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事例まとめでみる!Web型ワークフロー決裁システムの効果

「紙の決裁から電子決裁のワークフローに変更したいとは思っているのですが・・・」 このようなご意見をいただくことが多々あります。

今回はたくさんのお客様の事例をベースに、Web型ワークフローの導入効果を紹介させていただきます。是非、ご参考にしていただけると幸いです。

〈 目次 〉

 

状況を把握し、即時対応を可能とするワークフロー

紙の決裁の場合、いまどこで決裁が止まっているかわからない場合や、過去のワークフローを探すのも一苦労ですよね。実際の体験談により、状況を簡単に把握できた際の効果をみていきましょう。

 

事例1 株式会社興和電設

件数が多く管理しきれていなかった、小口の見積書提出にワ興和電設ークフローを利用している。
「以前は各自がExcelで見積を作成し、総務部門が提出していました。しかし、小口の見積書は年間1,000件にものぼり、管理しきれていません。そのため、見積書がお客様に提出されたのか、今どのような状況なのか、わからなくなってしまっていたのです。そこで、Officeのワークフローを利用することを思いつきました。」(工藤様)
Officeのワークフローなら申請状況や処理状況を一覧で確認することが出来る。依頼側も途中経過を一目で確認でき、いちいち処理状況を聞きに行く手間もなくなった

常務取締役 工藤様 利用事例より

 

事例2 株式会社東京ウチダシステム

ウチダシステム稟議書等の申請に関係する業務は、以前は紙で行っていました。なかなか結果が降りてこなくて『あの申請どうなった?』と思っても、承認者や決裁者の不在などで、どこで止まっているか判らないんです。
今では『ワークフロー』を導入したことで、業務スピードは格段に上がりました。管理職は「サイボウズ リモートサービス(※)」を使用し、社外からも承認作業ができるようにしていますので、不在で決済が止まるということもなくなりました。また、どこで止まっているかも一目でわかりますので即座に対応できます。
※ サイボウズ リモートサービス:パッケージ版を利用の方対象に、社内LANを守るセキュリティ環境を変えずに、社内LAN内でしかアクセスできないサイボウズ製品へ、外出先や自宅、携帯電話からアクセスできるネットワーク環境を提供するサービス

営業企画室 兼 設計デザイン室室長 白須様 利用事例より

 

事例3 日本ベリサイン株式会社

ベリサイン

出張や入社、退社、機材発注などの申請に「ワークフロー」を使っている。
以前は、申請する際ファイルサーバーにある書類ファイルを探し出し、入力してプリントアウトして提出していた。ところが、目的のファイルを探し出すのも一苦労だし、提出先もすぐにはわからないという問題もあった。
ワークフローは社員からも好評だ。部門の管理者も勤めるマーケティング部 部長代理の姫崎 光昭様はワークフローのメリットを次のように語った。
「ワークフローを使えば、申請書類もすぐに見つかり、提出先も迷いません。その上、2経路に申請を流すこともできるので、自分のアシスタントにも送って状況を把握してもらっています」

マーケティング部 部長代理(部門リーダー) 姫崎様 利用事例より

 

モバイルを活用したスピーディーに決裁をまわすワークフロー

会社へ戻ると、申請書がデスクの上で山積み・・・。そんな生活とはおさばらしましょう。モバイルの利用によって稟議のスピードがあがっただけでなく、相乗効果としてサイボウズの利用率が一機にあがった事例もあります。実際の体験談をみていきましょう。

 

事例1 株式会社シンコーハイウェイサービス

シンコーハイウェイサービスサイボウズによる電子決済になる前は、稟議書は紙ベースだった。本社と営業者所をファクシミリで連絡していたため、決裁時間は 2~3日かかっていた。また今稟議書がどこを回っているか分からなくなることもしばしばだったようだ。
「ワークフロー」を導入して効果は 2つあった。
まず直接的な効果としては、稟議書の決裁が遅くて翌日と、目に見えて時間短縮され、稟議書が紛失することもなくなったこと。また間接的な効果としては、サイボウズ利用率が一気にあがったことだ。

業務部安全課課長 城戸 利用事例より

 

事例2 株式会社極楽湯

極楽湯紙ベースでワークフローを回していた頃は、羽塚様の出張中に稟議が滞っていたそうだ。
しかし「サイボウズ Office ケータイ」を使うことで、移動中の電車内でも携帯電話さえあれば簡単に決裁ができるようになった。
「携帯で決裁ができるようになって非常に便利になった反面、いつでもどこでもワークフローがスパムメールのように飛んでくるようになりました。良かったのか悪かったのか...(笑)」(羽塚様)
同社でワークフローがいかに活用されているか、よくわかる発言だ。

取締役執行役員 総合企画本部長 兼 総合企画部長 兼 新店準備室長 羽塚様 利用事例より

 

事例3 早稲田大学理工学部 コンピュータ・ネットワーク工学科 山名研究室

早稲田大学「ワークフロー」を使っての研究の進捗報告も活発に使われている。同研究室では、報告書を提出する際に、先輩のチェックを受けてから山名先生に送るルールだ。通常の研究報告は紙による提出だが、ワークフローを使うことで急ぎの発表会のための研究報告などにも対応できる体制になっている。

助教授 山名様 利用事例より

 

 

社員の意識改善に働くワークフロー

「ミスを軽減するため」、「トラブルを回避するため」、そんな通常の承認業務とは目的が違う用途でワークフローをご利用されるユーザー様もたくさんいらっしゃいます。会社にあわせた工夫で、社員の意識や業務のミス・トラブルを軽減できている体験談をみていきましょう。

 

事例1 株式会社サーベイリサーチセンター

サーベイリサーチセンターマーケティング部では「ワークフロー」を利用して、クレームや業務トラブル、スケジュール遅延などの報告と対応策を記述して回覧している。
「実際には、『ワークフロー』で是正報告書があがってくるより先に、耳に入ることは多いです。でも『ワークフロー』によって、確実に連絡が行き渡るようになり、同じミスがおこることもなくなりました」(落合様)
また最近では、勤怠などの申請を「ワークフロー」に移行し始めた。今後全社で「ワークフロー」を利用していく予定だ。

マーケティング部業務支援グループグループリーダー 落合様 利用事例より

 

事例2 東洋ケース株式会社

東洋ケース社員数が増え、業務が多様化するにつれ、確実な情報共有やワークフローの確立は欠かせないものになっていった。
吉川様が意識していたことがもう1つある。
「ワークフロー設計と同時に、社員に『こういう方法は正しくない』『こんなやり方をしたらトラブルが起きる』という問題意識を持ってほしかった。諸々の問題を本当に解決するためには、絶対にその視点が必要だと思いました。」
しっかりしたワークフローを作ることで稟議がスムーズに進むのはもちろん、社員に対して『こんなやり方では稟議が通らないかも』という意識付けにもなっていると思います。」

常務取締役/経営戦略室長 吉川様 利用事例より

 

事例3 大成建設株式会社

大成建設「ワークフロー」は、毎月必ず行われる工事報告書の作成に役立っている。

「建設工事をしている時には、工事の進捗状況を、毎月末に役所に報告しなければなりません。この工事報告書の作成は担当を決めて行わせるのですが、かつては報告書の作成・提出を忘れてしまうということもあったのです。そこで今は、報告書を作成する者、それをチェックする者、報告書を送付する者という 3人の担当を決め、『ワークフロー』を活用して工事報告書の作成から提出までを行っています。担当の間で同じデータを共有できるので確認もスムーズに進みますし、『スケジュール』と連携した『ワークフロー』によって、作成や提出を忘れるということは皆無になりました」(大矢様)
以前は作成や提出を忘れるというイージーミスもあった工事報告書だが、「スケジュール」との連携を強化した「ワークフロー」によって、定期的に必ず行われる作業として管理され、確実性を増した。大矢所長の心配の種が、ここでもまたひとつ減ったことになる。

国立成育医療センター(仮称)研究所整備工事 作業所長 大矢様 利用事例より

 

 

いかがでしたか?紙の決裁に慣れている企業様には、是非この機会に電子決裁に移行しやすい稟議書からはじめてみることをお勧めします。

※導入のヒントがつまった「グループウェアの教科書」も是非ご参考ください。

教科書_表紙

 

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