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少人数で全国の顧客をカバー。少数精鋭チームのクラウド活用 - 株式会社ファクシム様

食品・医療分野の生産ライン自動化装置の設計・製造をされている「株式会社ファクシム」様の事例をご紹介します。

福岡県福岡市を拠点に全国に顧客をもち、各地を飛び回る社員が全員で顔を会わせられるのは週に1度程度という同社。いったいどのような工夫で社内のコミュニケーションをはかっているのか?営業担当の新原洋介様に、クラウド型グループウェアの活用方法についてお話を伺いました。

全国に広がる取引先は50社以上。「アイディアと技術力で勝負」

 

株式会社ファクシムの新原様。福岡に住みながら、全国を飛び回る。

- 事業内容について教えてください。

食品・医療分野における生産ラインを自動化するための装置の設計・製造と、工場向け環境衛生機器の販売を行っています。主な案件は、自動組立装置および包装箱詰装置の設計・製造です。例えば、食料品のパッケージングのロボットシステムの設計や、医療器具自動組立ラインの設計・製造など。医療器具だとミリ単位の精密な組立が要求されます。オーダーメードの機械なので、アイディアと技術力が勝負です。主な取引先は50社くらいですね。これまで手作業でやっていたものを自動化にすることで大きくコスト削減になり、お客様には喜んでいただいています。

株式会社ファクシム様が製造する生産ラインシステム。

社員全員で顔をあわせるのは週に1度のみ。電話とメールだけでは限界に。

-社員の皆様は、どのような役割分担をされているのでしょうか?

設計士、営業、配送、事務職の担当がいます。請け負う仕事は2~3ヶ月のプロジェクト単位で、業務内容はコンサルティング提案から設計、納品後の指導・アフターフォローまで多岐にわたります。設計士と営業は毎日全国を飛び回っていますね。自動化装置の製造組立はアウトソーシングしているので設計士はクライアントと工場の間を行ったり来たり。営業の私も月の半分は東京や県外にいます。皆ノートPCを持って出先で作業していることがほとんどですね。

-皆さん各地を飛び回っているとなかなか社内で会う時間もないと思いますが、社員同士のコミュニケーションはどのようにとっているのでしょうか?

社員全員で顔を会わせることができるのは週に1度くらいです。また、社員のうち1名の設計士は、長崎で在宅勤務をしています。以前は電話とメールだけでコミュニケーションをとっていましたが、最近、社員数が増えて、限界がきました。各自のスケジュールが全く把握できなくて、大事なお客様から電話が来て「社長はどこにいる?」って聞かれても誰も答えられない。結局その時社長は大阪にいたのですが・・メンバーが「いつどこにいるのか」、「いつなら連絡がとれるのか」わからないことにすごく困っていて、改善したいと思っていました。

福岡県福岡市にある本社。この他に東京、宮崎に営業所を持つ。

いつ誰がどこにいるか・・社員の状況がわかるようになった。

そんなとき、サイボウズのクラウド型グループウェア(サイボウズ Office on cybozu.com)を導入しました。今は主にスケジュール機能と掲示板機能を活用して、社員の予定確認や、日報の共有を行っています。

導入前は「社員がどこにいるか?」「いつ帰ってくるか?」といった情報はすべて個人の管理で、他の社員には全く状況がわからなかった。その都度メールや電話で連絡をとって予定を確認することに限界を感じていました。社内のホワイトボードに3ヶ月分くらいの予定を書いて共有もしていましたが、皆、全国を飛び回っているため、会社にいかないと予定がわからないというのも問題でした。「サイボウズ Office」を導入してからは、出張の予定が簡単にわかるようになり助かっています。現在では「サイボウズ Office」を確認して「今は飛行機で移動中だから着いた頃に電話しよう」などと判断できるようになりました。

-これまでわからなかった社員の状況がグループウェアの導入で"見える化"されたのですね。

そうですね。社員の状況を知りたいというニーズは以前からあったんです。特に、現場の設計担当の状況を知りたかった。社員の状況を確認するために、「サイボウズ Office」の掲示板機能を活用しています。メンバー1人ずつ専用の掲示板トピックをつくり、そこに日々の日報を共有してもらうようにしています。これまでメールでのやりとりだと埋もれてしまっていた情報がまとまって、進捗を確認しやすくなりました。

-専用のスマートフォンアプリ(KUNAI)は利用していますか?

はい、スケジュールや掲示板などの確認用に使っています。最近は出先で「サイボウズ Office」をチェックするときはほとんどスマートフォンからになりました。PCは重いですしね。もちろん、出先でも書類の作成などの作業はPCでします。また、何か用があって他の社員に連絡するときは電話やメールを使います。スマートフォンアプリの利用は内容確認などの閲覧が主ですね。

「グループウェアの運用に、手間をかけたくなかったんです。」

-「サイボウズ Office」の導入を決めた理由は何かありますか?

もともとは、親類の会社がグループウェアを使って在席確認をしているという話を聞いて、グループウェアに興味をもちました。「サイボウズ Office」を検討したのは、知人の会社が使っていたのがきっかけです。いつもコピー機等のオフィス周りのことをお願いしている営業担当の方に連絡したら次の日に説明にきてくれて。そのときはクラウド版とパッケージ版のどちらにしようかは特に決めてなかったのですが、価格をみて、クラウドがいいな、と。月額1ユーザー500円なので、月々数千円のコストです。これならいけるかなって。

あと、運用コストがかからないのも、クラウドの良い点ですね。社員にもサーバー管理など詳しい者はいるのですが、やっぱり、設計士としての業務を優先してほしい。グループウェアの運用に人員や時間をとられたくないので。クラウドは手がかからないので助かっています。サーバーの購入や定期的なメンテナンスの必要なオンプレミス型のグループウェアだったら導入していなかったかも。導入コスト・運用コストを考えるとクラウド以外に選択肢はなかったですね。2日で社内決定して、すぐに導入しました。

-なるほど。手軽に導入できて運用の手間もいらない点で、クラウド型のグループウェアはぴったりだったのですね。

今後は、「ワークフロー」を使ってみたい。

-最後に今後の「サイボウズ Office」の利用や、製品への要望についてお聞かせ下さい。

「プロジェクト」と、「ワークフロー」の機能を使ってみたいと思っています。 「プロジェクト」は今、試験運用中です。これまではプロジェクトの進行表などはExcelで管理していたのですが、今後は「プロジェクト」に移行しようかと思っています。お客さんと共有するものは現在でもExcelを利用しているので、使い分けが課題ですね。稟議については現状メールでやりとりをしているので、「ワークフロー」を使ってみたいです。なかなか忙しくて手がつけられないのですが。新しい機能を使うときに、気軽に相談できて使い方を教えてもらえると助かります。

-ありがとうございます。ぜひ活用をお手伝いさせていただきたいです!

★ ★ ★
・・と、いうことで、早速ワークフローの入力フォームの作成手順資料を作成してみました!お役にたてたら嬉しいです。


また、サイボウズ製品のクラウド版をご利用中のお客様、パッケージ版をご利用でサービスライセンスご契約中のお客様にはお電話での相談サービスや遠隔支援サービスもご利用いただけます。

手軽に導入できるからこそ、その後の活用や運用も手軽に簡単に。「サイボウズ Office」を便利に楽しく使っていただけるようこれからも頑張ってまいります。

(文責/ながやま)

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