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各社クラウドサービス・グループウェア比較(最終回)

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いよいよ最終回となりましたグループウェア比較。第1回に続き、第2回も多くの方に「いいね」を頂きました。最終回は 10 項目中 7 項目目から始まります。この回からご覧いただいた方は、第1回第2回も合わせてごらんください。比較表は、以下のリンクからダウンロードしてご覧ください。

 

図1

7:マルチデバイス対応

ビジネスに時と場所は関係ありません。いつでも、どこからでも社内の状況を把握して決断することが成功へと導きます。ビジネスの現場ではモバイルからのアクセスが必須条件となっています。各社サービスとも外部およびスマートフォン、タブレットからのアクセスは問題なくできるようになっています。すべて○。ちなみに、スマートフォン以前の携帯電話からのアクセスに関しては、「Garoon」および「サイボウズ Office」は○。「Google Apps」も○。「Office365」は標準機能に付いていません。サードパーティ製のものを使う必要があります。△。「Salesforce」は、「Salesforce Mobile」(有償)と、機能制限版の「Mobile Lite」があります。「Chatter」は、スマートフォンからの利用はできますが、それ以前の携帯電話からは利用できません。サードパーティ製のものを使う必要があります。△。

 

8:通知制御と視覚化

グループウェアの活用が進んでくると、社内の情報が一気に押し寄せてきます。1日でもグループウェアにアクセスしない日があれば、未読の処理だけで半日以上も費やしてしまうこともあるでしょう。そうならないためにも、情報の振り分けや優先順位付け、読まなくても済むような情報の視覚化が求められます。ここでは、そういった観点で各社サービスを比較してみました。

○通知とフィルタ

情報が更新されたり、新しいトピックが作成されたり、グループウェア上で何かしら動きがあった際に、購読しているユーザーへ通知が行くかどうか。その際に振り分けなどができるかどうか、を比較します。

「Garoon」と「サイボウズ Office」は、メッセージやメールなど、最新情報の通知がトップページにて確認できます。また、メッセージや電子メールなどは振り分け保存もすることが可能です。○。「Google Apps」の場合、「Gmail」の「デスクトップ通知」を有効にすることで可能となります。また、ブラウザ「chrome」を使っていると、「Gmail」のページを開いていなくとも通知されてきます。そして通知の振り分けは「Gmail」の機能で実現できます。○。「Office365」は、別途「Sharepoint Online」を利用することで、プロジェクト内の情報が更新された場合、ユーザーが通知を受け取ることができます。△。通知は電子メールやテキストで配信されますが、振り分けは「Outlook」の機能を使うことになります。「Salesforce」ですと、「Chatter」に様々な通知機能が備わっています。○。

 

「サイボウズ Office」の通知振り分け設定

「サイボウズ Office」の通知振り分け設定

 

9:外部接続性

各社クラウドサービスは、基本的にはパッケージ機能をブラウザで利用することが前提となっていますが、モバイルや他のシステム、アプリケーションなどからもデータを活用するニーズは必ずあります。API の公開は各社サービスとも提供しておりますので、これらの要求に応えることができるでしょう。すべて○。

 

10:検索と再利用

データは経年とともに蓄積されていきます。また、会社には異動がつきものです。自分が作成したデータは、異動やプロジェクト終了とともにファイル管理の奥底へと沈んでいきます。異なる人が同様な資料を必要とした場合、その人が0から作り上げるのか、それとも前任者の資料を参考にするのか、この両者にかかる工数は異なってきます。過去に蓄積されたデータをいかに有効活用するか、グループウェアなどで社内情報を蓄積している企業にとっては重要な課題です。こういった問題をどのように解決するかに焦点を当てて各社サービスの比較をします。

○全文検索

グループウェア内に書き込まれたテキスト情報が検索できるだけですと、例えば掲示板などでは前後の文脈も追う必要があり、余計に手間がかかってしまって不十分です。「Word」や「PowerPoint」など、一定のテーマでまとめられた資料は、文脈も追いやすくて再利用するには有効です。果たして検索機能がファイルの中身までインデックス化されて検索対象となっているかどうか、この点に注目して比較してみました。

「Garoon」は標準機能でファイルの中身までインデックス化する全文検索が備わってます。○。それに対して「サイボウズ Office」は、グループウエアに書き込まれたテキストは検索できますが、ファイルの中身まではできません。?。「Google Apps」の場合は、「Google ドライブ」に保存された「Google Docs」や「Google Spreadsheet」などのファイルを検索できます。○。「Office365」ですと、別途「Sharepoint Online」を利用することで、文書管理に保存されている各種ファイルを検索することができます。△。「Salesforce」では、基本機能としてファイル検索機能が備わっていますので○。

 

「Garoon」の全文検索画面

「Garoon」の全文検索画面

 

○再利用

例えばスケジュールですと、「内容はほぼ同じですけど、少しだけ情報を変更して別の日のスケジュールとして再利用したい」といったことがあります。ワークフローでも、何かしら定期的な申請業務で日付だけを変更するといった運用があります。このように、既存のデータを再利用することで手間を軽減させることができるか、そういった点で比較してみました。

「Garoon」および「サイボウズ Office」は、スケジュールや掲示板のスレッド、申請済みのワークフロー書類など、多くのアプリケーションでデータの再利用が可能となってます。○。「Google Apps」でも、「Google カレンダー」や「Google ドライブ」などで、再利用なりコピー保存が可能です。○。「Office365」は「予定表」で登録されたデータを再利用することはできないようです。また、「SkyDrive」に登録されたドキュメントも、ローカルへの保存機能はありますが、コピー機能は見当たりませんでした。?。「Salesforce」については、ファイルをコピーして保存はできませんでしたが、「商談」や「ダッシュボード」など、既に活用されているデータを再利用するこは可能でした。○。


以上が全コンテンツです。いかがでしたでしょうか。単純な機能比較ですと、最近のグループウェアは各社とも高機能ですので、項目ばかりが多くなって一概に比較するのは困難ですが、何かしらテーマを設定しますと、項目も絞られて比較しやすくなるかと思います。このコンテンツがお客さまのグループウェア選定にお役に立てますと幸いです。ありがとうございました。

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