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ワークフロー決裁は場所を問わずスピーディに行うのがポイント

p15_01_dailyreport1人情シス状態でも始められる電子決裁

交通費の申請から物品の購入申請、そして企画書の稟議まで、何かと部下とのコンタクトが必要となる申請処理。外出から帰ると、承認待ちの書類の山・・・なんてことはないですか?ついつい中身を確認することも面倒になって、印鑑を押すだけの作業になっては、そもそもの承認の意味もありません。

時間を上手につかって承認作業をスムーズに回しましょう。1人でシステム周りを担当している方も始められるポイントも紹介します。

紙ではなく、電子決裁を利用する

内部統制の重要度が注目されるようになり、記録に残さないといけないということから、申請書類を保管しておく企業も増えたことでしょう。 しかし、承認者がいつ、どのような意思を持って承認したのか、ということまでは記録に残りません。また多くの紙の書類を保管するのもスペースを取るので大変なことです。

そこで「Office」や「ガルーン」などのグループウェア上で使える「ワークフロー」を利用されることをお勧めします。「ワークフロー」なら、いつ、誰がどこで承認したのかが分かり、なおかつデータとしてサーバー上にきっちりと記録が残されます。

また申請の発信者も、申請が現状どのようになっているのか、承認者や確認者の意思を確認することができます。

〈 進行状況の確認画面イメージ 〉

ワークフロー 進行状況

 

外出時の急な申請にも対応。
スマートフォンやフィーチャーフォンの携帯電話で確認。

そうは言っても、ずっとパソコンの前でワークフローが回ってくるのを待っているわけにもいきません。

マネージャー職は何かと忙しいし、外出の機会も多いことでしょう。そんなときには、スマートフォンの無料アプリ「サイボウズ KUNAI」フィーチャーフォンのブラウザから確認することがおすすめです。

ワークフロー_モバイルイメージ

モバイル機能について

移動中、ちょっとした休憩時にも携帯電話を見ることで、急な申請にもその場から対応できます。 帰社したら書類の山、という生活とはお別れしましょう。

クラウド版なら、特別な設定や契約なしで、すぐに外部からのアクセスが利用できます。

 

申請フォームの作成もプログラミングなしで誰でも設定ができる。
1人情シス状態でも始められます。

「ワークフロー」は、プログラミングといった特別な技術なしで設定することができます。申請フォームの作成は、入力タイプを選んで項目を追加していくことで、作り上げていくことができます。

また、「ワークフロー」をすぐに使い始められるように、無料のテンプレートをいくつか製品内で用意しております。こちらのテンプレートを、自社にあわせて簡単にカスタマイズすることができます。

〈 無料のテンプレート一覧 〉ワークフロー 無料テンプレート一覧

クリックして拡大

申請フォームの設定方法については、こちらをご参照ください。

人気な交通費精算書のテンプレートは「ネット連携サービス」を利用することで、経路と切符の金額を簡単に読み込むことができ、従業員に喜ばれる機能となっております。

〈 テンプレート「交通費精算書」 〉

【ワークフロー】例:交通費精算書

クリックして拡大

 

不在にしていた間の会社の業務は意外と積もり積もっているものです。「サイボウズ Office」をうまく利用して、外出先でも、社内との情報格差を解消しましょう。

 ワークフローの詳細を見る

 

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