の過去の業務や所員がすぐにわかるので非常に便利です。また、業務経過のログはカスタムアプリで別のデータベースを作製してひもづけています。これにより、該当の案件が現在までにどう進行しているのかが、一目でわかります。情報がまとまっていれば現場管理報告書も簡単に作成できますし、社員誰でもその案件の経過がわかるので問い合わせにも迅速に対応することができるようになります。

――なるほど。案件管理の秘訣は、「複数のデータベースを連携して必要な情報をすぐに取り出せるようにする」ことなのですね。

「そうですね。カスタムアプリのリレーション機能はかなり活用しています。他にリレーション機能を使って便利だったのは『業務・電話記録アプリ』でしょうか。これは、その日の電話、打ち合わせをばんばん入力できるシステムです。入力したデータを日報と業務台帳とひもづけて、関連する事項や打ち合わせをダイレクトに参照できるようにしました。社員にとってはフォームに単純に入力していけばいいので運用も楽だし、経営者や管理職からみると、日報、業務台帳、顧客対応履歴がひもづいているので、社員や案件の状況を簡単に把握することができます。

 

電話やメールなどの案件対応や進ちょくを記録する「業務・電話記録」アプリ。
細かな情報もデータベース化することで、すっきり整理できる。

(画像をクリックすると拡大します)

 

「こういったシステムは無理すれば自作でプログラムを組んでつくれるかな?・・・とも思いますが、ノンプログラミングで思考を止めずに開発ができるカスタムアプリなら、かなり高速で作れますしカスタマイズも容易です。少しずつ作って、簡単に修正していけるのがカスタムアプリの良さ。『業務・電話記録アプリ』は当初の設計とかなり変わってきていますが、問題なく運用できています。」

 

――カスタムアプリを活用いただいて、ありがとうございます。これまでにどのくらいの数のアプリを作製いただいているのでしょうか?

「いままで作製したアプリは試用も含めて20個弱くらいです。制限なくいくつでも新規にアプリをつくれるので、気軽にどんどん作製しています。」

 

< なまあず本舗様で活用いただいているカスタムアプリの一例 >

・ 業務管理

・ 業務・電話記録

・ 日報

・ 補強部材検索データベース

・ 工務店施工実績データベース

・ 自動耐震補強見積支援システム

・ 自動木造3階建て構造計算可否判定アプリ

・ 商品台帳

・ 在庫管理記録

・ お中元・お歳暮管理

 

――この「自動木造3階建て構造計算可否判定アプリ」というのは、かなり専門的な名前ですが、どういったアプリなのでしょうか?

「これは、カスタムアプリの自動計算機能を使ったアプリです。案件の見積依頼を受けたときに、実施可否を素早く判断するために作製しました。過去の計算データから式を導きだしていて、床面積等を入力するだけで各階の耐震に必要な壁の長さが大まかに判定できます。図面をもらったときに、数値を入力するだけでプランチェックができる便利なアプリです。『サイボウズ Office』のカスタムアプリは単純で簡単に使えるぶん複雑な処理は苦手ですが、このようにおおざっぱに結果を算出する診断アプリなど、もっといろいろな利用価値があると思います。

 

床面積を入力するだけで、案件の実施可否を素早く判断できる
「自動木造3階建て構造計算可否判定アプリ」

(画像をクリックすると拡大します)

 

――すごい!アイディア次第で、いろいろな使い方ができるのですね。

「はい。小さい企業にとってカスタムアプリは、強い武器になります。この機能を使わないと『サイボウズ Office』の本当の良さを感じられません。カスタムアプリはすごいです。」

 

モバイル活用で、社長が安心して外出できるようになった

――クラウドサービスを使っていて便利だと感じることはありますか?

営業の外回りに出やすくなったのがよかったです。なまあず本舗は社員が7名で、そのうち事務員が2名、建築士等が5名。営業は私がメインで対応しているのですが、私自身が外回りに行ってしまうと事務所への問い合わせ電話に対応できない。そんなときに、外出先でもスムーズに情報共有できるクラウドサービスは便利です。

顧客データもスケジュールも全部スマートフォンやノートPCで見る事ができるので、会社に戻る必要がありません。また、電話メモ機能も便利ですね。外出時の伝言がスムーズになりました。私は打合せ時に携帯電話にでないようにしているので、社内で電話を受けた社員が『サイボウズ Office』の電話メモ機能で携帯のメールアドレス宛に用件を通知してくれます。連絡する方もフォームで手軽に通知できますし、メールだと埋もれてしまいがちな伝言も、電話メモで履歴に残しておけば、社内に帰ってから『サイボウズ Office』をみて一覧で確認できるので安心です。外出先で社内の状況を確認できるというのは非常にいいですね。」

 

今後の「サイボウズ Office」の活用について

――最後に今後の「サイボウズ Office」の利用や、製品への要望についてお聞かせ下さい。

「現在は主に顧客データの管理などデータベースの用途として使っているので、今後は事務所内での横の情報共有にも使っていければと思います。電話メモを利用した社内連絡はだんだんと定着してきたところです。要望については、印刷機能の強化を望んでいます。今は宛名印刷ソフトと併用していて手間がかかるので。また、外出先で確認しやすいように、スマートフォン用の画面やアプリの表示が改善されれば、さらに活用の幅が広がると思います。」

――ありがとうございました。今後もますます便利に使っていただけるように、パワーアップしていきたいと思います。

*インタビューの内容は、一部、石塚様のブログ「なまあず日記」の内容を引用させていただいています。

 

(文責/ながやま)

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