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現場と本社を繋ぐ データベースを活用したグループウェア利用〜株式会社 須長製作所〜

今回ご紹介するのは、ダクト設備の設計・製造から施行までを一貫して行う株式会社 須長製作所様です。本社、工場、現場に社員が分散する同社で、「サイボウズ Office」はどんな役割を果たしているのでしょうか。

図1

ダクトは中高層オフィスビルや工場、劇場、デパート、病院などに設備されている空気を送る装置です。

〈 会社概要 〉

須長製作所様は昭和29年に設立、今年で会社設立60周年を迎える企業です。フジテレビ本社ビル、東京スカイツリー、新丸の内ビル、ランドマークタワーといった日本の有名な建築に多く携わっています。社員数は59名(2014年6月現在)です。

現在「サイボウズ Office on cybozu.com」(プレミアムコース)をご利用いただいています。工事管理部の高橋様と平様にお話を伺いました。

 

〈 目次 〉

 

『出勤簿を電子化したい』と5年間あたためてきた想いを「カスタムアプリ」で実現

"上司が5年ほど前から出勤簿を電子化したいと望んでいました。そんな時、空調ダクト製造するための鉄板納入業者さんからサイボウズを紹介していただき、その場で見せて頂いたそうです。インターネットで「サイボウズ Office」について調べ、「お試しやってみよう」という事になり、私が導入・運営する担当になりました。年配の方も多いため、使ってもらえるか心配な部分もありましたが、若手が中心になって盛り上げてくれたのを覚えています。"(高橋様)

同社では、はじめ事務所スタッフの15名分のみから契約を始めました。実際に使い始めてから、出勤簿で利用できると確信し、契約1か月後に42名分のユーザーライセンスを追加し、工場・現場勤務の社員を含め全員で使い始めました

高橋様と平様が所属する工事管理部は、営業から工事の打合せ、設計を一貫して行っている部署です。そんな彼らがなぜ、グループウェアの担当になったのか、お話を伺いながら理由がみえてきました。

 

現場と本社を繋ぐ スマホを駆使したグループウェアの利用

-「カスタムアプリ」をどのように使い始めましたか?

まず、はじめに「搬入予定表」をカスタムアプリで作りました。以前は、搬入予定表の閲覧を社外からする事が出来なかったため、工場や現場とのやり取りを電話やFAXで行う必要がありました。現在はカスタムアプリを利用することで、搬入予定表に工場や現場からアクセスすることが可能になりリアルタイムな運営と情報共有が実現しています。(高橋様)   高橋様

-「カスタムアプリ」を作成することに問題はありませんでしたか?

カスタムアプリの設定はそれほど難しくなかったですよ(笑)。楽しみながら作りました。見やすいようにデフォルトの(カレンダー)ビューでは、今日以降の搬入予定のみ見せています。レコード詳細ではドライバーに必要な情報のみ載せたビューを作り、印刷して渡しています。現場担当者が登録し、本社と工場でそれを確認し、いつまでにダクトを作る必要があるのか、またいつトラックへ積載するのか、こちらのアプリで全て管理することができます搬入先の現場では、運搬用エレベーターの予約時間が決まっているため、トラックは予約時間前に到着する必要があります。そのような内容も含まれており、こちらに間違いがあると現場が仕事を進められない状況に陥ります。毎日5件ほど搬入予定がありますので、間違いがないように気を付ける必要があります。(高橋様)  高橋様

 

搬入予定表の利用イメージ
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搬入予定表_イメージ

 

 

搬入予定表の画面イメージ
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※上記は須長製作所様が実際利用しているカスタムアプリにダミーデータを入れたイメージとなります。

-導入目的だった「出勤簿」の電子化はいかがですか?

弊社は一度に20~30の現場に社員が出向いております。現場で働く人は、直行直帰の人がほとんどのため、個人のスマホから出勤簿を登録してもらっています。なるべく負担を減らすため、入力項目を減らし、簡単に時間をかけずに、現場名と残業時間を登録する仕組みにしました。以前は1か月に1回紙で提出してもらっていたのでで、残業が続いていた人がいても、1か月後に認識をしていました。現在は、リアルタイムに報告してもらうことで、残業がかさんだことによる体調不良などを招かない対策の一つだと考えています。(平様)  平様

 

出勤簿のカスタムアプリ利用
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出勤簿_スクリーンショット

 

※上記は須長製作所様が実際利用しているカスタムアプリにダミーデータを入れたイメージとなります。

 

社員の要望を汲み取り すぐに解決に導いた使い方

-他にもどのような用途でカスタムアプリを利用されていますでしょうか?

若手から要望があり「名簿」アプリを作りました。こちらは入社して間もない社員が現場へ行った際、誰がどの役割の人かわからず困っていたため、社内と協力会社の方々の顔がわかるように作成しました。こちらは30歳以下の若手社員のあつまり「青年部」で業務改善の話し合いをしてきた時に要望が挙がりました。(平様)  平様

 

-ざっくばらんに話した時の要望をカスタムアプリですぐに実現できるのは凄く良いですね。他にも平様が作ったアプリはありますか?

はい、ちょうど本社を新しく建てたのですが、新社屋建設工事の様子を写真におさめてカスタムアプリに登録しました。現場や工場で働く社員の中には、一ヶ月に数回しか本社に来られない人もいるため、一緒に本社が出来上がる楽しみを共有できればと思いました。今後も記録を続けていきたい思っています。(平様)  平様

新社屋建設工事の様子を配信していく 本社通信アプリ

本社通信SS

 

社員が迷わず使えるように工夫

高橋様、平様 お二人とも社員の皆様への気遣いや仕事の効率化への思いを感じることができました。更に取材チームを驚かせたのは、様々な場面で見え隠れする「配慮」です。どのようなことを行っているかみていきましょう。

1.アプリケーションメニューのカスタマイズ

"ヘッダーで表示されるアプリケーションメニュー 必須のアイコン以外は非表示にしています。また、工場では1台のパソコンを共有するため、きちんとログアウトしてからパソコンを離れることを意識させるために、「ログアウト」のリンクを作っております。自分でアプリケーションメニューにアプリケーションを追加できることに気が付いてもらうために、アイコン追加のリンクも追加しました。"

アプリケーションメニュー

「ログアウト」と「アイコン追加」は個人メニューの機能として用意しておりますが、設定がワンクリックで行うことが出来ません。
アプリケーションメニューの設定
で任意のリンクを追加することでワンクリックを実現する工夫を凝らした活用事例です。
※上記は須長製作所様の画面に似せたアプリケーションメニューを作成しました。

2.スマートフォン専用のポータルページ

"無料のアプリ KUNAIも利用しておりますが、社外からアクセスする際に必要なリンクのみを集めたページをHTMLで作りました。アプリケーションメニューからもアクセスできるようにしております。"

DSC02886

3.アクセス権を利用した整理方法

"社外に流出するとNGな情報は元々アクセス権をつけていましたが、それ以外にも過去に利用した情報などで社員が普段必要ない情報もアクセス権をつけるようにしました。そうすることによって、保存しておく必要があるけれど、普段利用しないデータは管理者のアカウントからのみアクセスすることができ、他の方が必要な情報のみを見れる環境ができております。"

 

今後「サイボウズ Office」に期待すること

"チャット機能があると嬉しいですね。既読がわかり、スマホでもPCでも使えるツール。見ているのか、見ていないのかわからないことがあるため、こちらが「サイボウズ Office」に加われば、仕事に関わることがほぼ全てサイボウズで行うことができて嬉しいですね。"

今後も必要な時に、業務の遂行を手助けするカスタムアプリを作っていきたいとお話いただきました。

株式会社 須長製作所
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所在地:
〒140-0002 東京都品川区東品川1-36-17

事業内容:
ダクト設備の設計・製造から施工までを一貫して行う会社

企業サイト:
http://www.sunagass.com/

 

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