1. HOME
  2. 他社事例が聞けるユーザー交流型の「サイボウズ Office」勉強会を開催しました。

他社事例が聞けるユーザー交流型の「サイボウズ Office」勉強会を開催しました。

10月15日に、クラウド版「サイボウズ Office」のユーザー会、第2弾を開催しました。今回はサイボウズ Office on cybozu.com のユーザー様をゲストに迎えて、活用事例をご紹介いただいた後、会場にきてくださった参加者の皆様9名とサイボウズ社員を交えての座談会を実施しました。また今回はUstreamでゲストの講演を中継し、3名の方にオンラインでご参加いただきました。

 

第1部 ユーザー様の活用事例紹介

今回ご登壇頂いたゲストユーザーは、建築設計事務所「なまあず本舗」代表の石塚武志様。「サイボウズ Office」を使った顧客管理の方法について、アドレス帳機能と、カスタムアプリ(簡単に業務データベースを作成・カスタマイズできる機能)の活用方法を教えていただきました。

< 石塚様の「サイボウズ Office」活用方法 >

■アドレス帳をマスターデータにして、カスタムアプリと連携

もともと、先代の社長から受け継いだ35年分の顧客データをWebで管理をしたいという思いから「サイボウズ Office」を導入されたという石塚様。顧客データを管理するアドレス帳の入力操作が簡単でPCに慣れていないスタッフも使いやすかったことから「サイボウズ Office」を導入いただきました。
顧客案件管理には、アドレス帳とカスタムアプリをあわせて活用いただいています。活用のポイントは、アドレス帳をマスターデータにして、日々の業務記録を蓄積するカスタムアプリと連携して使うこと。業務アプリの数が増えてきて顧客情報が散乱すると管理が仕切れなくなりがちですが、アドレス帳に基本情報を集約して一元管理することで、利便性がアップするんですね!

 

■カスタムアプリは「簡単に作れるものを短時間でつくる」のがポイント

石塚様の「サイボウズ Office」の活用方法で共通している点は「簡単に手軽に活用する」というところ。データベースの活用も、複雑なものは専用のシステムに任せて、カスタムアプリは30分以内で完成するような簡単なアプリを作成することが多いとのことでした。カスタムアプリはその名の通り、カスタマイズが非常に容易なデータベースで、現場の状況にあわせて項目を付け加えたり、一覧表の見た目を変えたりといった操作が簡単にできます。なので、まずはシンプルなものを手早くつくり、運用して行く中でじっくり自分たちにあったデータベースに作り替えていくほうが、手軽で使い勝手のいいツールになるとのこと。忙しい社長業の合間を縫って、柔軟に社内の効率化をはかっている石塚様。ツールの導入・運用のノウハウも含めて勉強になりました。

当日、石塚様に発表いただいた資料はこちらです。


Ustreamでも動画配信をしています。
http://www.ustream.tv/recorded/26165495

 

第2部 ユーザー座談会

「なまあず本舗」の石塚様に活用事例をご紹介いただいた後は、2グループにわかれての座談会。
今回の座談会は、9社、10名の方にご参加いただきました。

 

参加者の皆様、ほとんどがカスタムアプリを利用中とのことで、カスタムアプリの利用方法についての話題で盛り上がりました。特に関心が高かったのはやはり顧客案件管理。「紙でやりとりしている業務があるので電子化したい」「データの流出などセキュリティが心配」など、それぞれ、業務のお悩みをお話いただきました。また、製品へのご要望や、機能の使い方についてのご質問など、自由なテーマで話が弾みました。

 

<ご参加いただいたユーザーの皆様 >

業種ご利用人数ご利用製品
不動産鑑定士事務所 34名 「サイボウズ Office」 クラウド版
印刷サービス 20名 「サイボウズ Office」 クラウド版
中古車・廃車買い取り販売 28名 「サイボウズ Office」 クラウド版
証券会社 13名 「サイボウズ Office」 クラウド版
広告代理店* 20名 「サイボウズ Office」 クラウド版
輸入商社* 54名 「サイボウズ Office」 クラウド版
医療福祉ITコンサルタント 5名 「サイボウズ Office」クラウド版 お試し中
建築設計事務所 「サイボウズ Office」クラウド版 お試し中
国際会議場運営団体* 58名 「サイボウズ Office」クラウド版 お試し中
電子部品メーカー 50名 「サイボウズ Office」 パッケージ版
業務用クリーニング機械メーカー 50名 「サイボウズ Office」 パッケージ版
(*印は、1部のみオンライン参加の方)

続いて、座談会でのお話の一部をご紹介いたします。

活用ノウハウの紹介

・会議中に、「サイボウズ Office」の画面を映しながらそのまま議事録をとってしまうと楽。また、スケジュールのコメント欄にあらかじめ会議で打ち合わせたいことを記載しておくと効率が良い。
カスタムアプリのステータス機能を利用して、ワークフローのように活用している。ワークフローよりもカスタマイズの自由度が高いので便利。
・顧客情報の管理の際、スマートフォンで閲覧する用に、Google Mapのリンクをのせておくと便利。アドレス帳で管理する場合には連携機能で住所を入力するだけで地図の表示が可能なのでこちらも便利。

情報管理、セキュリティについて

情報管理、セキュリティについて
・「人的な漏洩リスクは、カスタムアプリのアクセス権を設定することで回避できるのでは」というご意見をいただきました。
・「「データ管理忘れ防止のため、期間が過ぎた予定は自動に削除してくれる設定があると良い」といったアイディアもいただきました。現状の機能では自動でデータを削除する機能はついていないのですが、「古いデータは、CSVで取り出してアプリからは抜いておく」という運用ルールを決めるという仕組みづくりも、一案としてあがりました。
・「サイボウズ Office」でログ管理ができることも安心に使えるポイントとしてあがりました。「ログの設定をすることで、いつ誰が何の操作をしたか」を一定条件で記録することができる。」「全社員にログを取っていることを伝えることで、データの持ち出しに関して心理的なブレーキをかけることができる」といったコメントも。

製品へのご要望

カスタムアプリとワークフローを連携してほしい。
・ワークフローの差し戻ししたことを、申請者だけでなく、途中の経路のユーザーにも伝えたい。
・カスタムアプリでの共有タスク管理について、残タスクの数量の他だけでなく分量がわかるグラフ表記があると良い。(ガントチャートのイメージ)
・スマートフォンアプリから画像をアップロードすることができるが、スマートフォンやipadのブラウザからもアップロードできると便利。

 

座談会は大いにもりあがって話題は尽きず、司会進行でお話を止めてしまうのが申し訳ない程でした。ある参加者の方から、カスタムアプリをもっと活用したい(多部署間で商品データを一元管理したい、締め切り日をすぎたら自動で色が変わるようにしたいなど)」という話があがったときには、サイボウズ社員と他社ユーザー様一緒になって「それ、(カスタムアプリで)できますよ!」「そのアプリの活用方法、面白いですね!」と盛り上がり、和やかな雰囲気で楽しいユーザー会となりました。講師をお引き受けいただいた石塚様、ご参加いただいた皆様と素敵な時間を過ごせたことに、改めて感謝の気持ちをお伝えしたいです。

 

最後に、ご参加頂いた皆様のアンケートから、ユーザー会の感想コメントをご紹介いたします。

・他ユーザー様の課題解決事例が聞けてとても参考になりました。

・特に交流会が良かったです。

・様々な使用の仕方などを聞けて、とても参考になりました。

・もっともっとたくさん事例を拝見したいです。

・同じような会があれば、また参加したい。 (情報共有、他社でどう工夫して使用しているか)

・他社の方がどのように導入されているのかわかって良かった。

・楽しく、ためになりました。

・初めてのUstreemを使用いたしましたが、大変便利ですね。 オンライン受講ですと参加しやすい為、今後も是非取り入れて頂けると大変ありがたいです!


ご参加いただいた皆様、本当にありがとうございました。今後も、みなさまにお役立ていただけるユーザー会を開催できるように頑張りたいと思います。皆様のご参加、お待ちしています!

また、もっとこんなユーザー会をしてほしい~というご要望も受付中です。下記のコメント欄に、お気軽にコメントください。


☆ 30日間無料で使える! 「サイボウズ Office」お試し申し込み
☆ 顧客案件管理や、商品データベースに。簡単に業務アプリがつくれるカスタムアプリ

タグ: , ,

  • サイボウズ Office 9
  • サイボウズ Officeを今すぐ使ってみる
  • サイボウズ Office 価格シミュレーション