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老舗旅館を背負う新世代リーダーが描く、新しい組織の形 - 株式会社和多屋別荘【第一回】


佐賀県嬉野市、嬉野川の沿い三万坪の敷地に佇む、老舗温泉旅館和多屋別荘。昭和天皇・皇后両陛下、皇太子徳仁親王、秋篠宮文仁親王をはじめ、多くの貴人や著名人をお迎えしている、嬉野を代表する旅館である。

2013年、新社長に就任した小原嘉元氏が最初に取り組んだことは、社員の「指示待ち」体質を払-拭し、個々が有機的に機能し高め合う為の組織改革であった。

小原氏はまず、社内のコミュニケーションの活性化を目的とし、「サイボウズ Office」の導入を決定。

「結果的には『サイボウズ Office』の導入が、私の業務改革の第一歩だった」と語る小原氏のほか、あらゆる旅館運営業務に携わる社員の方々に、「サイボウズ Office」と関わりについて伺った。

まず今回は導入の背景を社長と導入担当の副支配人に、第二回は実際に利用しての変化を、各部門の従業員の方にお話いただいた。

(取材は2013年5月、6月に行いました。)

とにかく組織の風通しを良くしたかった - 代表取締役 小原 嘉元氏

- 「サイボウズ Office」を導入しようと思われたきっかけは何か?

私は今年(2013年)の1月に、この旅館の社長に就任しました。創業者は私の祖父、先代は父で、私が三代目になります。

先代の社長は、強烈なリーダーシップでこの旅館を引っ張ってきました。しかし私は、その結果社員間に「指示待ち」の雰囲気が漂っていることを感じていました。私はこの旅館の将来を考えた時に、社員一人ひとりが自発的に考え、行動する、そんな組織に変えていかなければならない、と強く思っていました。社員全員が同じ価値観を共有して、現場主導でお客様と、この旅館のサービスとは何かを考える。その為に社内のコミュニケーションを活性化する必要があったのです。

一応、社内にはNotesがありましたが、あれは一方通行でメールと変わらない。そこで副支配人に、システムの転換をお願いしました。

- 実際に利用してみてどうだったか?

株式会社和多屋別荘 代表取締役 小原 嘉元氏

株式会社和多屋別荘
代表取締役
小原 嘉元氏

面白いことが起きていますよ。サイボウズを四六時中みている「中毒患者」みたいな社員もいます(笑)

会議もだいぶ減らしました。グループウェアを活用することで、無くなった会議もあります。

最初の一ヶ月でよくここまで浸透したなと思うくらい。とにかく意見が出るようになってきました。

また従業員の知らなかった性格を知る事ができました。「まさかこの人からこういうコメントが」ということがよく起こるんですよ。「この人はここまで考えて仕事に取り組んでたんだ」と驚かされることもあります。目につかなかった社員の業務への関わりの深度を知ることが出来ました。これはものすごい財産だと思っています。

社内コミュニケーション活性化ツールとして、期待以上の効果を感じています。

- 「サイボウズ Office」の運用浸透のために行ったことは?

社内に向けては「今日からサイボウズに変わるよ」と言っただけでした。強制はこれだけです。移行期間は15日程度で、その期間だけは両方見ること、その後は使わないでください、と。あとは個人に対する誹謗はいかん、意見はいいよ、ということくらいでしょうか。

まず私が率先して情報発信を「サイボウズ Office」上でするようにしました。私も社員の発信は細かにチェックして、フォローを入れたり、「いいね」を押したりして「みてるよ」ということをアピールしています。

またライトに、軽い気持ちで書き込んでいいよ、とも言っています。仕事に関係あるかないかにかかわらず、自由に使っていいと。

「いいね」ボタンが大きいのかもしれない。気楽に押せるし、社会的にFacebookなどのSNSが一般化した今だから、社員も違和感なく、うまく行っているのかもしれないですね。

- 社長が理想とする組織とはどういうものか?

事務所内のコルクボードには、「サイボウズ Office」の利用を呼びかける張り紙が。(クリックすると拡大します)

事務所内のコルクボードには、「サイボウズ Office」の利用を呼びかける張り紙。

先にお話したように、社員全員、一人ひとりが同じ価値観を共有して、この旅館のサービスとは何かを考え、発信することができる組織です。

例えば、社員から「このデザイナーチェアは和多屋別荘にピッタリだ、100万するけど、社長、これは買いましょう。」という提案が上がる。「このブラインドの高さをここまでに変えよう」とか、料理や、お茶の温度・薫りなどついても意見が上がる。価値観が共有されていれば、それぞれが和多屋別荘にどういう価値をもたらすのかを理解することができるでしょう。

そもそも、この規模の旅館で、サービスのすべてを社長一人、または誰か一人の価値観でカバーすることは絶対に不可能です。逆に全社員で考えることが出来れば、今まで5年かかってた事が半年でできるでしょう。そのために、私は常に発信し続けています。

これが私の業務改革の最初の取り組みであり、その意味では「サイボウズ Office」がシンボリックな存在になっていると思います。「サイボウズ Office」の導入が会社の骨組みまで変えた!と言えるようにしたいと思います。

事務所内での小原社長

今では「もっと意見が出るだろう」と思えるほどの土壌ができている
- 副支配人 鶴田 武大氏

- 「サイボウズ Office」を選択した理由は?

まず、小原社長からコミュニケーションツールの刷新の指示を受けて検討を始めました。

私はもともと、前のNotesはやめたいな、と思っていました。サーバー運用の手間や費用の問題、ダウンしたら・・・という心配、また添付ファイルなんてつけて周知すると全員分のファイルが出来ていっぱいになってしまう、バージョンも古い・・・。

お客様と談笑する鶴田副支配人

お客様を見送る副支配人 鶴田 武大氏

またNotesは一方的な情報発信でメールと同様の使い方が主でした。例えば毎日報告する決まりの日報は、「おそらく誰も見ていないだろう」と思いながらも、数年前までは毎日報告を欠かしていませんでした。しかし他部署・担当者の雛形の数字を変えただけ、また何のリアクションもないことに、ある時心が折れてやめてしまいました。ところが、やめても何も起こらなかったんです(笑)

個人的にサイボウズのグループウェアは知っていましたが、改めて検討している過程で、クラウドサービスの提供が始まっていることを初めて知りました。

最も多く使われているグループウェアであること、一ヶ月無料で試用ができること、月々1ユーザー500円で利用できること、クラウドサービスで自社サーバー運用のリスクやコストから開放されること、そして何より試用してみて、圧倒的に前のシステムより「コミュニケーションを活性化したい」という社長の要件に合致していると感じたので、導入に至りました。

- 導入後に変化したことは?

前のシステムは、結局一方的な通知というメーラーでもできるようなことでした。「サイボウズ Office」では、会話が繰り返れされるからコミュニケーションが活性化する。例えば社長は社員のアクションに対して『疑問形』で書き込む。それに対してまた社員が答える、という流れがこの数ヶ月で出来ています。

最近では逆に、社長も私もわざと書き込まないことがあります。結論を与えてしまうと議論が止まってしまうからです。今ではそれだけ「もっと意見が出るだろう」と思えるほどの土壌ができています。社長の方針でもあるが「互いに気軽にやり取りするという場」として既に認識されています。

-「サイボウズ Office」の具体的な使い方は?

まず最初は、使用できる機能を制限してリリースしました。一気にフル機能を提供しても、今の当社の社員は戸惑うだろう、ということでメール、メッセージ、掲示板、スケジュールと設備予約など、基本的な機能に制限してスタートさせました。

主に掲示板やメッセージでのやりとりが活発です。日次の売上情報や、予約状況を共有してシフト調整につなげたり、また外国からのお客様へお出しする料理の注意点などの周知や、「どこか良いレストランしらない?」といった業務以外のことまで。

調理場にもパソコンを置きアカウントを作成して、今は調理課長が利用していますが、今後は日頃パソコンを触る機会のない仲居さんや、包丁を握る調理人までが利用できる環境を準備し、社員全員が意見を発信できるようにすることが理想です。

(第二回へつづく:実際に現場で「サイボウズ Office」を利用する社員の声は?

事務所内にてボウズマンを挟んで、左から小原社長と鶴田副支配人

事務所内にてボウズマンを挟んで、左から鶴田副支配人と小原社長

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