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顧客の問い合わせ対応から、生産、納品までの業務効率を大幅向上

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他社が簡単に真似できない技術を磨くことを考えながら仕事に向き合ってほしい

日本特殊光学樹脂株式会社(以下、日本特殊光学樹脂)は、フレネルレンズをはじめとする特殊なプラスチックレンズを作る日本が誇るメーカーだ。

世界を舞台に、「フレネルレンズと言えば日本特殊光学樹脂」と知れ渡るほど業界では有名な存在だ。そのため、国内だけではなく、海外のお客様からもウェブサイト経由で問い合わせが多く、対応漏れなど起きないように「サイボウズ メールワイズ」を導入。

また、工場で働く社員のスケジュールをExchangeで調整していたが、サーバー管理のメンテナンスコストと、社員の使い勝手を考え、スケジュール管理や本社と工場の情報共有の基盤に「サイボウズ Office」を導入した。

代表の佐藤氏は、「サイボウズを導入したことで、社内の情報共有が劇的に変化しました。現在は本社と工場で技術的なやり取りが記録できるようになり、プロジェクトを担当した社員以外にもノウハウが共有・検索できるようになりました。」と導入効果を感じている。

〈 目次 〉

 

顧客の信頼と満足を得るためのチームワークを実現するシステム

ものづくりは、顧客が求める製品を作ることだけでなく、求める納期までに作り上げることが大切である。「サイボウズ Office」は要求の高い製品や納期に対応することを可能にしている。まず、本社の社員が新しい注文を受けた際、「メッセージ」で製品の詳細、納品先、納期を工場へ共有している。工場では、新しい注文内容を把握し、お客様の望む製品を納期までに作れるよう、いち早くスケジュールを調整する。「忙しい時期は、2週間先のスケジュールを立てておかなければ、お客様の納期に間に合わないことになります。本社と工場のスピーディーな情報共有と、簡単に社員のスケジュール管理が可能になったことにより、お客様のご要望にお応えできています。サイボウズが頼りです。」と工場長の関谷氏は語る。

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【メッセージ画面】新しい注文の内容や製品の発送内容について、本社と工場でやり取りを行う。

【スケジュール】工場で働く社員のスケジュールは、工場長が調整し、サイボウズへ登録している。社員は工場に置いてあるパソコンで自分のスケジュールを確認し、翌日の準備をしてから帰宅が可能となっている

【スケジュール】工場で働く社員のスケジュールは、工場長が調整し、サイボウズへ登録している。社員は工場に置いてあるパソコンで自分のスケジュールを確認し、翌日の準備をしてから帰宅が可能となっている。

 

目標の可視化で社員の意識改革

他社が簡単に真似できない技術を磨くことを考えながら仕事に向き合ってほしい」先代社長(現会長)が掲げた社訓「本物を創る」にはそんな想いが込められている。そのため、日本特殊光学樹脂では「本物創りタスクシート管理」というカスタムアプリで目標達成の意識付けを行っている。こちらのアプリでは、中長期的な目標を社員が自ら立てて登録する。また、部下に達成してほしいことを上司が登録する。いくつでも登録して良い運用になっており、半期に一度、進捗とタスクを見直す機会を設けている。「本物創りタスクシート」は「サイボウズ Office」を導入前からエクセルとメールで運用していたが、忙しさで白紙のまま提出されることもあり、管理が難しかった。カスタムアプリで運用後の変化について工場長の関谷氏はこう語る。「紙から電子化することで管理がしやすくなったことはもちろんですが、目標を達成することに対しての意識が変わりました。エクセルで運用していた頃は、メールで上司と部下の1対1のやり取りでした。カスタムアプリを利用してからは、お互いの目標を認識しながら働くことができるようになりました。上司以外の社員がアドバイスをすることも多くなり、半期ごとではなく、日々進捗管理ができるようになりました。

【本物創りタスクシート】半期に一度、上司へ設定した目標をメールする運用から、全員が確認できるアプリにいつでも目標を登録する運用へ変更。自分の目標と共にお互いの目標も意識した環境が出来上がった。

【本物創りタスクシート】半期に一度、上司へ設定した目標をメールする運用から、全員が確認できるアプリにいつでも目標を登録する運用へ変更。自分の目標と共にお互いの目標も意識した環境が出来上がった。

 

シンプルな操作のカスタマイズ性に長けているデータベース

「簡単にカスタマイズできるため、『本物創りタスクシート』以外にも様々な場面でカスタムアプリを活用しております。」と、代表の佐藤氏は話す。業務を効率化できると課題に感じていたことをカスタムアプリで挑戦している。例えば、固定資産の管理に伴い、税理士が管理している番号と自社で管理している番号が違ったため、エクセルでのステータス管理に苦労していた。カスタムアプリで、固定資産管理アプリを作り、番号を紐づけるデータベースが作ることができたと共に、状況が一覧で把握できるようになり、担当者を割り振ることもできるようになった。

また、他に持っていた課題として、メールワイズ(サイボウズのグループメールサービス)に届いた問い合わせ内容は、本社の営業部署以外アクセスできないため、顧客からの技術的な質問があった際や議事録の確認など、内容を共有する手間と時間が発生していた。カスタムアプリのメール読み込み機能を利用することで、問い合わせの内容をカスタムアプリに読み込み、コメント機能で工場の社員が議事録の確認や訂正コメントを即座に投稿出来るようになった。よりスピーディーに顧客の対応ができるようになった。

【議事録をメール読込】メールワイズで受信したメールをカスタムアプリで共有

【議事録をメール読込】メールワイズで受信したメールをカスタムアプリで共有

他にも、書庫に保存した書類がすぐに探し出せるように『保存書庫管理アプリ』を作っており、『契約書管理』と『金型台帳』のアプリを開発中だ。全てのアプリを作り始めた代表の佐藤氏はカスタムアプリについて、こう語る。「今まで紙で管理していたことは、必要になった際に探すことに苦労しました。埋もれてしまっていた情報をシステム化することで簡単に管理できるようになり、時間を大事に使えるようになりました。今後もカスタムアプリをたくさん活用していきます。」

(文責/いずみ)

日本特殊光学樹脂株式会社
所在地(本社):
〒174-0046 東京都板橋区蓮根2-16-10

事業内容:
プラスチックレンズ及び各種金型の製造販売

企業サイト:
http://www.ntkj.co.jp/

 

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