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「いいね!」ボタンで社内コミュニケーションを活性化 ― 株式会社シータス&ゼネラルプレス様

購買促進プロモーション、CSRコミュニケーション支援事業を展開する株式会社シータス&ゼネラルプレス。同社のシステム担当の牧野様、広報担当の奥村様に、「サイボウズ Office」を活用した社内コミュニケーションの秘訣を伺いました。

今、急成長の「宅配ビジネス」を裏側で支えるカタログ製作技術

 

株式会社シータス&ゼネラルプレス様

左:広報担当の奥村様  右:システム担当の牧野様 

-まずは事業内容を教えてください。

奥村様:
弊社は食やくらし関連の無店舗販売、なかでも特に通販事業の購買促進を得意としています。メインクライアントであるパルシステム生活協同組合連合会とは、戦略パートナーとしてプロモーション企画や編集企画を協働しています。また、企業ブランディング、CSRコミュニケーション支援も行っています。制作だけでなく、マーケティングや市場分析など入り口から出口まで、ノンストップでサポートできるのが強みです。

社員数は220人で、プロデューサー、プランナー・編集ディレクター、デザイナー、DTPオペレーターなどのメンバーが案件ごとにチームをつくり、プロジェクト単位で仕事を進めています。案件によっては50ページ以上のボリュームのある週刊カタログもあるので忙しいの
ですが、弊社ではカタログ制作の工程の一部を自動化することでかなり業務効率を向上させています。商品マスタの情報を自動で紙面に落とし込んで、完了後マスタへフィードバックする、という機能なのですが、このような高度な自動化技術があるのは業界でもめずらしいと思います。

いま、世の中では宅配ビジネスが伸びてきていていますので、これからカタログ制作自動化の技術でお役にたてるのではないかと思います。

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シータス&ゼネラルプレス様が制作されているカタログ。独自の技術で毎月1,000ページ以上のカタログを企画制作している

 

社内コミュニケーションを活性化する秘訣

― 「サイボウズ Office」の導入経緯について教えてください。

牧野様:
私は創業直後からのメンバーで、ずっとシステム業務に携わっています。当時は40人くらいの社員数でした。2002年に初めて「サイボウズ Office」を導入したのですが、ちょうど私がお仕事でサイボウズさんとご一緒させていただいたことがあって、便利そうだなと思ったのがきっかけで導入を提案しました。ただ当時は、会社の上層部には便利さが理解しづらかったらしく、はじめはなかなか使ってもらえませんでした。
地道に「スケジュールを登録してみてください」「会議室を予約してみてください」と社内のメンバーに呼びかけていたところ、まず、会議室の施設予約で使ってくれるようになりました。そのうち、外回りのメンバーがスケジュールで予定を入れるようになってきて、導入して1~2年後くらいでやっと全社に浸透してきた感じです。

― 奥村様は、2009年入社ということですが、はじめて「サイボウズ Office」を使ってみていかがでしたか?

奥村様:
私が入社したときは、もう導入して5年程たっていた頃なので、社内にはかなり浸透しており、とにかく、「サイボウズ Office」上での情報のやりとりが活発で驚きました。ものすごくたくさん社員の情報があがっているんですよ。
例えば、「売上報告」や「仕事の取材でこんな人探しているのだけど、いない?」といった業務に関することや、「モノをあげます/もらいます」とか、「自分の家族が賞をとりました」などプライベートなことも「サイボウズ Office」の掲示板で、全社員に共有されています。「サイボウズ Office」で社内のコミュニケーションが盛り上がっていますね。

全社に共有される掲示板には、社員有志による復興支援活動の書き込みも。

 

―「サイボウズ Office」で社内のコミュニケーションが促進される秘訣はどのようなところでしょう?

牧野様:
もともと仲の良い社風なので、そういった下地もありますが、あまり運用ルールを厳しくしていないことも、ポイントの一つかもしれません。「この機能をこういう風に使ってください」と強制せずに、皆さん自由に使ってください、と伝えています。

― なるほど、運用方法をある程度、現場の社員に任せることはコミュニケーションを活性化する秘訣かもしれませんね。

 

「サイボウズ Office」を「社内SNS」のように活用

― 今使っている機能はどんなものがありますか?

牧野様:
スケジュール、施設予約、社内メッセージ、掲示板、ワークフロー、カスタムアプリを主に使っています。また、営業担当や出向先で作業している社員は、社外から「サイボウズ Office」を見られるようにしています。

― 社内メッセージと掲示板は、それぞれどのように使い分けていらっしゃいますか?

奥村様:
メッセージは、人事関連や経営広報など、公式的な社内告知に使っています。閲覧確認機能を使って、確実に連絡できたかどうかがわかるので助かっています。確認が不要な場合もあるので、確認機能をつけるかどうかは、メッセージの作成者がその都度決めて運用しています。
一方、掲示板は、案件のやりとりや部署ごとの情報共有に利用しています。例えば制作部では「制作時のミスをなくすために」といった掲示板のトピックを作り、オンラインで業務改善の為のディスカッションをしています。また、全社員用の掲示板では、先ほどご紹介した「モノをあげます、買います」といったプライベートな事も投稿していて、社員同士の交流の場として活用されています。

― 掲示版やメッセージ機能についている「いいね!」ボタンはご利用いただいていますか?

牧野様:
はい、便利に使っています。社内SNSがあったらいいねと社内で話をしていたところ、ちょうど最新版の「サイボウズ Office」に "いいね!ボタン"がついたので皆喜んでいました。

― どんなときに「いいね!」ボタンを利用していますか?

奥村様:
「案件受注!」や、対外的な「表彰の受賞報告」など、掲示板に良い書き込みがあったときに利用していますね。これまではテキストで「おめでとう」などと入力していた内容をボタン1つで表現できるようになって、発信しやすくなりました。またコメントと違ってその都度更新通知がこないので、気にせずに気軽にリアクションがとれるようになりました。

社員の自由な発想で掲示板を活用

「いいね!」ボタンの活用で社内のコミュニケーションが活発になっている

 

社外から、もっと「サイボウズ Office」を使いやすく

― 製品へのご要望や、今後の展望をお聞かせください。

牧野様:
便利に活用していますが、まだまだ使いこなせていない機能があると思うので、さらに使いこなしていきたいです。

1つ課題としては、お客様先に出向している社員が「サイボウズ Office」を見づらいことですね。「サイボウズ Office」でのやりとりは社外秘のものもあるので、出向先で「サイボウズ Office」にログインしたままでいることに慎重になります。結果的にあまりログインしてもらえないことが多いです。
例えば、社内・社外のネットワークによって特定の情報に対するアクセス権が自動設定される機能があると嬉しいですね。社外のネットワークから社外秘の情報が閲覧できないように自動制御できれば、社外でも安心して「サイボウズ Office」を開くことができますので。


奥村様:
現状、社外から「サイボウズ Office」にアクセスできる社員が限られているので、今後は外で使える社員が増えて、在宅勤務などに利用できればと思います。弊社は育休中や子育て中の社員も多いですし、「サイボウズ Office」を自宅からも使えるようにして、さらに働きやすい環境作りに活用できるといいですね。

 

otamesi

 

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