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サイボウズはなくてはならない、空気のような存在です -株式会社にっこう社様

挨拶状ドットコム」を中心とした、オンラインでの印刷サービスを展開している株式会社にっこう社様。積極的にITへの取り組みを行っており、中小企業IT経営力大賞や関西IT企業活用百撰をはじめとした数々の受賞歴があります。そしてそこに至るまでには揺るぎない企業理念がありました。


今回は、「サイボウズ Office」をご活用いただいているという同社のオフィスへ、お話を伺いに行ってまいりました。

インタビューにお答えいただいたのは、社長のご実弟で現在、挨拶状事業部 部長を務められている徳丸様、経営推進室の長浜様、挨拶状事業部の甲斐様です。

 

創業10年、印刷1本で経常利益は10倍以上に

現在の社長を努められている徳丸様は、二代目。2003年にご両親が個人事業として営んでおられた印刷所を受け継ぎ、会社登記したのが2003年。今年はちょうど設立10年目だそうです。

一昔前まではFAXでの受注が中心でしたが、徐々に商流の中心がインターネットに遷移していくのを感じ、テストマーケティングを経て「挨拶状ドットコム」を開設。

挨拶状事業部 部長 徳丸 浩次様

挨拶状事業部 部長
徳丸 浩次様

当初は挨拶状を中心とした商材がメインでしたが、現在、売上の柱を担っているのが年賀状。挨拶状のみを手がけていた頃の感覚でネットでの注文を受け付けたところ、1日に300件を超える注文があり、スタッフ総出で手作業で印刷を行っていたそうです。しかし手作業にも限界があるもの。

2年目3年目とブラッシュアップを続け、現在はオートメーション化が進み、大量の注文にも十分耐えられる体制で運用を続けています。

現在は売上の多くの割合を占めるという年賀状の印刷サービスにあわせて、年間スケジュールが組まれているそうです。

 

「毎年10月ごろに年賀状の受注がスタートするので、そこにあわせて臨時のアルバイトスタッフを雇ったり、オフィスの座席を移動したりしています」

 

『きずな』への想い


同社の企業サイトを訪れると、まず目に飛び込んでくるのが『きずな』という文字。

にっこう社様Webサイト

~ きずなを深めるサービスで世界を元気にする ~

これがにっこう社様の企業理念でもあります。

『きずな』をキーワードに、さまざまな取り組みを行なっています。

例えば広告ではなく、同社が5円を負担することで、送り手と受け手の「御縁」をより深いものにしようという45円の年賀ハガキ。例えば年賀状にまつわる思い出を公募し、年1回表彰している「年賀状思い出大賞」。

そして、社員全員に渡されているクレド(行動指針)。普段の行動ひとつとっても常に企業理念を意識できるように、クレドが記された小さな紙を持ち歩いているそうです。

毎週水曜日の全社朝礼では、当番の社員が企業理念からブレイクダウンして、自分が何をできるのか、個人が思ったことを他の社員の前で発表します。その場でアツい議論に発展することも多いという事です。

 

サイボウズとの出会い、そしてクラウドへ

そんな同社がはじめてサイボウズと出会ったのは、2007年。知り合いのアウトドア通販を運営している企業様からのご紹介でサイボウズを知ったそうです。

-なんと、このお知り合いは株式会社大都様の事例でも登場された企業様と同一との事でした。(サイボウズ)-

「最初はスタッフが数人で声をかければすぐに届いたけれど、売上の伸びに応じてスタッフも増え、情報共有のためにツールを探していたところでした」

サイボウズの導入にあたって、上記の企業へ足を運んで勉強を重ねたこともあったそうです。

導入当初はパッケージ型の「サイボウズ Office」で運用を続けていましたが、2012年にクラウド版「サイボウズ Office on cybozu.com」へ乗り換え。その理由を聞くと、次のようにお答えいただきました。

「パッケージ版のときは、保守ライセンスの購入は自由でしたから特に買っていなかったんですよ。でも、サイボウズは次々と新機能を搭載してくる。そうすると、新機能を使いたくても使えなかったんです。」

クラウドに移行してからは、いちいちプログラムやサーバーのメンテナンスを行うことなく、基本サイボウズ側でバージョンアップを含めたメンテナンスを行なってくれるので大変楽になりました、との事でした。

現在、スケジュールやワークフローといった機能を中心に利用いただいています。特にワークフローでは、定型文書の申請にとどまらず、日報や会議の議事録、業務への改善要望など、社内で回覧する必要のあるものを多岐に渡って利用されているそうです。

 

にっこう社様でご利用中のワークフロー

にっこう社様でご利用中のワークフロー

 

オンラインだけではコミュニケーションは成り立たない

同社が「サイボウズ Office」を利用するにあたって一点、気をつけていることがあります。それは、大切な伝達事項を、グループウェア任せにしないこと。情報の伝達や共有の中心は「サイボウズ Office」であっても、必ず該当の社員へ一声かけることは忘れないようにしているそうです。

 

"サイボウズは空気のような存在"

 

経営推進室 マネージャー 長浜 章仁様

経営推進室 マネージャー
長浜 章仁様

「本当はサイボウズを導入することによって、こんなに劇的変化がありました!って言えればいいんですけどね。でも私達にとってサイボウズはそういうものではなく、最初からそこにあって当たり前、いわば『空気のような存在』でしたね」

取材中、こんな言葉を何度もいただきました。

「逆に言うと、ないと窒息死してしまうんですよ。みんなあって当たり前だと思っているから、例えばサイボウズに登録しないで、急に打ち合わせを入れたりすると怒られたりするんです(笑)」

あって当たり前だから、常に最新の機能も使いたいという同社では、4月にリリースされたばかりの新機能ももちろんチェック済みでした。「サイボウズ Office」へのご要望を伺うと、次のようなコメントをいただきました。

「4月のバージョンアップでスケジュールに色が付くようになったのはいいんですが、あれのせいで、予定のタイトルが改行されるようになって... ちょっとスペース的に厳しくなりましたね」

また、スマートフォンやタブレットでグループウェアを見ることも多いそうで、レスポンシブルデザインを積極的に採用してほしい、とのご意見もいただきました。

 

今後の展望

挨拶事業部 ウェブシステム課 マネージャー 甲斐 甲様

挨拶事業部 ウェブシステム課
マネージャー
甲斐 甲様

挨拶状をはじめとして、顧客と顧客を結びつける『きずな』を広める同社。現在「挨拶状ドットコム」などの各種サービスでは「マイページ」というポータルページを顧客一人一人が持つことができる。

今後の展望として、以下のように語っていただきました。

「マイページでは住所録をリストとして持つことができるんですが、お客様のご負担を減らすよう、入力いただく手間もできる限りカットしていきたいと思っています。今後はそのあたりを中心に、さらなる機能とサービスの拡張を行なっていきたいです。」

 

単なる印刷請負だけでなく、印刷物を送る人、受け取る人という視点と通じて『きずな』を広めて行きたいというにっこう社様。その理念は社外のみならず、インフラとしての社内の絆をさらに深いものにするために、サイボウズを使うことによって、あって当たり前の「空気のような存在」と捉えるところから始まったのかもしれません。

 

otamesi

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