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各社クラウドサービス・グループウェア比較(第2回)

SONY DSCグループウェア比較の第2回です。前回は facebook で 200 を超える「いいね」をいただきました。多くの方に興味お持ちいただきまして感謝です。ありがとうございます。第2回は、10 項目中 4 項目目からのスタートです。比較表は以下のリンクからダウンロードしてご覧ください。また、第1回はこちらからご覧いただけます。

図1

4:プロセス管理

チームやプロジェクトなど、組織でデータを共有する場合、「そのデータは処理されたものなのか」「処理すべきものなのか」「誰が処理すべきものなのか」といった、ステータス情報が必要になってきます。ここでは、上記のような目的を実現できる機能が備わっているかどうかを比較していきます。

○ステータス管理、ワークフロー

「サイボウズ Offic」や「Garoon」では、ワークフロー機能が標準で備わっています。また、「サイボウズ Office」だとプレミアムプランで「カスタムアプリ」を利用でき、より柔軟で独自性の高いステータス管理を実現することができます。○。「Google Apps」 は、パートナーSI がオプションとしてアドオンで開発する必要がありますので△。「Office365」は、別途「SharePoint」オプションを利用する必要があり、△。「Salesforce」は「Enterprise Edition」よりワークフロー機能が搭載されますので△。

「Garoon」のワークフロー画面

「Garoon」のワークフロー画面

 

5:場と参加者の設定

一言に「情報共有」といっても、規模が小さいうちは社内すべての情報を把握することができますが、事業規模が大きいと、全ての情報は把握しきれません。むしろ、する必要は無いとも言えます。グループウェアの中でも、規模が大きくなるにつれてチームや組織などに情報が細分化されていきます。全社ではなく、特定の場所で特定の人だけで情報を共有することで、プロジェクトの推進力を強化することができます。このように、参加者を制限した場を設置し、掲示板やタスク管理などを遂行することができるか、この点に注目して各社サービスを比較してみました。

○スペース(多機能掲示板)

「スペース」とは、「Garoon」で開発された機能で、一般的な言葉で表現すると「多機能掲示板」となります。グループウェア上で特定のユーザーどうしが掲示板やスレッド、共有ToDo、ファイル などを共有できる空間を設置することで、組織であっても、組織横断であっても、効率的な情報共有が可能となります。この点に着目して比較してみました。

「Garoon」は標準機能として備わっていますので○。「サイボウズ Office」は「プロジェクト」がこれに近い機能を備えていますので○。「Google Apps」の場合、標準では備わっていませんが、サードパーティから提供されている機能が豊富にあるので、組み合わせることで実現可能です。もしくは、「Google Site」を別途申し込んでポータルを作成し、そこで様々な情報を共有することも可能です。かろうじて△。「Office365」も、「SharePoint」オプションを追加することで実現可能です。△。「Salesforce」は、ベーシックなプランだと商談や顧客管理などがベースとなるので比較するのは難しいですが、高機能な「Chatter」がどのプランにも標準で付いておりますので、これを活用することで「スペース」の発想に近い機能を実現することが可能です。○。

「サイボウズ Office」の掲示板

「サイボウズ Office」の掲示板

これより以下の項目は「スペース」機能を前提とした比較になりますので、比較表では上記項目と同じ結果になります。

○スレッド

たとえ情報を共有する人が絞られていたとしても、掲示板がひとつで済むはずもなく、いくつかスレッドに分けて議論は展開されなければなりません。本機能は、上記、「スペース」内に掲示板が設置できれば必ず付加されている機能でありますので、比較表は上記と同じにしました。

○公開・非公開設定

「スペース」に限られたメンバーだけで情報を共有したとしても、例えばプロジェクトの準備段階では、社内に公開する必要が無い、といったニーズはあります。ここでは、共有の場「スペース」を公開・非公開設定できるかどうかで比較します。

「Garoon」の「スペース」および「サイボウズ Office」の「プロジェクト」の場合、その場ごとに公開・非公開の設定が可能です。○。「Google Apps」の場合は提供されるサードパーティ製の機能に依存しますが、おおよそ可能かと思われます。△。「Office365」も、「SharePoint Online」にある掲示板ではアクセス制御が可能となってます。△。「Salesforce」は「Chatter」にアクセスを制御する機能を備えています。○。

○社外共有

プロジェクトの情報は、社内のみならず社外ともリアルタイムで共有できれば、外部業者との連携もスムーズに進んで効率的です。このような機能が備わっているかを比較してみます。

サイボウズの2製品は、いずれも外部の人との共有が可能です。○。「Google Apps」も、社外(ドメイン外)ユーザーとの共有は設定によって実現できます。△。「Office365」も同じく可能です。△。「Salesforce」も同様に可能となっています。○。

○アプリの配置

情報共有する「スペース」に、業務上必要となるアプリを配置できると情報が集約できて効率的です。各社サービス、どのように実現できるのかを比較します。

「Garoon」の場合は、「スペース」内にあるタブの一つに「kintone」アプリを埋め込むことができます。○。「サイボウズ Office」も、各掲示板内に「カスタムアプリ」をインラインで表示することが可能。○。「Google Apples」は、別途「Google Site」を利用することになりますが、ポータル内に様々な情報を集約でき、さらにアクセス制御も可能となっていますので△。「Office365」も、「SharePoint」オプションを利用することで社内ポータルを作ることができます。△。「Salesforce」の「Chatter」も、タイムライン上に様々な情報を呼び出すことができるので○とします。

6:コミュニケーション

チームによるプロジェクトを活性化させるのに、掲示板によるコミュニケーションは基本的な要件ではありますが、それ以外にも、リアルタイムにチャットができたり、動画や、パソコンの画面そのものを共有すると、コミュニケーションの幅が広がります。そういった観点で各サービスを比較してみます。

○テキストによるチャット、動画の埋め込み

メンバーが同じ時間に一同に介する会議を設定するのは困難です。そのためにもリアルタイムに会話が進行できるチャット機能は有効と言えます。また、イメージやニュアンスなどを共有する場合、テキストだけですと、受けての想像力に依存することになりますので、解釈の相違が発生しやすくなります。そのためにも、イメージなど動画を使って共有することは効果的です。各サービスの対応状況はどうでしょうか。

サイボウズの「Garoon」や「サイボウズ Office」は、基本機能としてチャットは備わっていませんが、「V-CUBE ミーティング on cybozu.com」を使うことでリアルタイムなチャットが実現できます。各種モバイルにも対応していますので、外部から参加することも可能です。△。動画の埋め込みに関しましては、URL などを自動でハイパーリンクに変換する機能こそありますが、チャットなどのタイムライン上に埋め込むことは、現段階ではできません。?。「Google Apps」の場合は、「Gmail」に「Google Talk ガジェット」が埋め込まれており、ここからユーザーどうしでチャットができます。また、動画の埋め込みもできる仕様になっていますので○。「Offcie365」の場合は、「Lync Online」を別途申し込むことで、チャットやビデオ会議など、自在に活用することができます。△。「Salesforce」は、いずれのプランでも「Chatter」が利用できます。高機能SNSの「Chatter」は、例えば「YouTube」の URL を貼り付けるだけでタイムライン上に動画を埋め込むことができます。○。

○画面共有

作成した「Word」や「Excel」、「PowerPoint」などの資料を、単に共有するだけなら掲示板の書き込みに添付したり、ファイル共有などの機能を使うことで実現できます。しかし、例えばプレゼンテーション資料の同じページを見ながら内容について議論する場合などは、全員で画面が共有できると便利です。画面共有についての比較です。

「Garoon」や「サイボウズ Office」は、別途「V-CUBE ミーティング on cybozu.com」を利用することで、デスクトップや資料などの画面を共有しながらリアルタイムチャットをすることができます。△。「Google Appls」は、「Google+」の利用を開始することで、「Google ハングアウト」の機能が使えます。これにより、ブラウザ上で画面や資料などを共有することができます。○。「Office365」ですと、上述の「Lync Online」で、リアルタイムチャットに加えて共有できます。○。「Salesforce」も、「Chatter メッセンジャー」にある「Chatter Screensharing」を使うことで、特別なインストールなく画面を共有することができます。○。

「V-CUBE ミーティング on cybozu.com」の画面

「V-CUBE ミーティング on cybozu.com」の画面

さて、いよいよ次回は最終回です。どうぞ最後までお付き合いください。

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