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「見られている意識」が活用を促進 - 株式会社和多屋別荘【第二回】

佐賀県嬉野市、嬉野川の沿い三万坪の敷地に佇む、老舗温泉旅館和多屋別荘。社内のコミュニケーションの活性化を目的とし「サイボウズ Office」を導入した同社で、その背景や導入後の変化について、社長、導入担当者、そして実際に利用する現場担当者にインタビューを敢行。

第一回は導入の背景を社長と導入担当の副支配人に、今回の第二回は実際に利用しての変化を、各部門の従業員の方にお話しいただいた。

株式会社和多屋別荘【第一回】老舗旅館を背負う新世代リーダーが描く、新しい組織の形

「サイボウズ Officeチャンネル」動画事例:【和多屋別荘×サイボウズ Office】老舗旅館を背負う新世代リーダーが描く新しい組織の形

(取材は2013年5月、6月に行いました。)

運営部調理課 課長 雨郡誠司氏

運営部調理課  課長 雨郡誠司氏

運営部調理課 課長 雨郡誠司氏

- 以前の情報の共有や伝達方法は?

朝礼での共有や、紙でのやり取りです。この場合その場限りの記憶になってしまったり、忘れてしまったりということもありました。いまでは「サイボウズ Office」上に記録があり、すぐに様々な情報をすぐに辿る(取り出す)ことができるので、その点ではやりやすくなりました。

- 共有される情報はどういったもの?

例えば最近では...(最近の掲示板の内容を見ながら)、台湾のお客様への精進料理(※)は日本と違い、肉や魚だけではなく、玉ねぎやニラ、にんにくも出してはいけませんよ、というような掲示が出ていますね。

(※ 編集注:台湾素食/台湾の菜食主義料理)

- 調理担当という業務の性質上、日常的にパソコンを使うわけではないと思うが、使い勝手はどうだったか?

確かに日常的にパソコンを使うわけではないですが、特に難しいということもなく、使いやすいと思いますよ。

- グループウェアに情報を残すことに対して、めんどくさいな、とかは思わなかった?

最初は、仕事柄パソコンを使うことは頻繁ではなかったので苦手でした。でも便利になる点が多かったので、戸惑いはあったけれど、「めんどくさい」と思うことはなかったです。

調理場の一角の事務室で「サイボウズ Office」の掲示をチェックする

調理場の一角の事務室で「サイボウズ Office」の掲示をチェックする。

例えばうちでは、新しいメニューを検討する際に社長を交えた試食会を行うのですが、その内容が「サイボウズ Office」上で、写真とコメントで共有されるんですよ。そこで指摘された内容がはっきりと伝わるので、以前よりわかりやすいですね。

今は社長が率先して、「サイボウズ Office」の中のいろんなところでコメントを入れて、(話題や議論を)広げる、ということを積極的にやっていて、その方針には共感していますので。

- 他に使い始めてからの変化は?

以前は、誰かが「これです」と用意してきたものを、社内の情報として受けとるだけでした。しかし今は、これまで見えなかった所が見えるようになりました。フロントで起きていることやお客様からの予約の状況とか。

例えば売上情報なんかは以前は見てませんでした。共有もされてなかったんじゃないですかね。(※)

(※ 編集注:実は経理部によって毎日、Notesで発信はされていた。)

その辺の数字は経理の人が見るもの、と思っていたんですが、今は毎日「掲示板」で更新されていて、見るようになりました。売上が下がっていれば自分も「どうすればいいか」を考えるし、興味がなかったところまで見るようになったように思います。「なんで全体の売上が下がっている時に、マッサージのところは上がってるんだろう、なんか理由があるのか?」と考えたり。それ自体以前はなかったことです。

管理部施設管理課 課長 橋川芳幸氏

管理部施設管理課 課長 橋川芳幸氏

管理部施設管理課 課長
橋川芳幸氏

橋川氏は社歴36年。社内では一番の古株で、この旅館の広大な敷地、建物の状態を最も認識している一人。机に座って仕事することはほぼなく、仕事の合間にパソコンを確認する程度。「サイボウズ Office」はスマートフォンからアクセスしている。

-「サイボウズ Office」をどのように使っている?

館内設備の故障や修繕の報告などです。例えば今日は、「ホールのカーテンが汚れていたのでクリーニングに出してます。だからいついつまでは使えせんよ。」と書き込んでいます。

- 「サイボウズ Office」導入後の変化は?

以前は他部署の人たちと業務上のやり取りは少なくて、考えも違う状況だったと思います。例えばフロントの状況、お客様の状況が、我々バックヤードにもわかるようになった。その結果、互いに思いやりというか、協力しようという雰囲気が生まれたと思います。

現場ではスマートフォンを利用して「サイボウズ Office」にアクセスする。

現場ではスマートフォンを利用して「サイボウズ Office」にアクセスする。

あと、現場の意見が言いやすくなったと感じています。理由としては、社長が変わったというところも大きいとおもいますが、今の社長は毎日頻繁に、自分の考えや意見を発信し続けています。それを見て自分たちも、社長が「ここに行きたい」「ここを目指している」ということが解るようになりました。解るから、自分なりの意見も言えるようになりました。社長も私達の発信を見て、必ず返事をしてくれています。そのことが「サイボウズ Office」を使いやすい状況にしていると思います。

- どのような意見や提案をしたのか?

ごく最近だと、飲料やお菓子がある休憩スペースが1階にあるのですが、現場が地下にある従業員は時間や移動の手間などの理由で、なかなか使いづらいので、社員向けの自動販売機をおいたらどうかと提案してみました。

「サイボウズ Office」上で、自販機を置いた場合それぞれの商品の原価はどうだ、それなら無料自販機を置くのがいいんじゃないか、などの議論があって、現在業者に見積もり依頼している段階ですね。

- 以前のシステムではなぜそのような事ができなかったのか?

よくわからないが、やりとりするというものではないと認識していた。自分も報告を送信することもなかったので...。

管理部経理課 次長 村井徹氏

管理部経理課 次長 村井徹氏

管理部経理課 次長 村井徹氏

- 経理部門では「サイボウズ Office」をどのように使っているのか?

主に部署間の連絡事項ですね。経理関連データを社長や上長に受け渡す場にもなっています。

- 以前は売上の数字などの情報は共有されていなかったのか?

以前から売上の数字は共有していますよ。

- 調理課の雨郡氏は「以前はなかったと思う」と話していたが?

「サイボウズ Office」導入する以前から送信はしていたんですがね...(苦笑)。ただこちらとしても、発信したデータを見られている、という意識はなかったですね。投げっぱなしというか...。

- なぜ以前のシステムでは現在のようなコミュニケーションが出来なかったのか?

共有というよりは、基本的に一方通行の発信でした。また操作がわかりにくくてやり取りが弾まなかったという事もあると思います。「サイボウズ Office」では気軽に「いいね」ボタンを押せたり、フォローを書き込んでリアクションがあることが発信した方にもわかります。またそれに対してリアクションが重なって、積み上がっていく感じです。

村井氏は勤続20年。日常は事務所内でのデスクワークが主。

村井氏は勤続20年。日常は事務所内でのデスクワークが主。

- 「サイボウズ Office」内でコミュニケーションが活性化したのはなぜか?

まず社長が、常に自分の考えを発信していることでしょうか。社長がどういうことがしたいのか、ということを、自分も今は理解できます。後は気軽に「いいね」ボタンなどで意思表示できることですね。社長も社員側の発信をよく見ていて、必ず「いいね」ボタンやフォローで返してきます。

今では売上情報も、リアクションがあるので「見られている」という意識があります。

- 一日中「サイボウズ Office」を見ている?

業務時間はこまめに見ています。あと、出勤前や退社後もスマートフォンで見ていますね。

- 社長によると、あまりにレスポンスが早い『中毒』みたいな社員がいる、と聞いているが?

それは多分私のことだと思います(苦笑)。

宿泊課 主任(当時)東島健一氏

宿泊課 主任(取材時) 東島健一氏

宿泊課 主任(取材時)
東島健一氏

- どのように「サイボウズ Office」を利用している?

まず業務日報は、「サイボウズ Office」の掲示板を利用しています。閲覧確認のように「いいね」ボタンを使っています。また社長も毎日全員の日報を見ていると思います。「いいね」ボタンや、内容によっては質問が書き込まれていますので。

他には、業務中の「気づき」や業務改善の提案です。誰かが提案した内容について議論が始まり、例えばその問題の原因はそもそもシステムに問題があるよね、という事になると、別にメッセージを立てて議論しましょう、ということになります。

最近では施設内の整備や清掃に力を入れているのですが、御存知の通り広大な敷地ゆえ、社員間でもハード面への理解が疎かったんです。手が付けられていないところがたくさんあって。しかし、(施設管理課長の)橋川さんのように長くいらっしゃる方は隅々を知っておられます。橋川さんの施設整備の進捗を掲示で見ていて、「ここにこんなものがあったのか」と知ることもあります。

結果的に、使用されていない埃をかぶっていた用具や機械を売却処分できたり、「ここに土地(スペース)があったのでこういうことに使えるのではないか」などのアイデアが出るようになっています。

主にフロント業務に携わり、入社4年目の若手。

東島氏は主にフロント業務に携わり、入社4年目の若手。

- 「サイボウズ Office」導入以前からの変化を感じているところは?

やはり「社長に見られている」という意識でしょうか。社長は社員の発信を必ず見ているので、「あの件どうなりましたか」と聞かれることもあります。だからこちらもやりっ放しには出来ないし「報告しなきゃ」という気持ちになります。

実際会社として、「体幹」が変わってきてることを感じています。社長の発信によってこの旅館が向かっていく『ベクトル』を共有できるようになったと思います。この積み重ねが、和多屋別荘としてのお客様へのサービスに反映されると思います。


株式会社 和多屋別荘
http://www.wataya.co.jp/

〒843-0301
佐賀県嬉野市嬉野町下宿乙738
Tel:0954-42-0210

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