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すぐに真似できる!社内へグループウェアを浸透させる事例まとめ

「お試し中または導入後、どのように新しいツールを社員に使ってもらえるかが課題です。なにか良い方法はありますか?」 このようなご質問をいただくことが多々あります。

今回はたくさんのお客様の事例をベースに、グループウェアを浸透させる成功のポイントを紹介させていただきます。

  1. ルールを作ろう!
  2. 社長に利用してもらおう!
  3. 業務以外でも利用OKにしよう!
  4. おまけ:機能を制限して使い始めよう!

 

ルールを作ろう!

ルールを作り、使う理由を明確にすることで、スムーズに皆さんが使い始めることが可能です。

ルールとは例えば・・・?

  • 交通費申請、物品購入申請、割引申請、といった申請業務で「ワークフロー」を使う
  • 会議室や社用車といった設備の予約は「施設予約」を使う

実際このようなルール作りで社内がグループウェアを使うようになった事例をみていきましょう。

 

事例1 株式会社九食

株式会社九食様"運用定着のために稟議は「Office」のワークフローからのみとルール化しました。本社と営業部や工場が離れていて、また幹部社員の出張もあるので、クラウドの場合場所にかかわらず承認・決裁が進むところが便利ですね。"

管理部総務課課長 荒谷昭様 利用事例より

 

事例2 株式会社山崎文栄堂

株式会社山崎文栄堂様"いいことは強制して徹底するんです。いいこととわかっていても、なかなかやれないのが人間ですから"

...サイボウズももちろん全員強制。例えば、サイボウズのスケジュール入力で10日後までスケジュールが入力されているか定期的にチェックしている。チェックするのは社長自身。しかも、このチェックシートの評価が賞与の3割を占めるというから、その徹底ぶりのほどがわかる。

代表取締役 山崎様 利用事例より

 

事例3 株式会社シータス&ゼネラルプレス

株式会社シータス&ゼネラルプレス様

※地道に呼びかけることをルールにした事例です。

"地道に「スケジュールを登録してみてください」「会議室を予約してみてください」と社内のメンバーに呼びかけていたところ、まず、会議室の施設予約で使ってくれるようになりました。そのうち、外回りのメンバーがスケジュールで予定を入れるようになってきて、導入して1~2年後くらいでやっと全社に浸透してきた感じです。"

システム担当 牧野様 利用事例より

 

社長に利用してもらおう!

多くの会社様では、社長に「サイボウズ Office」を気に入っていただき、社長ご自身が積極的に利用してくださっています。そのような企業様は導入後、浸透が早い傾向があります。その理由は以下のようなことがあります。

  • 「社長の言葉」が発信されることで、本社だけでなく、工場や店舗も会社の方針や、現在社長が考えていることに興味が沸き、グループウェアを確認するようになる
  • 社長のスケジュールが公開されていることで、今日社長がどのような活動をしているか、確認するためにグループウェアへログインするようになる
  • 社員が書いた日報や報告書に、社長がコメントすることで、使うモチベーションが向上する

実際このような社長の影響でグループウェアが浸透された事例をみていきましょう。

 

事例1 株式会社和多屋別荘

株式会社和多屋別荘様"やはり「社長に見られている」という意識でしょうか。社長は社員の発信を必ず見ているので、「あの件どうなりましたか」と聞かれることもあります。だからこちらもやりっ放しには出来ないし「報告しなきゃ」という気持ちになります。

実際会社として、「体幹」が変わってきてることを感じています。社長の発信によってこの旅館が向かっていく『ベクトル』を共有できるようになったと思います。この積み重ねが、和多屋別荘としてのお客様へのサービスに反映されると思います。"

宿泊課 主任(取材時)東島様 利用事例より

 

事例2 株式会社芝浦スタジオ

株式会社芝浦スタジオ様

"全体的なサービスの質を上げるためには、ダイレクトに経営者の声を伝えることが重要だと思っていて、グループウェアはそういう場所にもなっています。たとえば顧客に何かをお断りするケースがあるとして、その時に「ルールでダメなんです」ではなく、その理由までいちスタッフが説明できる、というところもサービスの質だと思っています。

正しい答えはたくさんあるのかもしれませんが、経営者はその中から『うちはこれを選択する』という意思決定をします。その決定のプロセスをも見せることで、その理由を末端のスタッフが顧客に説明して納得させることができる。これが大事。またそれは全員に共有できている必要がある。常時同じサービスが提供できないですからね。"

代表取締役 川浪様 利用事例より

 

事例3 京都センチュリーホテル株式会社

「社長からのメッセージ」掲示。 時系列で社長からのメッセージを掲示し、それをトップページからリンクする。

社長自ら導入を促進されたとあって、導入後の活用もスムーズ。社長の意思が社内に浸透しているおかげでトラブルもなく、順調に運用が進んだそうです。グループウェア導入前はなかなかスタッフに届きづらかった「社長からのメッセージ」を、掲示板機能を使って運用されています。時系列で社長からのメッセージを掲示し、それをトップページからリンクするような形で活用されています。

 

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情報システム部 井上様 利用事例より

 

 

業務以外でも利用OKにしよう!

チームや部署の飲み会の日程調整、会社の近くの美味しいランチの紹介、最近はまっている・お勧めの本など、業務以外のことでもグループウェアを活用される企業様はグループウェアの活用も促進し、より業務のコミュニケーションも活性化される傾向があります。

実際このような業務以外にグループウェアを利用している社員がいる会社様の事例をみていきましょう。

事例1 株式会社芝浦スタジオ

仕事以外の話題も積極的に使わせてますよ。入社・退社の挨拶とか、飲み会の告知、新人芸の打ち合わせ、とか。こういったことは全体の一体感を生むんですよ。そういうことも各スタッフの「おもてなしの心」に現れると思っています。

代表取締役 川浪様 利用事例より

 

事例2 株式会社和多屋別荘

株式会社和多屋別荘 代表取締役 小原 嘉元氏

まず私が率先して情報発信を「サイボウズ Office」上でするようにしました。私も社員の発信は細かにチェックして、フォローを入れたり、「いいね」を押したりして「みてるよ」ということをアピールしています。

またライトに、軽い気持ちで書き込んでいいよ、とも言っています。仕事に関係あるかないかにかかわらず、自由に使っていいと。

「いいね」ボタンが大きいのかもしれない。気楽に押せるし、社会的にFacebookなどのSNSが一般化した今だから、社員も違和感なく、うまく行っているのかもしれないですね。

....主に掲示板やメッセージでのやりとりが活発です。日次の売上情報や、予約状況を共有してシフト調整につなげたり、また外国からのお客様へお出しする料理の注意点などの周知や、「どこか良いレストランしらない?」といった業務以外のことまで。

代表取締役 小原様 利用事例より

 

おまけ:機能を制限して使い始めよう!

「サイボウズ Office」は標準で13個のアプリケーションがご利用いただけます。すべてを使い始める企業様もいらっしゃいますが、より全社員にわかりやすく使い初めていただくため、機能を制限して使い始めることがおすすめです。また、「サイボウズ Office」はユーザーごとに制限できる機能を設定できるため、部署や役職ごとに許可したい機能を設定することができます。

実際このような機能を制限することから始めた会社様の事例をみていきましょう。

株式会社和多屋別荘

お客様と談笑する鶴田副支配人

まず最初は、使用できる機能を制限してリリースしました。一気にフル機能を提供しても、今の当社の社員は戸惑うだろう、ということでメール、メッセージ、掲示板、スケジュールと設備予約など、基本的な機能に制限してスタートさせました。

副支配人 鶴田様 利用事例より

 

 

 

いかがでしたか?グループウェアは導入がゴールではありません。導入後にいかに利用者に浸透させるか、そしていかに売上げアップに繋げることができるかが重要です。

この記事が少しでもお役に立てば幸いです。

※導入のヒントがつまった「グループウェアの教科書」も是非ご参考ください。

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