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グループウェアの活用で「待ち」から「攻め」へ - かけはし法律事務所様

かけはし法律事務所 柿沼太一弁護士

かけはし法律事務所 柿沼太一弁護士

現在の弁護士業界では、司法制度改革の影響もあり弁護士数が増え、競争が激しくなっている。「待っている」だけでは仕事が入らなくなってきている状況だ。

今回伺ったのは、神戸に事務所を構える「かけはし法律事務所」。

今までの「待つ」姿勢から、積極的に営業活動を行う「攻め」へ転じる必要があると考え、その手段の一つとして事務所のIT化を推進している柿沼太一弁護士にお話を伺った。

柿沼弁護士の起床は午前3時50分。家族が起きてくるまでの2時間をエクササイズや読書、身の回りの整理整頓など自分の時間にし、家族が起きてからは良き『イクメン』に変身する。時間を有効に使い、家庭と仕事を見事に両立するイマドキの弁護士だ。

■導入の背景 ~ 一番喜んだのは事務局

かけはし法律事務所が「サイボウズ Office」を導入したのは約5年前。 以前勤めていた弁護士事務所で「Microsoft Exchange」の利用経験があった柿沼氏は、不在時の伝言の不便さなどから、この事務所でもグループウェアを導入したいと思っていた。

同じ「Microsoft Exchange」や弁護士向けのグループウェアを検討したが、コスト的に見合わなかった。そのさなか無償で試用ができた「サイボウズ Office」を試し、コスト等を比較検討した結果導入を決定した。あわせて顧客管理や事件管理ができるデータベースの導入も検討しており、サイボウズに両方のラインナップが揃っていたことも後押しとなった。

「検討時には、自分と事務局数人で試用版を試しました。予想通り、スケジュール管理や不在時の伝言などで苦労していた事務局の方から好評で、トントン拍子に導入が進みました。」(柿沼氏)

■ 導入概要 ~ ただのデータからマーケティングの素材へ

1)スケジュール、設備予約

弁護士自身で登録する人と、手帳を事務局の方に渡して入力してもらう人がいる。グループウェア導入前は手帳を事務局の方がノートに写すという方式だったので、事務局の手間が増えたということはなく、順調に運用されている。

2)プロジェクト

事件の進捗管理に使っている。一人で担当している事件では問題ないが、複数の弁護士で案件を対応する事が増えており、主担当弁護士がタスクを設定した上で進行を管理している。

3)カスタムアプリ

顧客管理、事件管理に使っている。データベース化することで、案件依頼経路をより確実に分析できるようになった。例えばWebからの依頼が多いということがわかればWebサイト運営に力をいれ、リスティング広告を実施するなど、マーケティングにも利用できている。

■ クラウド選択のポイント ~ 運用上の課題をクラウドで解決

2012年4月、約5年使い続けていたパッケージ版「サイボウズ Office」からクラウド版の「Office on cybozu.com」へ移行した。

かけはし法律事務所 柿沼太一弁護士同事務所では毎日データのバックアップを取得していたが、約9GBのデータがあり、バックアップに4時間を要していた。弁護士には朝方/夜型の働きかたがある為、バックアップの時間設定が悩みの種となっていた。

「『Office on cybozu.com』は無停止バックアップが約束されていたので、速攻解決することがわかりました。」(柿沼氏)

また、ある時期からメールの受信など、社内社外の操作に関わらずレスポンスが遅くなっていた。サーバーのリプレイスも実施したがほとんど改善がみられなかった。

「クラウド版のお試し期間に、今まで使っていたパッケージ版の実データを移行して試したのですが、相当レスポンスが良くなったのがすぐに感じられました。体感速度は2倍です。」(柿沼氏)

■課題と効果

課題1 弁護士によって、夜派・早朝派など働く時間がまちまちだったため、バックアップの時間設定に困っていた。
効果1 「Office on cybozu.com」は無停止バックアップであるため、解決した。

課題2 サーバーのリプレイスをしても、E-mailの受信などに時間がかかっていた。
効果2 クラウドに変更し、リッチな環境を得たことで、全く気にならなくなった。体感的には2倍の早さ。

 

■ 今後の展開

事務所内のIT化はある程度できたと語る柿沼氏に、今後の展開を伺った。

「IT化によって、有効なデータの蓄積ができています。このデータベースを『攻め』の営業、マーケティングにつなげていかなければならない。
また最近は外の弁護士と一緒にやる案件が増えてきているので、スケジュール調整や書類の管理などができる「サイボウズ Live」などの利用も検討したいと思っています。」(柿沼氏)

■ 会社概要

かけはし法律事務所
所在地 神戸市中央区多聞通2-1-10 第二法友会館3階
設立 1992年4月
所長 亀井尚也
所員 10人(内弁護士6人)
概要 依頼者の方の笑顔が得られることを目指し、各種法律相談(一般民事・債務整理・家事《遺言・相続等》・企業法務・刑事ほか)を扱っている。
URL http://www.kakehashilaw.jp/
柿沼太一個人ブログ 「攻」と「護」の複眼思考 http://kakinuma0120.com/

(文責 / いずみ)

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