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「選んではいけない」- クラウド型グループウェアの勘所【第一回】

【第一回】"自動化"に現れる高度な技術力

サイボウズではクラウド型とパッケージ型の両方のグループウェアを提供しています。しかし現状では、クラウド型がパッケージ型の5倍以上の出荷本数に達するなど、グループウェアはいまクラウド型が大流行。これはグループウェアに限った話ではありませんが、なぜこれほどまでに"クラウド押し"になっているのでしょうか?

答えはそれほど難しくありません。導入するお客様と提供する事業者双方にメリットがあるからです。そのメリットについては、すでに多くのセミナーや記事で語られており、もはや周知の事実と言えるでしょう。

zannen_pしかし、パッケージ型のソフトウェアを導入するよりもクラウド型を選択するほうが見極めにくくなっているという事実はご存知でしょうか。

クラウドサービスは提供事業者に運用からデータ保存まですべてを依存するサービスです。ソフトウェア自体の使い勝手が良くても、運用がずさんなサービスを選択してしまうといざというときに後悔することになる可能性を秘めています。

もちろん、支払う費用と受け入れられるリスクが企業によって異なっており、どのクラウドサービスがお客様にとってベストかというのを一言で表すことは出来ません。それでも、クラウドサービスをどういった観点で選択すればよいかを示すことは可能です。本稿ではお客様がクラウドサービスを選択する際のポイントを可能な限りわかりやすくお伝えしていきます。

第一回目の今回は、クラウドサービスが本来実装していなければならない自動化の仕組みを解説しながら、クラウド事業者が持つ技術力の違いについて紐解いていきます。

■ユーザー追加単位が1ユーザーではなく、5ユーザー

優良なクラウドサービスを見極めるポイントの一つに、「ユーザーの追加単位」があります。「ユーザーの追加単位」とは、新たにユーザー数を追加する際に、どのくらいの人数単位から応じてもらえるのかというものです。

ユーザーの追加単位と優良なクラウドサービスにどんな関係が?と思われる方も多いことでしょう。実はユーザーの追加単位には、優良なクラウドサービスを見極めるための重要なポイントが隠されています
ユーザー数に縛りがある
提供業者の立場になって考えてみると、それはよく理解できます。ユーザー側からすると最小限の単位で追加できる方が無駄なライセンスを追加せずに使えるため、うれしいサービスのはず。しかし、1ユーザー単位で受注できるようにするためには、受注システムをきちんと作り込んで提供なければなりません。例えば受注がFAXや単なるWebフォームで申し込みを行うだけのサービスでは、1ユーザー単位での提供は非常に困難と言わざるを得ません。なぜなら、追加ライセンスが発生するたびに人海戦術でお客様環境に対してユーザーの追加作業を行う必要があるからです。

実は、ライセンスまわりの仕組みを自動化するには高度な技術が必要です。受注からデプロイ(※パッケージでいう『インストール』のこと)を自動化するためには、あらゆるパターンを想定し、それを実装する能力が必要です。ライセンスまわりのシステムを見ると、開発企業の総合的な技術力を見極めることが出来ると言っても過言ではないのです。

ぜひライセンスまわりのシステムを注目してみることをお勧めします。

■注文レスポンスが分単位ではなく、営業日単位

優良なクラウドサービスは、実は驚くほど高度な技術で自動化が行われています。前述した通り、ライセンスまわりは非常に高度な技術を必要とする部分。無償のサービスを自動化することは出来ても、お金をいただいてきちんとサービスレベルを明確にする有償のサービスを自動化するというのはなかなか難しいものです。
発注してから時間がかかる
他にも、自動化している部分で注目していただきたい部分があります。それは、注文の受け付けやサービスを提供するタイミングである"注文レスポンス"が営業日単位であるかどうかです。

「注文レスポンスが営業日単位」の意味するところは、ようは注文を受け付けてからサービスを提供するまでに"手作業が介在してしまう"ということに他なりません。手作業すべてが悪いと否定するわけではありませんが、新規注文の時であればいざ知らず、「ユーザーを追加したい」「ドメイン名を変更したい」「ベーシック認証のパスワードを変更したい」といった、日常業務の中で急な対応が必要になるイベントすべてのレスポンスが、事業者の営業日に依存してしまうということです。

付け加えるならば、手作業にはどうしても間違いが発生するリスクが内包しています。これを防ぐためには2重チェックなど運用面でのカバーが必要となり、そのためのコストは必ず発生します。手作業を続けている限り、コスト削減には限度が出てくるはずです。逆に、どう見ても手作業なのに極端に安いサービスは「ほとんど注文がない」もしくは「本来必要な人員を削っている」のどちらかの可能性は高いと考えられます。注文のレスポンス一つとってみても、たくさんの情報を得ることが出来るのです。

次回は、クラウドサービスを利用する大きなメリットのひとつであるコストの中でも、特に"ライセンス"部分に絞ってクラウド選択における落とし穴に迫ります。

「選んではいけない【第二回】"ライセンス"に潜む落とし穴」はこちら

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