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「サイボウズのクラウドサービスだから安心して使っています。」 -明和海運株式会社様

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こんにちは☆『サイボウズ Office』のプロモーション担当の小山です。

今回は日本の東西に広がるコンビナートを中心とした航路で、ケミカル製品の海上輸送を手がけている明和海運株式会社様を取材しました。

御成門からほど近いオフィスの窓からは東京タワーがドーンとそびえ立っているのが見えて、仕事の合間に窓の外を見ながらボーッとするのが気持ち良さそうな素敵なオフィスでした。

明和海運様は陸上社員20名で「サイボウズ Office」を利用されており、昨年「サイボウズ Office」パッケージ版から「Office on cybozu.com(クラウド版)」へ移行されました。 その理由や経緯をお伺いしたく、取材いたしました。

「サイボウズ Office」の活用法

対応してくださったのは、社長の中田 篤 様、総務部長の佐々木 晃 様のお二方です。

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私は海運業界についてあまり詳しくないのですが、どのようなものを運んでいらっしゃるのですか?

弊社はケミカル製品、高圧液化ガスのタンカー輸送を主に行っています。ケミカル製品はプラスチックや合成繊維、タイヤなど毎日の暮らしには欠かせない様々な物の原材料になるため多くのニーズがありますが、中にはとてもデリケートなものもあるので、運ぶ際には細かな配慮が必要です。たとえば、物質と物質が混ざってしまうと爆発などの危険性があるため、1つの物質を運び終わったら一度船を洗浄する必要があります。こういった作業の進み具合も含めて、船の状況を把握しなければなりません。

また、天候の影響で海外からの便が遅れてしまい、本来予定されていた荷物が変更になることや、場合によっては同業者間で積荷を交換し、効率化を図ることもあります。そのため、常にどの船に何を乗せていて、どこへ運ぶのかを把握し、社内で共有する必要があるのです。(中田様)

なるほど、効率良く運輸するためには柔軟に対応しなければならないのですね。でも、多くの変更があると情報を共有されるのも大変なのではないですか?

私たちは毎日の船の情報を「配船表」というものにまとめています。配船表には航行ルートや、運輸物の詳細、乗船員の情報などが記載されています。冒頭で述べたように、様々な要因で船の運航情報が変わるため、随時変更を手書きで書き込んでいます。一日の中で配船表が複数回更新されることもあるので、その度に情報を共有する必要があります。

その方法として、私たちはペーパーベースの配船表をPDFにして、「サイボウズ Office」のメッセージで回しています。フォロー欄で質問やコメントを書き込むことができるので、タイムリーに情報を共有することに役立っています。

また、同様に新聞記事や社員に見て欲しい文書などもPDFにし、メッセージで回しています。以前はこういった回覧物を印刷して回したり配布していたのですが、メッセージで回覧するようになってペーパーレス化にも繋がりました。閲覧状況の確認もできるため、回覧板と同じように誰がチェックしていて誰がチェックしていないのかがわかるのもとても便利ですね。(中田様)

他にはどのように「サイボウズ Office」を使っていますか?

施設予約を使って会議室の予約はもちろん、タブレットやプロジェクターなどの社員共用機器の管理や保養所の予約管理も行っています。3年前に「サイボウズ Office」を導入するまでは、会議室の予約が被ってしまったり、お客様がいらっしゃっても担当者がどこにいるかわからないなどのトラブルが多発していました。施設予約ができるようになってからはこういったトラブルもなくなりましたし、タブレットやプロジェクターなど共用で使っているものの管理もきちんとできるようになり、すごく助かっています。(佐々木様)

 

「サイボウズのクラウドサービスだから安心して使っています」

パッケージ版からクラウド版へ移行された理由はなんですか?

パッケージ版を使っていたときはデータのバックアップを取っていなかったので、東日本大震災の後にBCP対策の必要性を強く感じました。そのため、バックアップやデータ保全の運用管理費も込みで使用できるクラウド型グループウェアを検討しました。

検討当初はサイボウズのクラウドサービスが開始される前だったので、Google Apps への移行を考えていましたが、全くIT化されていなかった社内に3年間かけてようやく浸透させたのがサイボウズのグループウェアであったこともあり、別の製品にしてしまうと社員が動揺してしまうのではないかという懸念がありました。ですが、しばらくするとサイボウズもクラウドサービスを始めるという情報が入ったので、より業務に適した機能が多いサイボウズのクラウドサービスへの移行を決めました。(佐々木様)

パッケージ版とクラウド版では料金体系が大きく異なりますが、クラウド版の料金体系についてどのようにお考えですか?(高い、安いなど)

弊社は1ユーザー月500円(スタンダードコース)で購入しておりますが、とてもコストパフォーマンスが高い値段だと思っています。以前はパッケージ版に「サイボウズ リモートサービス」もあわせて契約していましたが、クラウド版では同様の機能も含めてこちらの値段で利用できるため、当社のような規模の会社にとってはクラウドサービスによる多くのメリットを享受できると考えています。

また、コスト削減効果が特に大きかったのは、社内のデータファイル等をサイボウズのファイル管理に一元化し、今まで使用していた固定ファイルサーバーを撤去したことです。以前はファイルサーバーのリース料や保守代で月々3万円もかかっていたので、現在の料金体系で社外からも安心して使用できるのであればお手頃な価格だと思います。

実は、以前ホームページ用レンタルサーバーのデータが消失してしまい、大変困ったことがあります。そのため、データを託すということが一種のリスクを伴うことは重々承知しておりますが、サイボウズは国内ベンダーということもあり信頼しています(佐々木様)

 

「データベースの使用も検討しています」

現在陸上社員のみが「サイボウズ Office」を使っていらっしゃるとのことですが、船上社員の方との情報共有に利用されるご予定はありますか?

実は船上社員とのやりとりは電話やFAXなど、まだアナログに頼っているのが現状です。現在、船上社員にパソコンの操作に慣れてもらえるよう、船員個室へのパソコンの設置を進めています。時間はかかるかもしれませんが、船上社員ともグループウェア上で情報共有ができるようになればと思っています。(中田様)

最後に、これからどのように『サイボウズ Office』を活用されていきたいとお考えですか。

現在は主にファイル管理で重油の価格動向の資料や、運航実績など総合的な文書をファイル管理で共有しています。3年余りかけてやっと社員がグループウェア上で情報を共有することに慣れてきたようですが、逆に色々なデータが増えすぎてしまい、情報が散乱してしまっているので、整理をしているような状況です。

これを踏まえ、将来的にもう少しデータの整理が進めば、データをファイル管理ではなくデータベースで管理していきたいと考えています。そうすればファイルをアップし直す手間も省けますし、同じデータを基に変更を加えられるため、作業効率が上がることも見込めるからです。

また、次のステップとしてワークフロー機能を使って外部での稟議決裁や各種承認手続きができるように検討を進めています。今後も「サイボウズ Office」の活用の幅を広げることで、更なる業務の高度化・効率化が可能であればまた検討していきたいですね。(中田様)

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「データをデータベースで管理していきたい」とのことなので、「Office on cybozu.com」プレミアム版で 提供しているカスタムアプリをご利用いただければ解決できそうですね。

また、船上社員の方にも「サイボウズ Office」を活用していただけると嬉しいです。その際は是非また詳しくお話を聞かせてください。

取材のご協力ありがとうございました!!

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