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これを読めばクラウドを使いたくなる!外出の多い弁護士に金棒なグループウェア - 上條・鶴巻法律事務所 様

事務所看板
事務所看板

東京神田、小川町で開業して10年を迎える「上條・鶴巻法律事務所」様。今回お話を伺った鶴巻様は、現事務所で独立される前から「サイボウズ Office」をご利用いただいている、ヘヴィ・ユーザーです。そして今回、自社サーバーからクラウドへと移行されましたので、お話を伺って参りました。

■ワープロ専用機からパソコン、そしてクラウドへ

鶴巻様が本格的に IT を活用するようになったのは 1997年頃。まだサラリーマン弁護士として、とある法律事務所に勤務していた時でした。

「当時はまだ、パソコンではなくワープロ専用機を使っている人も少なからずいましたね。『書院』や『文豪』など。しかし、時代の流れはパソコンへと確実に変わってきていました。その流れに乗るように、当時の事務所でもパソコンへの移行を決定し、私は機種を選定する担当になりました。その後、社内の LAN 環境などインフラの整備にも携わり、グループウェア(当時で『サイボウズ Office 6』の導入も担当することになりました。」(鶴巻様)

この 10 年ほどの間に、世の中の IT 化が急速に進みました。業種的に"紙"を扱うことが多い弁護士業界においても、IT 化の波は容赦なく押し寄せてきたようです。そういった時代の流れに、ついていくのだけでも大変なのですが、鶴巻様はIT を使うことによる効果も実感でき、気がつけば「無くてはならない」存在になっていたそうです。

「グループウェアを導入するまで、スケジュールの管理は手帳やらノートでやっていました。もちろん不便ではありましたが、"そういうもの"として受け入れていました。しかし、グループウェアで管理し始めると、登録や修正が簡単ですし、何と言っても他の先生方の予定も見えて共有できてしまいますので、今までの苦労が嘘のようで、活用の効果は絶大でした。」(鶴巻様)

その後、独立して現在の事務所を構えるようになっても、グループウェア(「サイボウズ Office」)を引き続き活用し、今に至っているとのことです。

■外出の多い弁護士に強い味方の「電話メモ」

「依頼者の事務所や法廷など、とかく外出の多い弁護士業にとって大いに役立っているのが『電話メモ』ですね※。所内で自分宛にかかってきた電話の伝言内容なども、事務職員に登録してもらうだけで、自分の携帯電話にメールで届けられます。これがあるおかげで、電話の有無を確認するために外出先から事務所に電話する必要もないし、かけなければならない電話番号をいちいち聞き取る必要もなくなったので、助かってます。」(鶴巻様)

上條・弦巻さん図説

 

手の写真
スマートフォンも大活躍

鶴巻様は、「電話メモ」で送信されるメールを携帯電話とパソコンの両方へ送るような運用をされています。そうすることで、携帯電話に送られてきたものは、その場で処理が終われば消去し、ToDoリストのような活用をしているそうです。一方、パソコンへ送られるメールについては、いつ、誰から、どのような電話があったのかを後から参照することで、処理の抜け漏れが無いかチェックできる仕組みになっているそうです。

 

■クラウドは効率化どころじゃなく、働き方にも影響を与える

「電話メモ」による効率化でも、カバーできない領域がありました。それはスケジュールの調整です。

手帳
愛用の手帳

こういった状況を解決したのがサイボウズ製品のクラウド版だったそうです。クラウドなので、データはインターネット側にあり、どこからでも自由にアクセスできます。事務職員を余計なやりとりでわずらわせることや、帰社しなければ着手できない業務が減少し、そのまま次の用務先に直行できる頻度も高くなってきたとのこと。もちろん、全てがグループウェアによる効果とは限りませんが、少なからずとも業務の改善、働き方の変化に影響は与えていると思われます。

■所内のコミュニケーション基盤として発展を

「電話メモ」やクラウド環境など、個々人を取り巻く業務の効率化は徐々に進みつつありますが、今後は所内全体の効率化に着目していきたい、とのこと。

「興味があるのは『掲示板』です。今は所内の情報共有でもメールをつかってやり取りしているのですが、メールが埋もれてしまったり、相手が見ているのかどうかもわからず、結局本人のところへ聞きに行ったり、と非効率です。『掲示板』がメールに代わる機能を果たすことができるのか、今後の機能改善も含めて大いに期待しています。(鶴巻様)

今回の事例では、クラウドの活用によって弁護士の働き方にも影響を与えました。「場所を選ばない」働き方は、逆に個々人どうしの連携などに一層、気を使わねばなりません。ややもすれば、全くお互いに連絡が取れず、返って非効率で不幸な結果を招いてしまいます。そうならないためにも、社内のコミュニケーション基盤としてグループウェアが役立てれば、こういった懸念に臆すること無く、新しい弁護士業のワークスタイルが確立できるものと期待しています。

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